Procedury udzielania zamówień publicznych

Przeczytaj także: Tryby udzielania zamówień publicznych - zmiany

Kolejną barierą są dokumenty, jakie zagraniczny przedsiębiorca winien złożyć na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzenie, iż nie podlega on wykluczeniu z postępowania. Bariera ta z jednej strony wynikać może z nieprawidłowej interpretacji przez zamawiającego przepisów rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów, z drugiej zaś – z odmienności prawodawstwa polskiego i kraju miejsca siedziby przedsiębiorcy zamierzającego złożyć ofertę. Przykładem może być choćby zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W Polsce podmiotem wydającym takie zaświadczenie jest państwowa jednostka organizacyjna – Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wydanie takiego zaświadczenia jest sformalizowane.

W innych krajach, zwłaszcza tam, gdzie system ubezpieczeń społecznych od dawna jest sprywatyzowany, nie ma odpowiedników ZUS-u, a prywatni ubezpieczyciele często uśmiechają się na wniosek o wydanie zaświadczenia, twierdząc, iż każdy ubezpieczony ma swój indywidualny nr klienta i w każdej chwili za jego pomocą może zalogować się do systemu i uzyskać informację o wysokości składek, terminach ich uiszczenia etc. Taki wydruk z systemu nie spełnia jednak warunku zaświadczenia i nie może być złożony jako dokument na potwierdzenie niezalegania z opłacaniem składek. Wielu przedsiębiorców, którzy odzwyczaili się już od tak daleko posuniętego formalizmu i biurokracji dziwi więc wezwanie zamawiającego do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunku – w ich przekonaniu złożyli je i często ignorują otrzymane wezwanie nieświadomi konsekwencji, a te mogą być dotkliwe – nieuzupełnienie dokumentu w terminie wskazanym przez zamawiającego uprawnia go do zatrzymania wadium, a jego odzyskanie może okazać się trudne, długotrwałe i kosztowne.

Formalizm związany z udzielaniem zamówień dotyczy również kwestii doświadczenia wykonawcy i posiadanych przez niego referencji. Jego ofiarą padają często międzynarodowe koncerny – trudno jest im zrozumieć, dlaczego zamawiający nie uznaje doświadczenia pozyskanego podczas realizacji jakiegoś projektu przez jeden z podmiotów wchodzących w skład koncernu, skoro sam koncern uznaje je za dobro wspólne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy prawo zamówień publicznych doświadczenie jednej ze spółki koncernu nie może być traktowane jako doświadczenie całego koncernu; może się nim posłużyć ta spółka wchodząca w skład koncernu, która składa ofertę, jednak musi w tym celu przedstawić wymagane dokumenty.

W tym przypadku niezrozumienie przepisów, a w konsekwencji wezwania zamawiającego do uzupełnienia dokumentów również może skończyć się utratą wadium. Czy zatem zagraniczny przedsiębiorca powinien omijać polski rynek zamówień publicznych? W żadnym wypadku. Chcąc jednak złożyć ofertę, powinien się gruntowanie przygotować, a najlepiej znaleźć odpowiedniego partnera, który bezpiecznie przeprowadzi go przez gąszcz przepisów i procedur.