Plan urlopów pracowników

Przeczytaj także: Urlop okolicznościowy a macierzyński

Plan urlopów

Plan urlopów jest sporządzanym w zakładzie pracy zestawieniem, obejmującym terminy planowanych przez poszczególnych pracowników urlopów wypoczynkowych w danym roku. Sporządzanie tego dokumentu niewątpliwie porządkuje gospodarkę urlopową w zakładzie pracy, pozwalając jednocześnie uniknąć kumulowania się urlopów zaległych. Uzyskiwana z odpowiednim wyprzedzeniem wiedza pracodawcy o terminach nieobecności swoich pracowników, służy również podjęciu przez niego odpowiednich kroków w celu zorganizowania pracy w sposób niezakłócony podczas absencji części załogi. Z kolei pracownik planując urlop odpowiednio wcześniej ma szansę uzyskać go w dogodnym dla siebie terminie. Plan urlopów to zatem korzyść dla obu stron.

Kiedy sporządzać plan urlopów?

Przepisy kodeksu pracy nie narzucają konkretnego terminu sporządzania planu. W literaturze wskazuje się niejednokrotnie, że plan urlopów wypoczynkowych na rok następny powinien być podany do wiadomości pracowników najpóźniej w dniu 31 grudnia. Niektórzy pracodawcy sporządzają jednak plany urlopów z początkiem danego roku, np. do końca stycznia bądź jeszcze później. Obowiązek sporządzenia planu urlopów najlepiej nakładać na pracowników bądź z końcem, bądź z początkiem roku zakreślając jednocześnie rozsądny termin jego uzupełnienia np. miesięczny.

Co wpisać do planu urlopów?

W planie urlopów powinno się uwzględnić cały urlop wypoczynkowy przysługujący konkretnemu pracownikowi w danym roku (tzw. urlop kolejny z art. 153 § 2 k.p. nabywany po 1 stycznia) z wyłączeniem 4 dni urlopu na żądanie, o których stanowi art. 1672 k.p. Wobec tego pracownik, któremu przysługuje 20 dni urlopu powinien rozpisać 16 dni, a pracownik, któremu przysługuje 26 dni urlopu – 22 dni. Uwzględnia się także urlopy przysługujące w roku, w którym pracownik rozpoczął pierwszą pracę (prawo do nich jest nabywane z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy), urlopy uzupełniające, o których mowa w art. 158 k.p. oraz urlopy zaległe z art. 168 k.p.

Jeżeli z powodu długotrwałej nieobecności w pracy dany pracownik nie został objęty planem urlopów, skorzystanie przez niego z prawa do urlopu nie ma charakteru dowolnego. Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy.

Umieszczenie przez pracownika w planie urlopowym jedynie części przysługującego wymiaru urlopu, upoważnia pracodawcę do wyznaczenia pracownikowi samodzielnie terminu urlopu pozostałego do wykorzystania. Pracodawca może także odmówić udzielenia urlopu w terminie żądanym przez pracownika, a nie umieszczonym w planie urlopów, jeżeli faktycznie kolidować to będzie z zaplanowanymi urlopami innych pracowników, a tym samym zakłócać normalny tok pracy.

Podanie planu do wiadomości, a wniosek urlopowy

Plan urlopów należy ogłosić w zakładzie pracy w sposób zwyczajowo przyjęty, a zatem np. w sposób, w który ogłasza się zmiany Regulaminu Pracy a także inne istotne regulaminy i dokumenty wewnętrzne.

Przyjmuje się wtedy, że plan ten ma charakter wiążący ( dla pracodawcy i pracownika), na co dodatkowo wskazuje orzecznictwo sądowe. Wynika z tego, że jego zmiana odbywać się może wyłącznie po uprzednich uzgodnieniach. Pojawia się wobec tego pytanie, czy konieczne jest dodatkowo przedkładanie pracodawcy wniosku o urlop pokrywającego się z terminem wskazanym w planie urlopów?