Jak sporządzić umowę o pracę?

Przeczytaj także: Co powinna zawierać umowa o pracę?

Przepisy Kodeksu pracy nie dają wielu wskazówek, co do sposobu zawarcia umowy o pracę. Art. 29 § 2 sugeruje, że umowa taka powinna zostać zawarta na piśmie. Nie przewiduje jednak, żadnych konsekwencji innej formy jej zawarcia. Artykuł w dalszej części daje wręcz do zrozumienia, że forma ustna zawarcia umowy o pracę również jest możliwa, polecając pracodawcy, który nie zawarł umowy o pracę w formie pisemnej, aby najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdził na piśmie wzajemne ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Mimo takiej konstrukcji przepisu, niewątpliwie najlepszą formą zawarcia umowy o pracę jest forma pisemna. Pozwoli ona stronom na powoływanie się na nią w razie wątpliwości co do istnienia stosunku pracy lub zawartości jego treści.

Art. 29 § 1 k.p. przewiduje także elementy, jakie umowa o pracę powinna zawierać. Są to: strony umowy, rodzaj umowy, data jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę, wymiar czasu pracy oraz termin jej rozpoczęcia. Oczywiście strony mogą w umowie o pracę zawrzeć także inne postanowienia, gdyż wyliczenie z art. 29 k.p. ma charakter otwarty. Wprowadzając do umowy dodatkowe postanowienia, należy jednak pamiętać, że postanowienia takie nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia Kodeksu pracy, postanowień układów zbiorowych pracy, jeśli takimi objęty jest dany pracownik, oraz obowiązujących u pracodawcy regulaminów i statutów (art. 9 k.p.).

Prawodawca, aby ułatwić procedurę zawierania umowy o pracę stronom stosunków pracy, przewidział gotowy wzór umowy o pracę. Zawiera go załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U 1996, nr 62, poz. 286). Nie ma jednak przeszkód, aby strony same sporządziły umowę o pracę, nie korzystając z pomocy rozporządzenia.

Składniki umowy o pracę

1. Strony umowy

Stronami umowy o pracę będą pracodawca i pracownik. Aby właściwie określić strony w umowie o pracę, należy podać ich pełną nazwę i adres. W przypadku pracownika będzie to np. Jan Kowalski, ul. Złota 3, 12 – 345 Łódź. W przypadku pracodawcy, jeśli jest nim osoba fizyczna, również wskazujemy imię i nazwisko. Jeśli pracodawca jest osobą prawną, albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, w miejscu wskazania strony pracodawcy należ wpisać imię i nazwisko osoby reprezentującej pracodawcę lub upoważnionej do składania w jego imieniu oświadczeń woli. Wymienione dane wpisujemy również wtedy, gdy pracodawca będący osobą fizyczną nie zawiera umowy o pracę we własnym imieniu. W lewym górnym rogu umowy umieszcza się pieczęć nagłówkową pracodawcy, zawierającą jego podstawowe dane, oraz numer REGON.

2. Rodzaj umowy

Pod pojęciem rodzaju umowy rozumiemy określenie czasu na jaki zostaje ona zawarta. W miejscu przeznaczonym do wpisania rodzaju umowy powinna więc znaleźć się informacja czy zostaje ona zawarta na czas nieokreślony, czas określony, czas wykonania określonej pracy, na okres próbny czy na czas zastępstwa nieobecnego pracownika. W ostatnim przypadku należy podać imię i nazwisko zastępowanego pracownika. W przypadku umów terminowych należy również pamiętać o wskazaniu daty lub zdarzenia kończącego stosunek pracy. Ponadto, warto pamiętać, że maksymalny okres, na który można zawrzeć umowę o pracę na okres próbny to 3 miesiące. Umowa taka zawarta bez określenia czasu jej trwania będzie umową na czas nieokreślony, a umowa zawarta na 4 miesiące będzie umową na czas określony.

3. Data zawarcia umowy

Datę zawarcia umowy o pracę umieszczamy w prawnym górnym rogu umowy. Powinno to nastąpić poprzez wskazanie dnia, miesiąca i roku, w którym strony uzgodniły warunki zawarcia umowy. Najczęściej data ta poprzedzona jest wskazaniem miejscowości, w której doszło do zawarcia umowy. Data zawarcia umowy o pracę będzie miała szczególne znaczenie, w przypadku, kiedy strony nie określą terminu rozpoczęcia pracy. W takiej sytuacji będzie ona, zgodnie z art. 26 k.p., wskazywać termin nawiązania stosunku pracy.