Przejęcie zakładu a akta osobowe pracowników

Przeczytaj także: Prawa byłego pracownika: dostęp do danych w ciągu 30 dni

Pytanie: Jestem kadrową w spółce, która została przejęta wraz z pracownikami na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy. Moje obowiązki nie mają ulec zmianie. Muszę jednak przekazać akta osobowe pracowników spółki przejmowanej do siedziby spółki przejmującej. Czy jest taki obowiązek wynikający z przepisów prawa, bo moim zdaniem raczej trudno jest prowadzić kadry bez akt osobowych?

Odpowiedź: Z przepisów wynika wprost obowiązek przekazania nowemu pracodawcy akt osobowych przejętych pracowników przez dotychczasowego pracodawcę. „Przekazanie” akt osobowych oznacza udostępnienie ich nowemu pracodawcy, a więc nie zawsze oznaczać to będzie migrację dokumentów. Zachowanie właściwe dla sytuacji będzie zależało od decyzji nowego pracodawcy w zakresie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za dalsze prowadzenie spraw kadrowych.

1. Akta osobowe przekazuje się nowemu pracodawcy

W razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Z przepisów rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników wynika wprost obowiązek przekazania akt osobowych pracowników przejętych do pracodawcy przejmującego tych pracowników.

Pracodawca, którego pracownicy zostali przejęci, ma obowiązek przekazać nowemu pracodawcy nie tylko akta osobowe, ale także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tych pracowników, np. dokumentację dotyczącą rozliczenia składek na ZUS czy podatku dochodowego.

2. Przekazać akta = udostępnić je nowemu pracodawcy

Powyższy obowiązek należy rozumieć w ten sposób, że wszelkie dokumenty pracownicze mają znaleźć się we władaniu nowego pracodawcy, a zatem poprzedni pracodawca musi udostępnić je nowemu. Nie oznacza to jednak, iż muszą być fizycznie przekazane do siedziby nowego pracodawcy. Wszystko zależy bowiem od określenia przez nowego pracodawcę, kto dalej będzie zajmował się sprawami kadrowymi i w jakim miejscu. Nowy pracodawca może bowiem uznać, iż sprawy kadrowe przejętych pracowników będzie nadal prowadzić ta sama osoba co dotychczas. W takiej sytuacji nie będzie konieczności przeprowadzania jakichkolwiek zmian, gdyż w rzeczywistości i tak akta będą znajdowały się „we władaniu” nowego pracodawcy, a więc spełniony zostanie obowiązek przekazania akt osobowych.

Jeśli natomiast nowy pracodawca uzna za stosowne przeniesienie wszystkich akt do nowej siedziby, w takim przypadku zapewne zmieni miejsce pracy pracowników zajmujących się kadrami, gdyż prowadzenie spraw kadrowych bez dostępu do dokumentacji pracowniczej byłoby zdecydowanie trudnym zajęciem.

Podstawa prawna:

• art. 23¹ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.