Umowa na zastępstwo nie chroni danych zastępowanego?

Przeczytaj także: Dane osobowe przyszłego pracownika

Przypomnijmy, zgodnie z treścią art. 25 § 1 K.p., umowa na zastępstwo to szczególny rodzaj umowy na czas określony, którą zawiera się wówczas, gdy zachodzi konieczność zastąpienia pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w firmie spowodowanej np. chorobą, urlopem bezpłatnym czy też wychowawczym. Czas trwania takiej umowy może obejmować jedynie okres nieobecności zastępowanego pracownika. Niedopuszczalne jest zatem zatrudnianie nowego pracownika na podstawie umowy na zastępstwo w okresie, gdy zastępowany podwładny nadal pełni swoje obowiązki służbowe.

Treść umowy na zastępstwo powinna czynić zadość formalnym wymogom zawartym w art. 29 K.p., wobec czego powinna zawierać informacje dotyczące jej stron, rodzaju, daty zawarcia oraz warunków pracy i płacy. W szczególności chodzi tu o:

• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające jej rodzajowi, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• termin rozpoczęcia pracy.

Umowa na zastępstwo, co już zostało zaznaczone powyżej, zawierana jest na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Dlatego też w jej treści częstokroć pojawiają się zapisy odnośnie czasu jej trwania. Pracodawcy niejednokrotnie jednak zachodzą w głowę, jak prawidłowo określić ten termin. Czy trzeba wskazać konkretną datę, czy też dopuszczalny jest zapis, że „umowa ulega rozwiązaniu z dniem powrotu zastępowanego pracownika Jana Nowaka”?

Bez wątpienia wskazanie daty kończącej trwanie umowy na zastępstwo jest prawidłowe. Czasami może się jednak okazać kłopotliwe, ponieważ nie zawsze wiadomo, czy usprawiedliwiona nieobecność zastępowanego pracownika np. się nie przedłuży. Wówczas wygodniejsze jest wskazanie, że umowa ulegnie rozwiązaniu w dniu powrotu nieobecnego pracownika.

W opinii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zawarcie w treści umowy na zastępstwo personaliów zastępowanego pracownika nie godzi w przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Jeżeli jednak pracodawca decyduje się na taki krok, to powinien móc wykazać, że podanie tych danych było konieczne.