Zmiana trybu rozwiązania umowy a akta osobowe pracownika

Przeczytaj także: Pracownik młodociany a ewidencja czasu pracy

Pytanie: Pracownik wypowiedział umowę o pracę. Złożył wypowiedzenie na piśmie, które zostało wpięte do akt. Okres wypowiedzenia pracownika to 3 miesiące. Po miesiącu pracownik z pracodawcą doszli do porozumienia i podpisali porozumienie stron, że rozstają się w danym dniu. Czy należy zatem usunąć z akt to wcześniejsze wypowiedzenie umowy ze strony pracownika? Czy też te dwa dokumenty powinny być przechowywane w teczce pracownika?
Czy powinno się przechowywać w teczce wszystkie dokumenty, które złożył pracownik, nawet jeżeli zmienił zdanie, np. zmiana numeru konta itp.?

Odpowiedź: W sytuacji opisanej w pytaniu w aktach osobowych pracownika powinno pozostać oświadczenie o wypowiedzeniu przez pracownika umowy, a także informacja o zawarciu w czasie wypowiedzenia porozumienia w przedmiocie wcześniejszej daty rozwiązania umowy o pracę.

W aktach osobowych należy przechowywać te dokumenty, które mają znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Jeśli dokumenty nie zawierają takich informacji, nie ma przepisów nakazujących ich umieszczenie w aktach pracownika.

1. Strony mogą zmienić tryb rozwiązania umowy lub tylko datę jej rozwiązania

W opisanej w pytaniu sytuacji pracodawca i pracownik zawierając w okresie wypowiedzenia porozumienie przewidujące inny termin rozwiązania umowy, w praktyce mogli podjąć dwojakie decyzje, a mianowicie:

• mogli w drodze porozumienia zmienić tryb rozwiązania umowy z wypowiedzenia na dokonany w drodze porozumienia stron, bądź też
• mogli zawrzeć porozumienie jedynie w zakresie skrócenia okresu wypowiedzenia i wcześniejszego rozwiązania umowy bez zmiany trybu rozwiązania stosunku pracy.

Z uwagi na brak jednoznacznych w tej kwestii informacji w pytaniu należy rozpatrzeć obie przedstawione powyżej możliwości.

2. W okresie wypowiedzenia można zmienić tryb rozwiązania umowy

Pierwsza z zaprezentowanych wyżej możliwości polega na zmianie trybu rozwiązania umowy. Formalnie nie ma przeszkód, aby w okresie wypowiedzenia strony zdecydowały o zmianie trybu rozwiązania umowy o pracę i postanowiły, że umowa rozwiąże się na mocy porozumienia stron. W takim przypadku, co do zasady, odwołanie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę jest skuteczne, jeśli dotrze do drugiej strony jednocześnie z oświadczeniem o wypowiedzeniu lub wcześniej. Natomiast cofnięcie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę po jego złożeniu, a więc już w trakcie biegu jego okresu, wymaga zgody drugiej strony stosunku pracy. W tym zakresie stosuje się bowiem postanowienia kodeksu cywilnego dotyczące oświadczeń woli.

Zdaniem SN: Cofnięcie wypowiedzenia wymaga zgody drugiej strony stosunku pracy
„Skuteczne cofnięcie przez zakład pracy wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę wymaga zgody tego pracownika, pomimo wcześniejszego odwołania się pracownika od wypowiedzenia do sądu”. (Uchwała Sądu Najwyższego z 23 października 1986 r., III PZP 62/86)

3. Zwarcie porozumienia stron może świadczyć o zmianie trybu rozwiązania umowy

Zgoda na cofnięcie oświadczenia o wypowiedzeniu może zostać wyrażona w każdy sposób, również dorozumiany, a więc przez odpowiednie zachowanie strony przyjmującej takie oświadczenie świadczące o tym, że godzi się na cofnięcie wypowiedzenia. Jeżeli zatem po złożeniu przez pracownika oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę strony stosunku pracy zawierają porozumienie o rozwiązaniu umowy z określonym dniem, to można przyjąć, że pracodawca wyrażając zgodę na rozwiązanie umowy w trybie porozumienia stron zgodził się również na cofnięcie wcześniejszego oświadczenia pracownika o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku podstawą rozwiązania stosunku pracy będzie porozumienie stron, a nie wypowiedzenie dokonane przez pracownika.