Uwierzytelnianie dokumentów: zmiana przepisów

Przeczytaj także: Prawo samorządu do udziału w postępowaniu sądowo-administracyjnym

W świetle dotychczas obowiązujących przepisów we wszystkich ww. postępowaniach istniał obowiązek posługiwania się oryginałami dokumentów, co potwierdzało również orzecznictwo, które stało na bardzo formalistycznym stanowisku, że profesjonalni pełnomocnicy (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, rzecznicy patentowi, a także radcy Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa) występujący w sprawie nie mogą poświadczać za zgodność żadnych dokumentów poza własnym pełnomocnictwem.

Obecnie, pełnomocnik może sam uwierzytelnić nie tylko odpis udzielonego mu pełnomocnictwa, ale również odpisy innych dokumentów wykazujących jego umocowanie (np. odpisu z KRS).

Ponadto, obecnie zarówno notariusz jak i profesjonalny pełnomocnik może poświadczyć za zgodny z oryginałem odpis dokumentu, na który powołuje się strona w danym postępowaniu.

Warto podkreślić, iż określono dość rygorystyczne wymogi, które powinno posiadać poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem sporządzone przez pełnomocnika, są to: podpis danego pełnomocnika, data, miejsce sporządzenia odpisu, a także na żądanie – również godzina dokonania czynności.

Zmiany wprowadzone ustawą bez wątpienia należy uznać za pozytywne, a nawet konieczne w realiach nowoczesnej gospodarki rynkowej. Dotychczas obowiązujące rozwiązania powodowały niepotrzebne koszty i utrudnienia dla stron w postępowaniu cywilnym, administracyjnym, przed sądami administracyjnymi czy organami podatkowymi.

Wymóg dołączania do akt oryginałów dokumentów był zbytnią formalnością, utrudniającą obywatelom, a zwłaszcza przedsiębiorcom dochodzenie ich praw, gdyż nie raz jeden dokument był stronie potrzebny w kilku postępowaniach. Często dochodziło do sytuacji, gdy zwykła faktura VAT była dowodem w toczących się równolegle postępowaniach cywilnych i podatkowych. Dodatkowo, wiele dokumentów jak np. koncesje, zezwolenia, odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego czy zaświadczenia z Ewidencji Działalności Gospodarczej ma dla przedsiębiorców kluczowe znaczenie i muszą je oni przedkładać w wielu postępowaniach niejednokrotnie po kilkadziesiąt razy w ciągu roku.