Wynagrodzenie za nadgodziny - ważne zapiski pracownika

Przeczytaj także: Nierzetelna ewidencja czasu pracy - konsekwencje

Przede wszystkim należy podkreślić, że prowadzenie ewidencji czasu pracy należy do podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Kodeks pracy stanowi ogólnie, że szef zobligowany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (por. art. 149 K.p.).

Szczegółowe regulacje dotyczące tej kwestii znajdują się w rozporządzeniu MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Z § 8 wspomnianego wyżej rozporządzenia wynika, że obowiązkiem szefa jest założenie oraz prowadzenie odrębnej dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

• pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także
• dyżury,
• urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy ma niebagatelne znaczenie dowodowe w razie ewentualnego sporu na linii pracownik pracodawca. W oparciu o ten dokument zatrudniony ma np. możliwość udowodnić za ile godzin nadliczbowych nie wypłacono mu wynagrodzenia. Co jednak zrobić, gdy- podobnie jak miało to miejsce w omawianym przypadku- ewidencja czasu pracy nie istnieje?

Po pierwsze, pracodawca musi się liczyć z tym, że nieprowadzenie ewidencji może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika (por. art. 281 pkt 5-6 K.p.). Po drugie, musi mieć świadomość, że w takiej sytuacji sąd da wiarę zapiskom lub zeznaniom naocznych świadków dotyczącym wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

O dowodowym znaczeniu sporządzonych przez pracownika notatek dotyczących nadgodzin niejednokrotnie wypowiadał się SN. Warto przytoczyć tu chociażby wyrok z 4 października 2000 r. (I PKN 71/00, OSNAPiUS 2002, Nr 10, poz. 231), w którego uzasadnieniu stwierdzono, iż nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik prowadził dowód prima facie na okoliczność faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych. Służy temu konstrukcja domniemań faktycznych (art. 231 K.p.c.). W takim wypadku na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że pracownik rzeczywiście nie pracował w tym czasie i wynagrodzenie za godziny nadliczbowe mu się nie należy.

W wyroku 23 listopada 2001 r. I PKN 678/00 skład orzekający uznał natomiast, że nieprawidłowym jest stwierdzenie, iż ciężar dowodu w zakresie czasu pracy obarcza wyłącznie pracownika, który dochodzi roszczeń z tego tytułu (art. 6 K.c. w związku z art. 300 K.p.), ponieważ to na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, którą udostępnia na prośbę zatrudnionego. Sądy powinny zatem wymagać od pracodawcy przedłożenia takiej dokumentacji, a w przypadku, gdy ona nie istnieje, uzyskać stosowne wyjaśnienia ze szczegółowym odniesieniem się do zgłaszanych przez pracownika roszczeń.

Z powyższego wynika zatem, iż brak ewidencji czasu pracy nie stanowi przeszkody dla dochodzenia niewypłaconego wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych. Pracownik może w takiej sytuacji powoływać się na własnoręczne zapiski. Ciężar dowodu zostaje wówczas przerzucony na szefa, który musi udowodnić, że roszczenia zatrudnionego są bezpodstawne, a zatem wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze jak twierdzi, a tym bardziej jaki udokumentował.

Jeżeli pracodawca kwestionuje moc dowodową prywatnych notatek zatrudnionego, potwierdzonych podpisami przełożonego, zeznaniami świadków i uprawdopodobnionych listami obecności, to powinien wykazać prawdziwość swoich twierdzeń, odmiennych od zawartych w zapiskach pracownika (por. wyrok SN z 5 maja 1999 r., I PKN 665/98).

WAŻNE!

Przy okazji poruszanego tu zagadnienia warto przypomnieć, że godzin pracy nie ewidencjonuje się w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej (por. art. 149 § 2 K.p.).