Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Przeczytaj także: Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przypomnijmy, zgodnie z art. 94 K.p., pracodawca zobowiązany jest do:

• prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
• przechowywania powyższych dokumentów w warunkach, które nie zagrażają ich uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Reguły realizacji tego obowiązku wynikają z przepisów rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62‚ poz. 286 ze zm.).

Wspomniane rozporządzenie nie określa jednak ani zasad, ani okresu przechowywania akt osobowych personelu oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej. Nie wspomina też, jak należy postąpić z dokumentacją w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji zakładu pracy. Odpowiedzi na zadane we wstępie pytanie trzeba zatem szukać w innych przepisach.

I tak, zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 ze zm.), płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W sytuacji, gdy firma upada bądź ulega likwidacji zasady postępowania są jednak nieco inne. Przypadek ten podlega regulacjom art. 51 u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171‚ poz. 1396 ze zm.). W myśl tego przepisu, pracodawca ogłaszający upadłość lub postawiony w stan likwidacji jest zobligowany do wskazania podmiotu prowadzącego działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszej archiwizacji.

Co więcej, w gestii szefa leży również pokrycie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów przez czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

• od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
• od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Jeżeli założymy zatem, że wspomniany we wstępie szef respektuje obowiązek nałożony na jego barki przepisami ustawy archiwalnej, to pracownicy nie powinni się martwić losami dotyczącej ich dokumentacji pracowniczej.