Obrót gospodarczy: złożenie oferty

Przeczytaj także: Zawarcie umowy - negocjacje, przetarg i aukcja

Tak jak to zostało zaznaczone, oferta musi zawierać stanowczą wolę zawarcia umowy oraz określać minimum jej treści, a także powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania podmiotu składającego ofertę. Dokument nazwany „ofertą”, który jednak nie zawiera powyższych elementów nie jest ofertą w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego i nie wywołuje określonych w nim skutków prawnych. W takich przypadkach może on co najwyżej stanowić zaproszenie do rokowań. W praktyce obrotu gospodarczego dokument wyrażający wolę zawarcia umowy może występować po różnymi nazwami np. „zamówienie”, „zamówienie na wykonanie”, „zapotrzebowanie” itp.

Dzieje się tak często dlatego, iż składający ofertę zakładają, że skoro nie nazwą swojego oświadczenia woli ofertą, to w ten sposób unikną ewentualnych skutków prawnych wynikających ze złożenia oferty. Jest to przeświadczenie błędne. Użycie takiej terminologii może niekiedy budzić wątpliwości, co do charakteru prawnego oświadczenia oferenta, czy chodzi w danym przypadku o ofertę, reklamę czy też zaproszenie do rokowań. Dlatego też wskazane jest, aby składający ofertę posługiwał się właściwą terminologią, określając wyraźnie swoje oświadczenie woli jako ofertę.

Oferent składający ofertę jest nią związany. Stan związania ofertą polega na tym, że oferent, który ją złożył oblatowi nie może nic już w niej zmienić, a decyzja odnośnie tego czy umowa dojdzie do skutku, czy też nie, zależy wyłącznie od oblata. Oferent nie może zapobiec zawarciu umowy w razie przyjęcia oferty przez oblata. Adresat oferty może ją w całości przyjąć, doprowadzając w ten sposób do zawarcia umowy lub ją odrzucić. Może też, o czym poniżej, przyjąć ją z zastrzeżeniem. Kodeks cywilny nie przewiduje żadnej szczególnej formy dla przyjęcia lub odrzucenia oferty. Oferent może jednak określić sposób jej przyjęcia, wskazując np. na wymagania formalne z tym związane, jak również sprecyzować sposób zawiadomienia oferenta przez oblata o przyjęciu oferty np. zawiadomienie listem poleconym, telefaxem, poprzez odesłanie podpisanego projektu umowy załączonego do oferty itp.

Zarówno treść oświadczenia woli o przyjęciu jak i odrzuceniu oferty nie musi być skomplikowana. Wystarczy, że z treści takiego oświadczenia wynikać będzie jasno, że oferta została przyjęta lub odrzucona. Przyjęcie oferty może w szczególności polegać na prostym odpisaniu oferentowi „tak” lub użyciu innego równoważnego słowa typu „akceptujemy”, „przyjmujemy do wykonania”, „zgadzamy się na zaproponowane warunki” itp. Możliwe też jest zaakceptowanie oferty poprzez powtórzenie treści oferty np. „w odpowiedzi na ofertę z dnia [ ] dotyczącą wykonania robót budowlanych w obiekcie X za cenę Y przyjmujemy do wykonania zakres robót objętych ofertą”, jak również na odesłaniu podpisanego projektu umowy jeśli był załączony przez oferenta.