Społeczna inspekcja pracy a ochrona danych pracownika

Przeczytaj także: Ochrona danych obejmuje nagrody pracownika

Nie ma żadnych wątpliwości, że pracodawca, jako administrator danych osobowych, powinien dołożyć wszelkich starań, aby powierzone mu dane były przetwarzane zgodnie z prawem (por. art. 26 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, dalej: „ustawa”). Nie może więc m.in. dopuścić żeby bez zgody zainteresowanego pracownika dostały się one w ręce osób trzecich.

Należy jednak pamiętać, że w niektórych sytuacjach przetwarzanie danych jest możliwe nawet bez uzyskania zgody osoby, której te dane dotyczą. A mianowicie, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Społeczny inspektor pracy podlega natomiast przepisom ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (Dz. U. Nr 35, poz. 163 ze zm.), z której wynika, że ma on prawo żądać od kierownika zakładu pracy oraz oddziału (wydziału) i od pracowników informacji oraz okazania dokumentów w sprawach wchodzących w zakres jego działania. Kierownik jest zatem zobligowany do zapewnienia inspektorowi wglądu do niektórych dokumentów firmowych.

Warto jednak zwrócić uwagę, że wspomniany wyżej przepis wyraźnie stanowi, że społeczny inspektor pracy ma prawo domagać się jedynie „okazania dokumentów”. Nie posiada więc uprawnień, które pozwalałyby mu żądać od pracodawcy wydania kserokopii przedstawionej mu dokumentacji.

Reasumując, w sytuacji, o której mowa we wstępie, obie strony stosunku pracy są w błędzie. Racji nie ma pracodawca, który nie zapewnia społecznemu inspektorowi pracy wglądu do dokumentów w sprawach wchodzących w zakres jego działania. Racji nie ma także inspektor, który może domagać się tylko i wyłącznie okazania dokumentów, a nie np. sporządzenia z nich kopii czy odpisów- brzmienie art. 8 ust. 2 ustawy o społecznej inspekcji pracy nie pozostawia w tej kwestii żadnych wątpliwości.

Kiedy inspektor może żądać dokumentów?

Jak już wspomniano wyżej, społeczny inspektor pracy może żądać okazania jedynie tych dokumentów, które dotyczą spraw wchodzących w zakres jego działania. Przypomnijmy zatem do czego uprawniają go przepisy o społecznej inspekcji pracy. Art. 4 tejże ustawy mówi, iż w gestii inspektora leży:

• kontrolowanie stanu budynków, maszyn, urządzeń technicznych i sanitarnych oraz procesów technologicznych z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy,
• kontrolowanie przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym postanowień układów zbiorowych i regulaminów pracy, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony pracy kobiet, młodocianych i osób niepełnosprawnych, urlopów i czasu pracy, świadczeń z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
• uczestnictwo w kontroli przestrzegania w zakładzie pracy przepisów dotyczących ochrony środowiska naturalnego,
• udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy,
• udział w analizowaniu przyczyn powstawania wypadków przy pracy, zachorowań na choroby zawodowe i inne schorzenia wywołane warunkami środowiska pracy oraz kontrola stosowania przez zakłady pracy właściwych środków zapobiegawczych,
• uczestniczenie w przeprowadzaniu społecznych przeglądów warunków pracy,
• opiniowanie projektów planów poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy i planów rehabilitacji zawodowej oraz kontrolowanie realizację tych planów,
• podejmowanie działań na rzecz aktywnego udziału pracowników zakładów pracy w kształtowaniu właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz oddziaływanie na przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• wykonywanie innych zadań określonych w ustawie i w przepisach szczególnych.