Rozliczenie delegacji zagranicznych

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji krajowych

Ryczałty nie przysługują jeżeli:

• pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym),
• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
• pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.

Noclegi

Rzeczą oczywistą- o ile pracodawca lub strona zagraniczna nie zapewniają pracownikowi bezpłatnego noclegu- jest także zwrot kosztów poniesionych na opłacenie hotelu, które pracownik winien jest udokumentować stosownym rachunkiem. Obowiązują tu jednak limity. I tak np., za jeden nocleg we Francji czy Hiszpanii pracodawca musi zwrócić maksymalnie 120 euro, w Grecji- 104 euro, a w Irlandii- 146 euro (por. załącznik do rozporządzenia). W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot udokumentowanych kosztów za nocleg w hotelu w wysokości przekraczającej limit (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).

Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, to wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości 25 proc. limitu odpowiadającemu danemu państwu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu (§ 9 ust. 2 rozporządzenia).

Na wypadek zachorowania

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownik może liczyć na zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.

Warto tu podkreślić, że pracodawca nie jest zobligowany do pokrycia wszystkich wydatków na leczenie lub medykamenty.Zwrotowi nie podlegają bowiem koszty (§ 12 ust. 2 rozporządzenia):

• leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,
• zabiegów chirurgii plastycznej,
• zabiegów kosmetycznych,
• nabycia protez ortopedycznych oraz dentystycznych,
• zakupu okularów.

Zaliczka i rozliczenie kosztów

Pracownik nie musi ponosić z góry kosztów związanych z delegacją zagraniczną- powinien bowiem otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Istnieje również możliwość wypłacenia zaliczki w złotówkach, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Trzeba jednak pamiętać, że w takiej sytuacji konieczne jest uzyskanie uprzedniej zgody delegowanego (§ 13 ust. 1-2 rozporządzenia).

Do rozliczenie kosztów podróży należy przystąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Jest ono dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. Podwładny zobligowany jest do przedstawienia dokumentów (rachunków), stanowiących potwierdzenie poszczególnych wydatków. Obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami (§ 13 ust. 3 rozporządzenia).

W sytuacji, gdy z jakiś powodów pracownik nie był w stanie uzyskać stosownego dokumentu (rachunku), powinien złożyć pisemne oświadczenie zawierające informacje o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania(§ 13 ust. 4 rozporządzenia).