Rozliczenie delegacji zagranicznych

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji krajowych

Przypomnijmy, zgodnie z art. 77⁵ § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Szczegółowe przepisy w zakresie delegacji zagranicznych ustawodawca zawarł w rozporządzeniu z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, dalej: „roporządzenie”.

Nie tylko dla budżetówki

Pracodawcy spoza sfery budżetowej są uprawnieni do ustalania we własnym zakresie warunków wypłacania pracownikom należności (w tym wysokości diet) z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę (art. 77⁵ § 3 K.p.). Jednak w firmach, które nie uregulowały tej kwestii w w/w aktach, pracownikom będą przysługiwały należności z tytułu zagranicznych delegacji na warunkach wynikających z wyżej wspomnianego rozporządzenia.

Jakie należności?

Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów (§ 2 rozporządzenia):

• przejazdów i dojazdów,
• noclegów,
• innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Czas podróży

Obliczenie czasu pobytu pracownika poza granicami kraju zależy od środka lokomocji, którym pracownik udaje się w firmowych interesach. I tak, stosownie do § 3 rozporządzenia, w przypadku:

• podróży drogą lądową- czas pobytu liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
• podróży lotniczej- od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• podróży morskiej- od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Dieta zagraniczna co najmniej jak krajowa

Przeznaczeniem diety jest pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, które musi poczynić oddelegowany. W przypadku pracowników sfery budżetowej wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Jeżeli chodzi zaś o osoby zatrudnione u innych pracodawców, to postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę zagranicznej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej. W praktyce więc stawka diety zagranicznej, ustalona przez pracodawcę w walucie obcej, musi stanowić co najmniej równowartość 23 zł za dobę podróży służbowej.