Rozliczenie delegacji krajowych

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji zagranicznych

Stosownie do art. 77⁵ § 1 K.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W poszukiwaniu szczegółowych regulacji w tym zakresie należy zajrzeć do rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, dalej: „rozporządzenie” (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.).

Jeżeli chodzi zaś o pracowników zatrudnionych u innych pracodawców, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinien w ich przypadku określać (art. 77⁵ § 2 K.p.):

• układ zbiorowy pracy lub
• regulamin wynagrodzenia albo
• umowa o pracę, jeżeli firma nie jest objęta zbiorowym układem pracy lub zatrudnia mniej niż 20 pracowników, wobec czego nie jest zobowiązany ustalać regulaminu wynagradzania.

Art. 77⁵ K.p. § 3 wyraźnie jednak stanowi, że postanowienia wyżej wypunktowanych dokumentów nie mogą ustalać niższej wysokości diety za dobę podróży służbowej niż ma to miejsce w przypadku zatrudnionych w sferze budżetowej. A zatem, chociaż nazwa rozporządzenia wskazuje, że znajduje on zastosowanie w stosunku do pracowników budżetówki, dotyczy on także osób zatrudnionych u innych pracodawców, wyznaczając minimalną wysokość diety, jaką może otrzymać osoba udająca się w podróż w firmowych interesach. Co ważne, należności z tytułu zwrotu kosztów dojazdów, noclegów czy też przejazdów środkami komunikacji miejskiej mogą w tym przypadku zostać ustalone na poziomie mniej korzystnym, niż przewiduje to rozporządzenie.

Jeżeli jednak ani układ zbiorowy pracy, ani regulamin wynagradzania, ani też umowa o pracę nie zawierają unormowań dotyczących podróży służbowej, pracodawca zobligowany jest rozliczać delegacje w sposób przewidziany dla zatrudnionych w sferze budżetowej (art. 77⁵ § 5 K.p.).

Jak prawidłowo obliczyć należność z tytułu diet?

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje m.in. dieta, która przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Obecnie wysokość diety wynosi 23 zł za dobę podróży (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).