Kontrola w firmie: uprawnienia inspektora ZUS

Przeczytaj także: Kontrola inspektora ZUS

Uprawnienia kontrolne inspektorów ZUS statuuje m.in. ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej „ustawa”. Stosownie do art. 68 ust. 1 pkt 6 tejże ustawy, do zakresu działania ZUS należy właśnie kontrola wykonywania przez płatników składek i przez ubezpieczonych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Najpierw legitymacja i upoważnienie

Aby wszczęcie działań kontrolnych było w ogóle możliwe, inspektor ZUS zobowiązany jest okazać legitymację służbową oraz doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które powinno zawierać co najmniej (art. 89 ust 1-2 ustawy):

• wskazanie podstawy prawnej,
• oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu,
• datę i miejsce wystawienia,
• imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej,
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
• zakres przedmiotowy kontroli,
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Co może inspektor?

Zakres działań, które mogą podejmować inspektorzy ZUS, został określony w art. 86 ust. 2 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, kontrola może obejmować w szczególności:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,

Warto jednak zaznaczyć, że kontrolujący nie zawsze podejmują wszystkie wyżej wypunktowane działania. Zdarzają się bowiem kontrole doraźne, obejmujące jedynie niektóre w/w zagadnień.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma również prawo do (art. 87 ust. 1 ustawy):

• badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
• dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
• zabezpieczania zebranych dowodów,
• żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
• legitymowania osoby w celu ustalenia jej tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• przesłuchiwania świadków,
• przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały nie wyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Należy pamiętać, że inspektorzy ZUS są uprawnieni do wstępu i poruszania się zarówno po terenie siedziby firmy, jak i miejscach, w których prowadzona jest działalność i to bez potrzeby uzyskiwania przepustki (art. 90 ust. 2 ustawy).

Kto decyduje, jak daleko może posunąć się kontrola?

Określenie, jakie spektrum ma mieć kontrola leży w wyłącznej gestii osoby, która ją zarządziła, a więc głównego inspektora kontroli ZUS albo upoważnionego przez niego inspektora kontroli ZUS (art. 94 ust. 2 ustawy). A zatem, kontrolowany pracodawca nie ma w tej kwestii nic do powiedzenia.

Jeżeli więc działania inspektorów nie wykraczają poza zakres przedmiotowy kontroli, wskazany w upoważnieniu przedstawionym przed jej wszczęciem, płatnik nie ma możliwości ingerowania w czynności przedstawicieli ZUS.