Dokumenty płacowe: ile może zobaczyć pracownik?

Przeczytaj także: Lista płac pracowników

Niewątpliwie pracownik ma prawo zajrzeć do dokumentów, które stanowią podstawę obliczenia jego pensji i jej składników (por. art. 85 § 5 K.p.). Dla każdego z zatrudnionych pracodawca zakłada i prowadzi odrębną dokumentację, w której skład wchodzą m.in. (§ 8 pkt 1-2 rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):

• karta ewidencji czasu pracy obejmująca informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz inne usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
• imienna karta (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Jeżeli więc zatrudniony sobie tego życzy, należy mu udostępnić wyżej wymienione dokumenty. Odgrywają one bowiem kluczową rolę przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń przysługujących pracownikowi. Warto przygotować również dokumenty, na podstawie których dokonywane są ewentualne potrącenia z pensji. Natomiast pracodawca, który zamiast kart wynagrodzeń prowadzi karty przychodów, musi liczyć się także z udostępnieniem tych ostatnich.

Prawo do wglądu w kartę ewidencji czasu pracy ma na celu uniknięcie ewentualnych sporów na tle jej zgodności z rzeczywistością. Dlatego też niektórzy pracodawcy wprowadzają w regulaminie pracy obowiązek comiesięcznego parafowania karty przez pracownika

Udostępniając dokumenty płacowe należy wykazać jednak szczególną dbałość, aby w ręce pracownika nie dostała się zbiorcza lista płac, która pozwoli mu się zaznajomić z zarobkami kolegów. Utrzymanie w tajemnicy zarobków podwładnych należy bowiem do podstawowych obowiązków pracodawcy. Warto przytoczyć tu uchwałę poszerzonego składu SN z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNCP 1994, Nr 1, poz. 2), w której stwierdzono, że ujawnienie przez pracodawcę, bez zgody zainteresowanego, wysokości jego wynagrodzenia może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu przepisów K.c.

Co ważne, zgodnie z art. 149 § 2 K.p., w stosunku do niektórych pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest zwolniony z prowadzenia pozostałych elementów karty ewidencji w zakresie np. urlopów wypoczynkowych czy dyżurów.