Świadczenia ZFŚS a sytuacja materialna pracownika

Przeczytaj także: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - zasady tworzenia i rezygnacji

Powyższe wskazuje, iż warunkiem dysponowania środkami funduszu w sposób zgodny z przepisami jest posiadanie przez pracodawcę wiedzy na temat wszelkich dochodów pracownika, liczby członków jego rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym oraz wysokości uzyskiwanych przez nich zarobków.

Sposoby dokumentowania sytuacji materialnej

Podstawą do żądania udzielenia stosownych informacji lub przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczeń z funduszu może być tylko i wyłącznie regulamin ZFŚS. Powinien on bowiem określać nie tylko zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie, ale również wskazywać jakie informacje i dokumenty są niezbędne do oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia spełnia wszystkie kryteria, od których uzależnione jest jego przyznanie.

Do niedawna uznawano, iż pracodawca może zobowiązać pracowników jedynie do złożenia oświadczenia (w formie ustnej lub pisemnej) na temat sytuacji dochodowej samego ubiegającego się o przyznanie świadczenia z funduszu (tj. pracownika), jak i członków jego rodziny. Niestety pracodawca nie miał możliwości weryfikacji danych wskazanych w takim oświadczeniu.

Na szczęście Sąd Najwyższy w wyroku z 8.5.2002 r. (I PKN 267/01, OSNP z 2004, Nr 6, poz. 99) uznał, że pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika (art. 23 KC, art. 47 i art. 51 ust. 1 i 2 Konstytucji), zobowiązując go – zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy.

Jeszcze dalej idące stanowisko reprezentuje Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, który uznał, że pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT) w celu wykazania wysokości dochodu na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (stanowisko prezentowane na stronie: http://www.giodo.gov.pl/348/id_art/1447/j/pl/). Uzasadnia je tym, że w myśl art. 23 ust. 1 pkt 2 lub art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.) wykorzystywanie danych jest możliwe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Zatem w aktualnym stanie prawnym pracodawca może nie tylko żądać od pracownika wskazania w oświadczeniu kwoty dochodu na 1 członka rodziny, ale również przedłożenia dokumentów potwierdzających prawdziwość podanych w oświadczeniu informacji, pod warunkiem jednak, że możliwość taką przewidział w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.