Ewidencja czasu pracy nie zawsze taka sama

Przeczytaj także: Ewidencja czasu pracy dla każdego pracownika

Ewidencja czasu pracy jest nieodzowną częścią dokumentacji, którą pracodawca prowadzi w celu prawidłowego przyznawania wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych (art. 149 k.p). Przepis ten nie określa jednak, jakie elementy ewidencja ta powinna zawierać. Ustawodawca wskazał tutaj jedynie, że należy w niej uwzględniać pracę w godzinach nadliczbowych. Ponadto ze sformułowania tego przepisu wynika, że pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję całego czasu pracy, czyli zwłaszcza jego podstawowego elementu, a więc godzin faktycznie przepracowanych. Szczegółowe wskazanie innych elementów tej ewidencji znalazło się natomiast w §8 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jak wskazuje powołany wyżej przepis rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy, która powinna obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Niemniej jednak zgodnie art. 149 §2 kodeksu pracy, w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Kodeks pracy nie zwalnia natomiast pracodawcy w stosunku do takich pracowników z prowadzenia innych elementów ewidencji czasu pracy, czyli dotyczących np. urlopów wypoczynkowych i innych opisanych wyżej.

Warto także dodać, że w takiej sprawie orzekał Sąd Najwyższy. W wyroku z 19 maja 2004r. I PK 630/03, OSNP 2005, z. 3, poz. 37) określił pogląd, iż „(…) ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy ( art. 149 § 2 k.p.) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy. Ponieważ dokładna kontrola ilości przepracowanych nadgodzin jest lub byłaby wysoce utrudniona, jak to ma miejsce w odniesieniu do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, którzy - w razie konieczności - wykonują taką pracę bez prawa do oddzielnego wynagrodzenia z tytułu pracy w nadgodzinach (art. 151⁴ § 1 k.p.), a także do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy, dla których dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpiony ryczałtem (art. 134 § 3 k.p. przed nowelizacją Kodeksu z 14 listopada 2003 r., aktualnie art. 151¹ § 4 k.p.).(…)”