Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Warunki przechowywania dokumentacji płacowej

Przepisy KP wymagają aby dokumentacja związana z zatrudnianiem pracownika, w tym dokumentacja płacowa była przechowywana w warunkach zabezpieczających przed zniszczeniem oraz uszkodzeniem. Natomiast warunki prowadzenia działalności gospodarczej w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców przez osoby fizyczne i prawne zostały określone przepisami art. 51a – 51t ustawy z 14.7.1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 41, poz. 2074).

Dalsza zmiana w tym zakresie została wprowadzona ustawą z 2.7.2004 r., o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807). W wyniku tej zmiany działalność gospodarcza w zakresie przechowywania tworzonej przez pracodawców dokumentacji osobowej i płacowej została zaliczona do kategorii działalności regulowanej. Przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania na podstawie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Działalność taką mogą wykonywać ponadto archiwa państwowe i Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Rejestr prowadzi wojewoda właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru wojewoda zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, na podstawie tej prowadzona jest jawna ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych. Należy podkreślić, że na takim przedsiębiorcy ciąży ustawowy obowiązek przekazania do centrali ZUS oraz do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wykazu pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu kalendarzowy, oraz wskazanie okresu z jakiego ta dokumentacja pochodzi.

Przepisy ustawy stanowią, że dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą. Natomiast szczegółowe warunki jakim powinny odpowiadać pomieszczenia, w których może być przechowywana dokumentacja płacowa tworzona przez pracodawców określają przepisy rozp. MK z 15.2.2005 r., w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32. poz. 284).

W myśl tych przepisów, budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych oraz posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku. Powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia. Ponadto, przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe. W pomieszczeniach tych nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem oraz zabronione jest stosowanie farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać specjalne warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia. Warunki te powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane. Natomiast dokumentacja wytworzona na nośniku nie papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów. Należy także eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

Opłaty za wydanie dokumentacji

Stosownie do rozp. MK z 14.7.2003 r., w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym przechowywaniu (Dz.U. Nr 135, poz. 1270), podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, pobierają opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii.