Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Dokumentację, niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął (w tym dokumentację płacową) likwidator może również przekazać na odpłatne przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielni albo organizacji spółdzielczej, która przejęła składniki majątku zlikwidowanej spółdzielni lub związku albo innej spółdzielni lub organizacji spółdzielczej, a także Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich; w takim wypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe na ten cel. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

Ponadto likwidator spółdzielni lub organizacji spółdzielczej zwraca się do archiwum państwowego, właściwego w myśl przepisów o porządkowaniu oraz trybie przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, o ustalenie, czy likwidowany podmiot wytwarzał materiały archiwalne, a w razie pozytywnej odpowiedzi przedstawia temu archiwum spis dokumentacji proponowanej do zakwalifikowania jako materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

Przekazywanie materiałów archiwalnych zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych odbywa się w trybie określonym w przepisach powołanego wcześniej rozp. MK z 16.9.2002 r., w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Przekazywanie dokumentacji, odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. W takim przypadku, jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji niearchiwalnej likwidator przekazuje Krajowej Radzie Spółdzielczej.

Postępowanie z dokumentacją płacową w razie przejmowania zakładu pracy przez innego pracodawcę

W obowiązującym stanie prawnym mogą zdarzyć się przypadki, że dochodzi do zmiany pracodawcy mimo, iż nie doszło do rozwiązania stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą i nawiązania stosunku pracy z nowym pracodawcą. Sytuację taką regulują przepisy art. 23¹ KP, zgodnie z którymi w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy.

Z taką sytuacją mamy do czynienia także wtedy gdy, następuje wprawdzie likwidacja dotychczasowego pracodawcy, ale dochodzi do przejęcia jego majątku oraz zadań przez dwóch odrębnych pracodawców, z których każdy przejmuje część pracowników, odpowiednio do przejętej części majątku i zadań poprzednika prawnego (wyrok SN z 2.7.2002 r., sygn. akt I PK 269/06).

Ocena, że doszło do przejścia części zakładu pracy na nowego pracodawcę (art. 23¹ KP) zależy od ustalenia, iż przejął on w faktyczne władanie część zadania lub zadań, stanowiących placówkę zatrudnienia, a więc w zakresie pozwalającym na wykonywanie obowiązków pracowniczych. Nie musi to polegać na nabyciu przedsiębiorstwa lub jego części oraz nie zależy od rodzaju czynności prawnej, na podstawie której następuje (orzeczenie SN z 15.9.2006 r., sygn. akt I PK 75/06, OSNP 2007/17-18/250).

Przejęcie zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ § 2 KP nastąpić może nie tylko między zakładami pracy w znaczeniu art. 3 KP lecz także między tymi zakładami a osobami fizycznymi zatrudniającymi pracowników lub wyłącznie między takimi osobami (art. 299 § 1 KP). Wydzierżawienie restauracji jest przejęciem zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ § 2 KP (wyrok SN z 21.7.1994 r., sygn. akt I PRN 48/94 ,OSNP 1994/7/12).

Natomiast przejście pracownika do nowego pracodawcy nie następuje w trybie art. 23¹ KP jeżeli pracownik nie był zatrudniony w przejętej części zakładu pracy i został "przekazany" w dacie późniejszej niż przejście wydzielonej części zakładu pracy na nowego pracodawcę (wyrok SN z 15.3.2001 r., sygn. akt I PKN 304/00 OSNP 2002/24/590).

Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w warunkach przejmowania zakładu pracy przez nowego pracodawcę regulują przepisy § 9 rozp. MPiPS z 28.5.1996 r., w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z tymi przepisami w sytuacji określonej w art. 23¹ KP albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.