Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Zgodnie jednak ze stanowiskiem SN wyrażonym w postanowieniu wyroku z 16.9.1999 r., sygn. akt KN 331/99OSNP 2001/9/314, „pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej” (art. 2 § 1 i 476 § 1 KPC). W uzasadnieniu sąd stwierdził, że ogólne założenia, na których oparte jest całe ustawodawstwo pracy, pozwalają na konstruowanie ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej respektowania tego dobra), podobnie do obowiązku pracownika, jakim jest dbanie o dobro zakładu pracy (art. 100 pkt 4 KP). W ramach tego ogólnego obowiązku pracodawcy mieści się między innymi jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów (świadectwa pracy, zaświadczeń o stażu pracy itp.) istotnych z punktu widzenia realizacji stosunku pracy, a nawet szerzej (np. zaświadczenie o zarobkach potrzebne dla realizacji uprawnień poza zakładem pracy).

Natomiast po zakończenia zatrudnienia, dokumentacja płacowa stanowi podstawowe źródło informacji o zarobkach pracownika przy ustalaniu wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Stosownie bowiem do przepisów rozp. RM z 7.2.1983 r. (Dz.U. Nr 10, poz. 49 ze zm.), ZUS Rp-7 środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest dla pracowników zaświadczenie zakładu pracy wystawione według ustalonego wzoru (druk ZUS Rp-7). Z uwagi na powyższe interesy pracownika, istotne znaczenie mają regulacje dotyczące czasu i warunków przechowywania dokumentacji, postępowania z tą dokumentacją w razie likwidacji pracodawcy czy też przejmowania zakładu pracy przez innego pracodawcę.

Okres przechowywania dokumentacji

Kwestia długości okresu przechowywania dokumentacji płacowej była różnie regulowana w poszczególnych latach. I tak, do końca 1990 r. obowiązywały w tym zakresie przepisy rozp. MNSWiT z 25.7.1984 r., w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 41, poz. 216). Rozp. to było wydane na podstawie art. 5 ustawy z 14.7.1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r., Nr 171, poz. 1396 ze zm.) i dotyczyło dokumentacji powstającej w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Natomiast dokumentacja prowadzona przez partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacji społeczne oraz inne niepaństwowe jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, nie była objęta przepisami rozporządzenia i obowiązywały w tym zakresie reguły postępowania określone przez te jednostki. Zatem przepisy rozporządzenia nie obejmowały dokumentacji powstającej w spółkach i innych tzw. prywatnych zakładach pracy.

Powołane przepisy zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej pracowników jedynie przez okres 12 lat od dnia zakończenia zatrudnienia, po tym okresie można było dokumentację zniszczyć. Ponieważ przepisy nie zobowiązywały do zniszczenia dokumentacji po wymaganym okresie jej przechowywania, a jedynie stwarzały taką możliwość to zdarzało się, że część zakładów pracy, z korzyścią dla pracowników, przechowywała dokumentację płacową dłużej.

Kolejnym aktem prawnym regulującym kwestię okresu przechowywania dokumentacji płacowej było rozp. MF z 15.1.1991 r., w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz.U. Nr 10, poz. 35 ze zm.). Stosownie do § 45 ust. 1 pkt 2 tego rozp., listy płac lub karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje obliczenie podstawy wymiaru emerytur lub rent, należy przechowywać przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru emerytur lub rent. Zatem rozporządzenie nie określało dokładnie okresu przechowywania dokumentacji płacowej ale odsyłało w tym zakresie do okresów przewidzianych w przepisach dotyczących emerytur i rent.