Harmonogram czasu pracy: najczęstsze błędy

Przeczytaj także: Zgubiona ewidencja czasu pracy a pozew o nadgodziny

BŁĄD 1: brak harmonogramu przy pracy świadczonej w podstawowym systemie czasu pracy

Obowiązek tworzenia harmonogramu czasu pracy nie wynika z Kodeksu pracy, lecz jest rezultatem konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy. Dlatego należy przyjąć, że jego ustalanie koniecznie jest wtedy, gdy pracownicy świadczą pracę w „nieregularnej” organizacji czasu pracy, czyli gdy ich czas pracy przypada w różnych dniach lub chociażby w różnych godzinach pracy. Może to dotyczyć każdego systemu czasu pracy.

Przykład 1
Pracownicy świadczą pracę w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00. Taki rozkład czasu pracy wynika z regulaminu pracy obowiązującego w firmie. W takiej sytuacji zatem – gdy rozkład czasu pracy zawarty został w regulaminie w taki sposób, ze pracownicy nie mogą mieć wątpliwości co do dni i godzin świadczenia pracy – nie ma konieczności sporządzania harmonogramu czasu pracy. Powtarzałby on bowiem tylko to, co jest zawarte w regulaminie.

Przykład 2
Pracownicy świadczą pracę w systemie podstawowym w godz. 8.00-16.00. Dni ich pracy wypadają jednak różnie, gdyż firma funkcjonuje także w soboty, niedziele i święta. W takim przypadku organizacja czasu pracy nie ma charakteru stałego, a zatem pracownik nie jest w stanie sam ustalić, kiedy wypadają dni jego pracy, a kiedy dni wolne. Dlatego w takiej sytuacji konieczne jest ustalanie harmonogramu dla tych pracowników.

BŁĄD 2: niedostateczna szczegółowość harmonogramu przy pracy w niedziele i święta

Harmonogram czasu pracy pracownika świadczącego pracę także w niedziele i święta musi zawierać informacje wskazujące na to, który dzień wolny jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za pracę w niedzielę lub święto. Jeżeli bowiem nie będzie wiadomo z jakiego tytułu jest udzielany pracownikowi dzień wolny, nie będzie również wiadomo, jak zrekompensować prace w danym dniu. Inaczej bowiem rekompensujesz pracę w niedzielę, inaczej w święto, a jeszcze inaczej w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy. W sytuacji, gdy z harmonogramu nie wynika, czy dany dzień jest udzielony za pracę w sobotę, niedzielę, czy święto, nie jest możliwa ocena, czy pracownik otrzymał dodatkowy dzień wolny za pracę w niedzielę lub święto w terminie określonym w art. 15111 § 1 kp.

Konieczność zamieszczania takich informacji wynika też z faktu, że uprawnienia pracownika świadczącego prace w dniu wolnym różnią się w zależności od tego, czy dzień wolny w którym pracował był dniem harmonogramowo wolnym od pracy (np. w systemie równoważnym), dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, czy też dniem wolnym w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

BŁĄD 3: nieprawidłowe ustalenie dni pracy w poszczególnych tygodniach

Jedną za zasad regulujących czas pracy pracownika jest zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Oznacza to, że liczba dni pracy poszczególnych tygodniach nie została określona w sposób sztywny, a co za tym idzie – może być ona w poszczególnych tygodniach okresu rozliczeniowego zróżnicowana. Ważne jedynie, aby w ogólnym rozrachunku obejmującym cały okres rozliczeniowy przeciętna liczba dni pracy w tygodniu nie przekraczała 5.

Możliwe jest więc takie skonstruowanie harmonogramu, aby pracownik świadczył pracę w jednym tygodniu np. przez 6 dni, a w innym przez 4 (w ramach tego samego okresu rozliczeniowego). Niemożliwe jest natomiast polecenie pracownikowi pracy w jednym tygodniu przez 7 dni, a w innym zaś przez 3. Praca przez 7 dni w tygodniu wyklucza bowiem zachowanie 35-godz. nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego i jest niedopuszczalna.