Umowy outsourcingowe: elementy i schemat

Przeczytaj także: Outsourcing w Polsce 2010 i prognozy 2011

Odpowiedzialność za przekazywanie bieżących dokumentów po stronie klienta

Jeśli firma outsourcingowa nie otrzyma odpowiednich informacji od swego klienta, nie będzie w stanie uwzględnić ich w przygotowywanych dokumentach. Dlatego firmy outsourcingowe zastrzegają, iż nie ponoszą odpowiedzialności za nieterminowe bądź niekompletne dane otrzymywane od klientów. Tego typu sytuacje często mają miejsce w firmach wielodziałowych, gdzie co miesiąc dostarczane są dane dotyczące np. prowizji od sprzedaży od kilkunastu czy kilkudziesięciu koordynatorów sprzedaży. W tej sytuacji firma musi wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące zakresu i terminów przekazywania danych firmie zewnętrznej. Bez ścisłej współpracy z osobą po stronie klienta, przekazującej wszelkie dane zmienne, outsourcing nie ma szans powodzenia.

Poufność

Jedną z przesłanek outsourcingu kadrowo-płacowego jest zapewnienie pełnej poufności wynagrodzeń pracowniczych dlatego warto zawrzeć zapis, iż dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Ważny jest również punkt, iż zobowiązanie do zachowania poufności nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy.

Jest możliwe również wpisanie do umowy kary umownej, jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych. Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji faktycznego naruszenia poufności, firma składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę poufności.

Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji. Jeśli z punktu widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie. Firma outsourcingowa musi dopasować się do narzuconych standardów. Jeśli pracownicy firmy outsourcingowej nie zastosują się do tego, klient ma prawo żądać odszkodowania.

Wynagrodzenie przysługujące dostawcy outsourcingowemu

Zawierając umowę na świadczenie usług outsourcingowych należy dokładnie określić kwotę wynagrodzenia za realizowane usługi, wymienione w przedmiocie umowy. Najlepiej, aby kwoty zawarte liczbą, zapisać również słownie.

Kary umowne

Niezależnie od odpowiedzialności materialnej firmy outsourcingowej wobec Urzędu Skarbowego, ZUS czy PFRON tytułem niewłaściwego naliczenia składek i w związku z tym konieczności zapłaty odsetek, klient może również zażądać wprowadzenia dodatkowych kar.