Umowy outsourcingowe: elementy i schemat

Przeczytaj także: Outsourcing w Polsce 2010 i prognozy 2011

Osoby świadczące usługi outsourcingowe

Jeden specjalista przydzielony do obsługi firmy, znający specyfikę swego klienta jest w stanie świadczyć usługi na wyższym poziomie niż stale zmieniający się specjaliści. Niestety na rynku działają firmy outsourcingowe, gdzie specjalistów obsługujących klientów określa się mianem produkcji. Nie przydziela się specjalistów, a obsługą zajmują się przypadkowe osoby, które w danym momencie mają „wolne moce”. Przed tego typu sytuacją można zabezpieczyć się również, dokonując odpowiednich zapisów w umowie. Dlatego bardzo ważne jest wskazanie w umowie konkretnych osób kontaktowych za pośrednictwem, których firma outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi. Bardzo ważne jest, aby osoby te zostały wymienione z imienia i nazwiska, wówczas firma – klient będzie miała pewność stałej obsługi przez jedną konkretną osobę. Jest to również istotne z punktu widzenia poufności. Każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych poufnych miało dostęp możliwie jak najmniej osób.

Warto także wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego specjalistę, w czasie urlopu czy choroby. Pozwoli to zapobiec przykrym sytuacjom, kiedy przydzielony specjalista jest nieobecny w pracy, a klient wie, kto mógłby udzielić mu jakichkolwiek wyjaśnień. Osoba zastępująca, wymieniona w umowie, powinna również znać specyfikę firmy klienta. Dlatego też odpowiednie procedury zastępstw specjalistów warto wpisać do umowy współpracy.

Odpowiedzialność

Szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej. W przypadku administracji kadrowo-płacowej, która wiąże się z odpowiedzialnością karno-skarbową w umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący ponoszenia pełnej odpowiedzialności (w tym również materialnej) przez dostawcę, za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego świadczenia usługi.

Warto pamiętać, iż firmy outsourcingowe nie przejmują jednak w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania a jedynie za okres świadczenia usługi. Niestety, decydując się na outsourcing zwalnia się często zasoby kadrowo-płacowe i po kilku latach nie ma już nikogo, kto mógłby wyjaśnić kwestie z okresu poprzedzającego współpracę z firmą outsourcingową.

Warto zdawać sobie sprawę, że w sytuacji kontroli – Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS-u, to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność. Dlatego jeśli klient nie ma pewności, co do okresów wcześniejszych poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto już w umowie współpracy zawrzeć klauzule dotyczące przygotowania korekt deklaracji i z góry ustalić odpowiednie wynagrodzenie za tę pracę.