Umowy outsourcingowe: elementy i schemat

Przeczytaj także: Outsourcing w Polsce 2010 i prognozy 2011

Dodatkowe usługi – dodatkowa opłata

Istnieją firmy outsourcingowe, których polityka cenowa opiera się na niskiej cenie podstawowej za standardowy pakiet usług. Wszelkie usługi dodatkowe są natomiast kalkulowane w oparciu o bardzo wysokie stawki godzinowe. Dlatego warto zapisać w umowie wszelkie możliwe usługi towarzyszące. Jeśli w firmie świadczącej usługi outsourcingowe podlegają one dodatkowej opłacie, przy zawieraniu umowy koniecznie określić trzeba stawkę kwotową, którą klient będzie płacił za dodatkowe usługi. Przy zawieraniu umowy klient zdecydować się może również na stawki godzinowe (a nie określenie konkretnej kwoty za wykonanie konkretnej, dodatkowej usługi) za dodatkowe usługi, np. za przygotowanie niestandardowego raportu. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że weryfikacja czasu potrzebnego na wykonanie dodatkowego zlecenia jest praktycznie niemożliwa. Wówczas pozostaje tylko ufność w uczciwość dostawcy, który nie będzie żądał za swoją pracę zawyżonego wynagrodzenia. Inną ważną korzyścią wynikającą z wynagrodzenie kwotowego jest możliwość zabudżetowania i zaplanowania pełnych kosztów. Jest to bardzo istotne, np. w sytuacji przygotowania druków dotyczących kapitału początkowego.

Kiedy z góry znana jest kwota wynagrodzenia, można podjąć decyzję, czy faktycznie koszty te są adekwatne do wartości usługi. Może okazać się bowiem, iż raport czy dokument, który firma zewnętrzna wycenia na kilkaset złotych, klient jest w stanie samodzielnie przygotować w ciągu kilkunastu minut. Należy także zwrócić uwagę, aby w umowie określone były również wszystkie dodatkowe koszty projektu.

W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego, usługami dodatkowo płatnymi może być wystawianie PIT-11 lub PIT-8B, wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, przygotowanie druków do kapitału początkowego (Rp-6, Rp-7, Kp-1), przygotowanie korekt deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego z winy Zleceniodawcy, przygotowanie niestandardowych raportów (np. rezerw na odprawy emerytalne). Jeśli w momencie zawierania umowy dokona się odpowiednich zapisów odnośnie przedmiotu umowy, (np. wspomniane zaświadczenia i druki wchodzą w skład wynagrodzenia podstawowego), uniknie w przyszłości dodatkowych kosztów.

Zasady świadczenia umowy

W punkcie dotyczącym zasad świadczenia umowy warto określić termin rozpoczęcia świadczenia usług oraz miejsce świadczenia usługi. Wiele firm outsourcingowych stara się możliwie długo ukrywać to, iż faktyczne usługa realizowana będzie przez specjalistów firmy, pracujących kilkaset kilometrów od siedziby głównej.

Dlatego, jeśli chcemy mieć pewność, że dostawca usług outsourcingowych będzie elastyczny wobec indywidualnych potrzeb, dostarczając np. w ciągu godziny wymagane dokumenty, warto sprawdzić i następnie zapisać w umowie, gdzie fizycznie będzie świadczona usługa. W przypadku decyzji firmy o zmianie miejsca świadczenia usługi, mamy prawo rozwiązać umowę.