Umowy outsourcingowe: elementy i schemat

Przeczytaj także: Outsourcing w Polsce 2010 i prognozy 2011

Konstruktorzy umowy

Już na samym wstępnie trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że prawnik firmy weryfikujący umowę najczęściej nie ma pełnej wiedzy dotyczącej przedmiotu umowy. Może on tylko nanieść zmiany, wynikające z uregulowań kodeksu cywilnego. O stronę merytoryczną umowy powinny więc zadbać osoby, odpowiedzialne za realizację projektu - prezesi, dyrektorzy personalni czy finansowi. Warto wziąć pod uwagę również sugestie pracowników operacyjnych, delegowanych do bezpośrednich kontaktów z firmą outsourcingową. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, kiedy firma ma niestandardowe potrzeby wynikające, np. z raportowania korporacyjnego. W takim przypadku tylko jej pracownicy są w stanie określić szczegółowe oczekiwania firmy wobec zewnętrznego dostawcy.

Zawartość umowy outsourcingowej

Umowa przedstawiona przez dostawcę usług outsourcingowych jest jedynie propozycją, dlatego warto dokonywać w niej wszelkich zmian, które stanowić będą pełne zabezpieczenie firmy – Klienta. Mimo tego, iż umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i zawierają: wstęp, zakres umowy, zakres odpowiedzialności, klauzulę poufności, wynagrodzenie oraz zapis dotyczący rozstrzygania sporów.

Wstęp

Część wstępna wymienia strony umowy czyli nazwę firm wraz z wszelkimi ich danymi adresowo-rejestrowymi oraz osoby reprezentujące firmę wraz z podaniem nazwy stanowiska. Warto sprawdzić, czy osoby wymienione w umowie mają prawo do reprezentowania firmy i są wymienione w KRS. Można również zażądać kopii KRS, która następnie zostanie dołączona jako jeden z załączników do umowy.

Zakres umowy

W zakresie umowy należy zawrzeć szczegółowo wszystkie czynności wchodzące w skład realizowanej umowy. Często zdarza się, iż przedstawiona oferta zawiera kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt punktów, a umowa przedstawiona przez firmę outsourcingową, często jednym zdaniem traktuje przedmiot naszej umowy.

Wskazanie szczegółowych czynności w umowie, nawet jeśli w momencie jej podpisywania wydaje się zbędne, stanowi gwarancję na wypadek, gdyby dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia za czynności, które obejmowała umowa. Za wszystkie dodatkowe działania, które nie zostały wskazane jako przedmiot umowy, firma outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami.