Praca freelancera w Polsce i na świecie - najważniejsze regulacje

Przeczytaj także: Współpraca z freelancerem. Rozliczanie umów o dzieło i zlecenia w pracy zdalnej

Dane Eurostat za 2023 rok wskazują, że 14,2% liczby pracujących osób oraz 17,7% przepracowanych godzin w Europie należy do freelancerów. W ujęciu osobowym przoduje Grecja (27,8 %), Bułgaria (23,9 %), Włochy (22,2 %) i Polska (21,5%). Najmniej freelancerów znajdziemy w Szwecji (3,1 %), Danii (5,8 %) i Luksemburgu (5,9 %). Co istotne, te liczby cały czas rosną.

Jak wynika z badania Freelancehunt, platformy dla freelancerów oraz zleceniodawców wartość projektów freelancerskich w Polsce wzrosła w 2024 roku aż o 26% w stosunku do roku poprzedniego.

Firmy coraz częściej sięgają po freelancerów i przeznaczają na nich coraz więcej pieniędzy ze względu na szybkość wdrożenia, dostępność specjalistów na rynku oraz elastyczność w zatrudnieniu, komentuje dane Bartłomiej Grygowicz, Delivery Manager oraz Business Analysis Mentor. -Część firm w Polsce bazuje już na freelancerach w ponad 50%, a niektóre są oparte wyłącznie na teamach wolnych strzelców. Kilka lat temu Covid, a teraz AI dodatkowo wspomagają proces zastępowania pracowników etatowych freelancerami, dodaje Bartłomiej Grygowicz. - Co więcej proces ten wspomaga także zmiana nastawienia samych pracowników, którzy rozumieją że pojęcie etatu i "bezpieczeństwo" oraz benefity z nim związane, uległy znacznej zmianie na przestrzeni ostatnich 10 - 15 lat, tłumaczy Bartłomiej Grygowicz.

Rosnąca popularność freelancingu wymusza na państwach dostosowanie systemów prawnych do potrzeb niezależnych specjalistów. Analiza regulacji w czterech wiodących gospodarkach oraz innowacyjne rozwiązania z innych krajów pokazują, jak zmienia się podejście do pracy niezależnej.

POLSKA

Polski system oferuje freelancerom znaczącą elastyczność w wyborze form opodatkowania. Mogą oni rozliczać się według skali podatkowej ze stawkami 12% i 32%, wybrać podatek liniowy 19% lub zdecydować się na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ze stawkami od 2% do 17%. Freelancerzy mogą również rozliczać swoją pracę poprzez umowy o dzieło lub zlecenie. Dodatkowym udogodnieniem jest ulga IP Box (ulga tylko dla firm JDG) ze stawką 5% dla twórców własności intelektualnej oraz możliwość rozliczania podatków przez wyspecjalizowane platformy dla freelancerów.

Polscy freelancerzy mają kilka możliwości rozliczeń z fiskusem w zależności od ich potrzeb i preferencji. Każda z nich ma swoje wady i zalety, ale z naszych obserwacji wynika, że wolni strzelcy wybierają te formy, które nie wymagają od nich poświęcenia czasu na żmudne rozliczenia, wypełnianie formularzy i prowadzenie własnej buchalterii, tłumaczy Valentyn Ziuzin, prezes Freelancehunt. - Rozliczanie podatków przez wyspecjalizowane platformy pozwala nie tylko skorzystać z najniższych stawek na rynku, ale również umożliwia wygodne rozliczanie wielu klientów co stanowi olbrzymie udogodnienie w prowadzeniu księgowości przez freelancerów, dodaje Valentyn Ziuzin.

W zakresie ubezpieczeń zdrowotnych wysokość składki zależy od wybranej formy opodatkowania. Przy skali podatkowej wynosi ona 9% dochodu, przy podatku liniowym 4.9%, a w przypadku ryczałtu stosuje się kwoty zryczałtowane. System emerytalny nakłada na freelancerów obowiązkowe składki: emerytalną (19.52%) i rentową (8%). Program Mały ZUS Plus oferuje ulgę dla przedsiębiorców o niższych przychodach.

Dla tych, którzy chcą rozliczać swoją pracę poprzez umowę zlecenie muszą odprowadzać składki ZUS. Podstawową składką jest ta na ubezpieczenie emerytalne. Jej koszt ponoszony jest przez zleceniodawcę jak i zleceniobiorcę. Każdy z nich odprowadza wartość wynoszącą 12% kwoty brutto wynagrodzenia.

NIEMCY

Niemiecki system podatkowy dla freelancerów opiera się na progresywnych stawkach od 14% do 45%. Istotnym udogodnieniem jest możliwość odliczenia kosztów home office do 1,260 EUR rocznie. Przy przychodach przekraczających 60,000 EUR wymagane jest prowadzenie szczegółowej księgowości.

Charakterystycznym elementem niemieckiego systemu jest obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne z możliwością wyboru między państwowym (GKV), a prywatnym (PKV). Składka podstawowa w systemie państwowym wynosi 14.6%, do której dolicza się średnio 1.6% składki dodatkowej.

Niemieckie prawo wyróżnia dwie kategorie freelancerów: "Freiberufler" (wolne zawody) oraz "Gewerbetreibende" (działalność gospodarcza). Ta pierwsza grupa cieszy się pewnymi przywilejami podatkowymi. System emerytalny jest dobrowolny dla większości freelancerów, choć niektóre zawody są objęte obowiązkiem ubezpieczenia. Początkujący mogą skorzystać z programu wsparcia Gründungszuschuss.

WIELKA BRYTANIA

Brytyjski system podatkowy dla freelancerów w roku 2024/25 przewiduje trzy progi: podstawowy 20% (dla dochodów £12.571-£50.270), podwyższony 40% (£50.271-£125.140) oraz dodatkowy 45% powyżej £125.140. Istotnym progiem jest limit VAT ustalony na £85,000, po przekroczeniu którego rejestracja do systemu VAT jest obowiązkowa.

W zakresie ubezpieczeń społecznych freelancerzy opłacają składki National Insurance w dwóch klasach: Class 2 (stała kwota £3.45 tygodniowo) oraz Class 4 (9% od dochodów między £12,570 a £50,270, oraz 2% powyżej tej kwoty). System emerytalny wymaga 35 lat składek dla pełnej emerytury państwowej, z możliwością uzupełnienia brakujących lat.

Brytyjskie regulacje pracy są stosunkowo liberalne wobec self-employed - nie obejmują ich przepisy o czasie pracy, choć wymagane jest posiadanie ubezpieczenia przy pracy z klientami.

USA

Amerykański system dla freelancerów charakteryzuje się podatkiem self-employment w wysokości 15.3%, na który składa się 12.4% na Social Security oraz 2.9% na Medicare. Specyfiką jest system kwartalnych płatności szacunkowego podatku, co wymaga dobrego planowania finansowego.

W zakresie ubezpieczeń zdrowotnych freelancerzy mogą korzystać z ACA Marketplace, gdzie dostępne są różne plany ubezpieczeniowe, często z możliwością uzyskania ulg podatkowych. System emerytalny oferuje specjalne rozwiązania jak SEP IRA z limitem $66,000 (2025) czy Solo 401(k) z limitem $22,500 plus dodatkowe wpłaty.

Amerykańskie prawo pracy pozostawia freelancerom znaczną swobodę, choć regulacje różnią się między stanami. Federalne przepisy są minimalne, co sprzyja elastyczności współpracy.

INNOWACYJNE ROZWIĄZANIA Z INNYCH KRAJÓW

Estonia wprowadziła pionierski program e-residency, umożliwiający prowadzenie firmy online z dostępem do rynku UE. System podatkowy przewiduje 0% podatku od reinwestowanego zysku, a 99% usług administracyjnych jest dostępnych online.

Singapur zaimplementował system CAYE (Contribute-As-You-Earn), automatyzujący odprowadzanie składek, oraz program SkillsFuture Credits wspierający rozwój zawodowy freelancerów poprzez dotacje szkoleniowe.

Zjednoczone Emiraty Arabskie oferują specjalne wizy dla freelancerów w strefach wolnego handlu, z kosztem od 7,500 AED rocznie (około 8.000 złotych). System podatkowy nie przewiduje podatku dochodowego dla osób fizycznych, a VAT wynosi zaledwie 5%.

Hiszpański system "Autónomo" wprowadził w 2025 roku progresywne składki startujące od 80 EUR miesięcznie, a duński model flexicurity umożliwia łączenie pracy na etacie z freelancingiem, zapewniając dostęp do zasiłku dla bezrobotnych.

Jaka jest przyszłość regulacji dla freelancerów?

Analiza systemów regulacyjnych pokazuje różnorodność podejść do pracy niezależnej. Podczas gdy niektóre kraje stawiają na kompleksowe zabezpieczenia socjalne, inne preferują większą elastyczność i niższe obciążenia. Wspólnym trendem jest jednak rosnące uznanie freelancingu jako pełnoprawnej formy zatrudnienia, wymagającej dedykowanych rozwiązań prawnych.

Dodatkowe źródła:

ESTONIA:
- www.e-resident.gov.ee (weryfikacja: 5.03.2025)
- www.emta.ee (weryfikacja: 5.03.2025) - system podatkowy
- www.eesti.ee (weryfikacja: 5.03.2025) - administracja online

DANIA:
- www.workindenmark.dk (weryfikacja: 5.03.2025) - system flexicurity
- www.lifeindenmark.dk (weryfikacja: 5.03.2025) - informacje o ubezpieczeniach

HISZPANIA:
- www.seg-social.es (weryfikacja: 5.03.2025) - składki progresywne
- www.inclusion.gob.es (weryfikacja: 5.03.2025) - nowy system składek

SINGAPUR:
- www.mom.gov.sg (weryfikacja: 5.03.2025) - system CAYE
- www.skillsfuture.gov.sg (weryfikacja: 5.03.2025) - program rozwoju

ZJEDNOCZONE EMIRATY ARABSKIE:
- www.government.ae/en/information-and-services/finance-and-investment (weryfikacja: 5.03.2025) - system podatkowy
- www.dubaifreezones.com (weryfikacja: 5.03.2025) - wizy dla freelancerów

WIELKA BRYTANIA:

Podatki i VAT:
- www.gov.uk/income-tax-rates (weryfikacja: 5.03.2025) - progi podatkowe
- www.gov.uk/vat-registration-thresholds (weryfikacja: 5.03.2025) - próg VAT

Ubezpieczenia społeczne:
- www.gov.uk/self-employed-national-insurance-rates (weryfikacja: 5.03.2025) - stawki NICs

System emerytalny:
- www.gov.uk/new-state-pension (weryfikacja: 5.03.2025) - zasady emerytury państwowej

Regulacje pracy:
- www.hse.gov.uk/self-employed (weryfikacja: 5.03.2025) - przepisy BHP i wymogi ubezpieczeniowe