Zamówienia publiczne: odwołanie do KIO - kiedy i jak można je wnieść?

Przeczytaj także: Odwołanie do KIO w przypadku wyboru drugiej najkorzystniejszej oferty?

Kiedy przysługuje odwołanie do KIO?

Odwołanie do KIO, zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych, może dotyczyć trzech rodzajów uchybień zamawiającego. Otóż wykonawca może opierać swoje odwołanie na kwestionowaniu:

• niezgodnej z prawem czynności zamawiającego (w tym na projektowane postanowienie umowy);
• zaniechaniu przez zamawiającego jakiejś czynności, do której ustawa go obligowała;
• zaniechaniu przez zamawiającego przeprowadzenia postępowania lub organizacji konkursu, wbrew obowiązkowi.

Niezgodna z prawem czynność zamawiającego oraz jego zaniechanie może być podstawą odwołania do KIO w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania lub konkursie.

Często KIO ma do czynienia z odwołaniami dotyczącymi rażąco niskiej ceny. Z jednej strony, takie odwołanie może wnieść wykonawca, którego oferta została odrzucona przez zamawiającego z powodu rażąco niskiej ceny. Inni wykonawcy także mogą wnieść odwołanie dotyczące rażąco niskiej ceny. Ma to miejsce, gdy zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, który ich zdaniem oferował wykonanie zamówienia z rażąco niską ceną. Wówczas odwołanie dotyczy np. zaniechania wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień lub zaniechania odrzucenia oferty z rażąco niską ceną.

Terminy na wniesienie odwołania do KIO

Wykonawca, który chciałby skorzystać z dobrodziejstwa postępowania odwoławczego ma niewiele czasu na decyzję. Przepisy prawa zamówień publicznych są nieubłagane, jeśli chodzi o termin, w którym można wnieść odwołanie do KIO. Poza tym ustawa nie określa jednego sztywnego terminu, lecz kilka. Trudność polega na tym, aby wykonawca prawidłowo ustalił, ile ma czasu na namysł i działanie. Konkretne terminy na wniesienie odwołania przedstawia poniższa tabela.

Warto dodać, że zgodnie z art. 509 p.z.p. do obliczania tych terminów stosuje się przepisy prawa cywilnego (Kodeksu cywilnego). Ma to ten skutek, że:

• w przypadku terminów określonych w dniach nie wlicza się dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające wniesienie odwołania, a termin kończy się z upływem ostatniego dnia;
• w przypadku terminów określonych w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (np. 5 lutego – 5 marca).

Co również ważne, jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Odwołanie do KIO: wymogi formalne

Przepisy Prawa zamówień publicznych wskazują, jakie elementy musi zawierać odwołanie. Są to:

1. imię i nazwisko albo nazwa, miejsce zamieszkania albo siedziba, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej odwołującego oraz imię i nazwisko przedstawiciela (przedstawicieli)
2. nazwa i siedziba zamawiającego, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej zamawiającego
3. numer PESEL lub NIP odwołującego będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania albo posiada go nie mając takiego obowiązku;
4. numer w KRS, a w przypadku jego braku - numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP odwołującego niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania;
5. określenie przedmiotu zamówienia;
6. wskazanie numeru ogłoszenia w przypadku zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym UE;
7. wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, lub wskazanie zaniechania przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy;
8. zwięzłe przedstawienie zarzutów;
9. żądanie co do sposobu rozstrzygnięcia odwołania;
10. wskazanie okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie odwołania oraz dowodów na poparcie przytoczonych okoliczności;
11. podpis odwołującego albo jego przedstawiciela lub przedstawicieli;
12. wykaz załączników.

Ponadto do odwołania należy załączyć dowód uiszczenia wpisu od odwołania w wymaganej wysokości, dowód przekazania odpowiednio odwołania albo jego kopii zamawiającemu, a także dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odwołującego (np. pełnomocnictwo).

Trzeba zwrócić uwagę, że odwołujący musi przesłać zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej. Musi to nastąpić przed upływem terminu do wniesienia odwołania. Takie doręczenie ma umożliwić zamawiającemu zapoznać się z treścią odwołania. Dlatego do odwołania trzeba dołączyć dowód takiego doręczenia i jest to bardzo ważny wymóg formalny.

Odwołanie do KIO: wpis – jakie koszty?

Niestety, skorzystanie z możliwości odwołania nie należy do najtańszych. Wysokość opłaty (wpisu od odwołania) zależy od wartości zamówienia oraz przedmiotu i rodzaju postępowania. Taki jednorazowy wpis wynosi:

Jeżeli odwołanie dotyczy czynności lub zaniechania zamawiającego związanych z więcej niż jedną częścią zamówienia objętego postępowaniem o udzielenie zamówienia, a dopuszczono możliwość składania ofert częściowych, uiszcza jeden wpis. Nawet jeżeli części jest kilka.

Niezwykle ważne, że wpis musi być opłacony najpóźniej do dnia upływu terminu do wniesienia odwołania. Nie można – tak jak w przypadku postępowania sądowego – dokonać opłacenia wpisu w późniejszym terminie. Wpis jest uregulowany w terminie, jeżeli nastąpi wpłata lub zostanie obciążony rachunek bankowy wpłacającego.

Jak wnieść odwołanie do KIO?

Odwołanie do KIO kieruje się do Prezesa KIO. Pismo to, zgodnie z art. 508 p.z.p. można złożyć w różny sposób. Jak wynika z przepisów ustawy, pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej. Przy czym odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego. Chodzi o operatora w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca. Co niezwykle ważne, w przypadku odwołania do KIO nie liczy się data stempla pocztowego, ale faktyczne doręczenie odwołania do KIO. Wysyłając odwołanie listem (nawet poleconym) jest ryzykowne, a ostatniego dnia na odwołanie – w zasadzie pozbawia możliwości skutecznego zaskarżenia procedury zamówieniowej. Potwierdza to orzecznictwo KIO: „przepisy regulujące terminy do wniesienia odwołania nie stanowią o tym, iż równoznaczne z wniesieniem odwołania jest jego złożenie w placówce pocztowej operatora publicznego. Tym samym, dla zachowania terminu wniesienia odwołania, konieczne jest jego doręczenie w wymaganym terminie Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej” (postanowienie KIO z 8.3.2021 r., KIO 606/21). Taka reguła obowiązywała także w okresie obowiązywania poprzedniego Prawa zamówień publicznych, co potwierdziła uchwała Sądu Najwyższego z 7.2.2014 r. (III CZP 90/13).

Natomiast pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W tym na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1045). Nie chodzi tutaj o adres poczty elektronicznej (e-mail), lecz o przesłanie odwołania za pośrednictwem ePUAP.

Pełnomocnik a odwołanie do KIO: adwokat, radca prawny, pracownik, inna osoba

Przepisy Prawa zamówień publicznych są dość liberalne, jeżeli chodzi o to, kto może reprezentować zamawiającego i wykonawców przed KIO. Według obecnie obowiązujących przepisów pełnomocnikiem może być:

• adwokat;
• radca prawny;
• osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony lub uczestnika postępowania;
• osoba pozostająca ze stroną lub uczestnikiem postępowania w stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia;
• pracownik (osoby prawnej, przedsiębiorcy, w tym nieposiadającego osobowości prawnej, lub jednostki nieposiadającej osobowości prawnej)

Pełnomocnik w postępowaniu odwoławczym ma obowiązek przy pierwszej czynności dołączyć do akt sprawy swoje pełnomocnictwo. Dokument ten musi zawierać podpis mocodawcy. Ewentualnie może być to wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnictwo składane jest w formie pisemnej, należy je złożyć wraz z odpisem dla stron i uczestników postępowania odwoławczego. Nie trzeba tego robić, gdy odpis pełnomocnictwa został już doręczony bezpośrednio stronie i uczestnikowi. Adwokat i radca prawny mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.

Podsumowanie

Odwołanie do KIO stanowi kluczowy mechanizm ochrony praw wykonawców w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Znajomość procedur oraz terminów związanych z wniesieniem odwołania jest niezbędna dla skutecznego dochodzenia swoich racji. Duży rygoryzm procedury odwoławczej sprawia, że nietrudno pozbawić się możliwości rozpoznania sprawy poprzez drobne uchybienia, których nie będzie można poprawić. Dlatego warto skorzystać z pomocy osoby specjalizującej się w składaniu odwołań do KIO. Zgodnie z przepisami, w postępowaniu odwoławczym można ustanowić pełnomocnika, którym będzie np. radca prawny lub adwokat. Pomoc doświadczonego prawnika specjalizującego się w prawie zamówień publicznych może zwiększyć szanse nie tylko na prawidłowe i terminowe złożenie odwołania do KIO, lecz również na pozytywne rozstrzygnięcie sprawy.