CEIDG. Co warto wiedzieć przed złożeniem wniosku?

Przeczytaj także: Jednoosobowa firma zakładana tylko online? Jest projekt

Co to jest CEIDG?

CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, to elektroniczny rejestr publiczny, który służy do ewidencjonowania jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek cywilnych w Polsce. CEIDG to kluczowe narzędzie dla przedsiębiorców, które umożliwia m.in. założenie firmy, aktualizację danych, a także zawieszenie lub zamknięcie działalności bez wychodzenia z domu. Dzięki systemowi CEIDG przedsiębiorcy mają dostęp do publicznych informacji na temat innych firm, co jest niezbędne w obrocie gospodarczym. Rejestr jest jawny, a dane w nim zawarte są dostępne bezpłatnie dla każdego obywatela.

Zanim przedsiębiorca zarejestruje działalność warto skonsultować się z księgowym, który pomoże wybrać optymalny i dozwolony dla danego przedsiębiorcy sposób opodatkowania – radzi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – Wybrana forma może być zmieniona dopiero z początkiem kolejnego roku, więc warto to przeanalizować na samym początku. Księgowy z pewnością pomoże także podjąć decyzję w zasadności rejestracji do VAT oraz wypełnić formularz rejestrowy do CEIDG – dodaje.

Jakie formalności można załatwić w CEIDG?

CEIDG nie służy tylko do samej rejestracji działalności. Składając wniosek o wpis do rejestru, przedsiębiorca może również złożyć oświadczenie o formie opodatkowania dochodów (np. skala podatkowa, podatek liniowy). Oprócz tego w CEIDG można zgłosić się jako płatnik składek do ZUS, a także zgłosić członków rodziny do ubezpieczenia. Dodatkowo poprzez CEIDG można podać informacje o rachunkach bankowych związanych z działalnością gospodarczą, czy wskazać pełnomocnika, który będzie reprezentować przedsiębiorcę w sprawach związanych z działalnością, z wyjątkiem spraw podatkowych.

CEIDG umożliwia także łatwą aktualizację danych firmy, co jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Przedsiębiorcy, którzy chcą zmienić np. adres działalności czy nazwę firmy, mogą to zrobić za pośrednictwem platformy biznes.gov.pl, korzystając z Profilu Zaufanego lub e-dowodu.

Jak złożyć wniosek o wpis?

Wniosek do CEIDG można złożyć na trzy sposoby. Najwygodniejszą opcją jest złożenie wniosku online, bez konieczności wizyty w urzędzie. Wymaga to jednak posiadania Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Wniosek można złożyć także w dowolnym urzędzie miasta, gminy lub dzielnicy z wypełnionym formularzem CEIDG-1, a także pocztą, wtedy wymaga on jednak notarialnego poświadczenia podpisu. Złożenie wniosku o wpis do CEIDG jest bezpłatne, a wpis dokonywany jest nie później niż następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku.

Wiele biur rachunkowych oferuje pomoc przy wypełnieniu wniosku rejestracyjnego, jak i aktualizującego do CEIDG – mówi Beata Tęgowska. – Dodatkowo udzielenie pełnomocnictwa przez przedsiębiorcę skutkować może w przyszłości możliwością dokonywania wszelkich zmian aktualizujących w rejestrze przez pełnomocnika bez zaangażowania przedsiębiorcy – dodaje ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl

Warto zaznaczyć, że nie zawsze podatnik ma obowiązek zgłoszenia działalności do CEIDG.

Dotyczy to osób fizycznych, które osiągają przychody z niektórych rodzajów sprzedaży w kwocie nieprzekraczającej 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie – zaznacza ekspertka. – Przekroczenie tej wartości przez osoby prowadzące tzw. działalność nierejestrowaną skutkuje obowiązkiem rejestracji w ewidencji działalności gospodarczych ze wszystkimi tego konsekwencjami – informuje.

Jakie dane są niezbędne do wpisu?

Aby dokonać wpisu do CEIDG, przedsiębiorca musi przygotować szereg danych. Oprócz podstawowych informacji, takich jak imię, nazwisko, PESEL (jeśli został nadany), wymagane są także imiona rodziców, data i miejsca urodzenia oraz rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości (np. dowód osobisty, paszport, mDowód). Oprócz tego w trakcie wpisu do CEIDG należy wpisać obywatelstwo wraz ze wszystkimi posiadanymi narodowościami, numer NIP i REGON (jeśli zostały nadane), adres zamieszkania i adresy związane z działalnością gospodarczą, nazwę działalności, która musi zawierać imię i nazwisko właściciela, a także skróconą nazwę firmy, kody PKD określające zakres działalności firmy, czy liczbę pracowników oraz datę rozpoczęcia działalności.

Wpisując dane do CEIDG, przedsiębiorca składa także oświadczenie o braku zakazu prowadzenia działalności gospodarczej oraz o posiadaniu tytułu własności do nieruchomości, na których prowadzona będzie działalność.

Obowiązki po rejestracji w CEIDG

Po zarejestrowaniu firmy w CEIDG, przedsiębiorca zostaje automatycznie zarejestrowany w ZUS, jako płatnik składek oraz w urzędzie skarbowym jako podatnik. W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności należy zgłosić się do ZUS, jako ubezpieczony. Jeśli działalność będzie opodatkowana VAT, trzeba także dokonać rejestracji na formularzu VAT-R najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie sprzedaży towarów lub usług. Warto także pamiętać o dodatkowych formalnościach, takich jak uzyskanie koncesji, zezwolenia lub licencji, jeśli rodzaj działalności tego wymaga.

Informacje zgłoszone pierwotnie do CEIDG mogą zmienić się w okresie prowadzenia działalności.

Zmiany te dotyczyć mogą zarówno adresu związanego z miejscem prowadzania działalności, jak i wyboru formy opodatkowania, czy zgłoszenie pełnomocnika. Wszystkie możemy aktualizować poprzez złożenie wniosku o zmianę danych – podkreśla Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl.

Zasady działania CEIDG

CEIDG funkcjonuje w oparciu o zasadę domniemania prawdziwości danych.

Oznacza to, że wpisane do rejestru informacje uznaje się za zgodne z rzeczywistością, chyba że dowiedzione zostanie inaczej – wyjaśnia ekspertka Systim.pl – Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy dbali o aktualność danych swojej firmy. W przypadku podania fałszywych informacji grożą surowe konsekwencje prawne, w tym kara grzywny lub ograniczenia wolności – przestrzega.

Rejestr CEIDG jest także narzędziem dostępnym dla każdego obywatela. Dzięki jawności wpisów, każdy zainteresowany może sprawdzić informacje o przedsiębiorcach, co ułatwia ocenę potencjalnych kontrahentów i redukuje ryzyko w obrocie gospodarczym.