Jak compliance zmienia firmy?

Przeczytaj także: Compliance a ryzyko odpowiedzialności karnej

Wdrażanie systemu compliance – co to znaczy?

Zbudowanie efektywnego systemu compliance wymaga więcej niż jedynie stworzenia odpowiednich procedur. Konieczne jest ich regularne aktualizowanie oraz systematyczne monitorowanie, jak chociażby:

• zarządzanie ryzykiem: identyfikacja potencjalnych obszarów ryzyka oraz wdrożenie mechanizmów kontrolnych, które pozwalają na minimalizowanie zagrożeń. Skuteczne zarządzanie ryzykiem wymaga ciągłego monitorowania i dostosowywania procedur do zmieniających się warunków prawnych i rynkowych;
• szkolenia i edukacja: regularne i systematyczne szkolenia pracowników w zakresie obowiązujących regulacji, standardów etycznych oraz procedur wewnętrznych. Tylko dobrze poinformowany i świadomy personel jest w stanie efektywnie wdrażać zasady compliance w codziennej pracy;
• audyt wewnętrzny: przeprowadzanie regularnych audytów pozwala na ocenę skuteczności wdrożonych procedur oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. Audyt wewnętrzny jest narzędziem, które pozwala na wczesne wykrycie potencjalnych nieprawidłowości oraz zapobieganie poważniejszym problemom;
• kanały zgłaszania nieprawidłowości: stworzenie bezpiecznych i anonimowych kanałów komunikacji, które umożliwiają pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości. Praktyka ta jest niezbędna dla utrzymania wysokich standardów etycznych i przeciwdziałania potencjalnym naruszeniom;
• reakcja na incydenty: szybka, skuteczna i adekwatna reakcja na wykryte naruszenia to klucz do ograniczenia ich negatywnych konsekwencji. Ważne jest, aby procedury obejmowały zarówno działania naprawcze, jak i prewencyjne, które minimalizują ryzyko powtórzenia się incydentu.

Wprowadzenie i rygorystyczne przestrzeganie skutecznych procedur compliance ma szeroko zakrojony wpływ na funkcjonowanie firmy. Zmiany te dotykają nie tylko operacyjnych aspektów działalności, ale także mają istotne konsekwencje dla kultury organizacyjnej, reputacji oraz długoterminowej rentowności przedsiębiorstwa.

Compliance a prawo

Trzeba pamiętać, że compliance nie ogranicza się do zgodności organizacji (np. spółki) z powszechnie obowiązującym prawem. Prawidłowo wdrożony system compliance powinien przewidywać zapewnienie zgodności także z zasadami ładu korporacyjnego, w tym z wewnętrznymi regulacjami organizacji. Dlatego przy wdrożeniu systemu compliance znacząco może pomóc współpracujący z organizacją prawnik (radca prawny lub adwokat). Praktyka pokazuje, że przede wszystkim duże przedsiębiorstwa rozgraniczają wewnętrzne struktury prawne i compliance, podkreślając w ten sposób odrębność compliance od typowego obszaru zaangażowania wewnętrznych prawników firmy.

Kultura organizacyjna

Skuteczny system compliance przyczynia się do budowania kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości, odpowiedzialności i etyce. Pracownicy, którzy są świadomi obowiązujących standardów i regulacji, są bardziej skłonni do podejmowania decyzji zgodnych z wartościami firmy. Compliance staje się wówczas fundamentem, na którym opiera się codzienna działalność przedsiębiorstwa, wzmacniając jednocześnie lojalność pracowników i ich identyfikację z firmą.

Redukcja ryzyka

Dobrze zaprojektowane procedury compliance pozwalają na identyfikację i zarządzanie ryzykiem na wczesnym etapie, co minimalizuje potencjalne zagrożenia. Przedsiębiorstwa, które skutecznie zarządzają ryzykiem compliance, są w stanie unikać kosztownych błędów, takich jak naruszenia przepisów prawa, które mogą prowadzić do kar finansowych, a także uszczerbku na reputacji. W ten sposób firma nie tylko chroni się przed sankcjami, ale także buduje odporność na przyszłe wyzwania.

Wzrost efektywności operacyjnej

Jasno określone i przestrzegane procedury compliance redukują chaos decyzyjny, zwiększając efektywność operacyjną. Pracownicy mają wyraźnie zdefiniowane role i obowiązki, co eliminuje nieporozumienia i usprawnia procesy biznesowe. Ponadto, systematyczna kontrola i audyt procedur pozwala na ciągłe doskonalenie procesów, co prowadzi do lepszego wykorzystania zasobów i redukcji kosztów operacyjnych.

Budowanie zaufania zewnętrznego

Firmy, które konsekwentnie przestrzegają standardów compliance, zyskują na wiarygodności w oczach klientów, inwestorów oraz partnerów biznesowych. Wysoki poziom zgodności z regulacjami prawnymi i standardami etycznymi staje się nie tylko dowodem na profesjonalizm firmy, ale także na jej odpowiedzialne podejście do działalności biznesowej. Tego rodzaju reputacja jest kluczowa dla nawiązywania i utrzymywania długoterminowych relacji biznesowych, które często przekładają się na zwiększenie obrotów i stabilność finansową.

Lepsza pozycja negocjacyjna

Przedsiębiorstwa, które mają silny system compliance, często zyskują lepszą pozycję w negocjacjach z partnerami biznesowymi oraz organami regulacyjnymi. Firmy te są postrzegane jako bardziej stabilne, odpowiedzialne i mniej ryzykowne, co może prowadzić do korzystniejszych warunków współpracy oraz niższych kosztów finansowania. W efekcie, compliance staje się strategiczną przewagą konkurencyjną, która może otworzyć nowe możliwości biznesowe.

Ochrona przed stratami finansowymi

Skuteczne zarządzanie zgodnością pozwala firmie uniknąć kosztownych procesów sądowych, kar finansowych oraz innych sankcji, które mogą wynikać z naruszenia przepisów prawa. Compliance zapewnia również ochronę przed niekorzystnymi skutkami utraty reputacji, która w dzisiejszych czasach, zwłaszcza w erze mediów społecznościowych, może szybko przełożyć się na straty finansowe. W dłuższej perspektywie, dobrze zarządzany system compliance może przynieść firmie znaczne oszczędności.

Wzrost innowacyjności

Compliance, choć kojarzone głównie z przestrzeganiem przepisów, może paradoksalnie sprzyjać innowacyjności. Firmy, które mają solidne fundamenty compliance, mogą skupić się na poszukiwaniu nowych rozwiązań i technologii, które nie tylko spełniają wymogi prawne, ale także przyczyniają się do zrównoważonego rozwoju. Compliance może stać się katalizatorem innowacyjności, zwłaszcza w branżach regulowanych, gdzie przestrzeganie norm jest kluczowe dla uzyskania przewagi konkurencyjnej.

Zwiększenie wartości rynkowej firmy

Coraz częściej inwestorzy i analitycy rynkowi zwracają uwagę na aspekty zgodności prawnej i etycznej przy ocenie wartości firm. Przedsiębiorstwa, które skutecznie wdrożyły systemy compliance, są postrzegane jako bardziej stabilne i przewidywalne, co przyciąga inwestorów. Compliance wpływa więc na wzrost wartości rynkowej firmy, co może mieć kluczowe znaczenie w kontekście planowanych fuzji, przejęć lub debiutu giełdowego.

Ułatwienie ekspansji na nowe rynki

Firmy, które przestrzegają międzynarodowych standardów compliance, mają łatwiejszy dostęp do rynków zagranicznych. Przestrzeganie globalnych norm i standardów otwiera drzwi do współpracy z międzynarodowymi partnerami, a także ułatwia pozyskiwanie nowych klientów. Dzięki temu przedsiębiorstwo może szybko i skutecznie rozszerzać swoją działalność, zdobywając nowe rynki i zwiększając swoją globalną obecność.

Podsumowanie

Każdy z powyższych aspektów ukazuje, że compliance to nie tylko zestaw formalności, ale dynamiczne narzędzie, które przekształca firmę, czyniąc ją bardziej efektywną, wiarygodną i konkurencyjną na współczesnym rynku. Compliance w działaniu to inwestycja w długoterminowy sukces, która przynosi realne i wymierne korzyści, zarówno w kontekście finansowym, jak i strategicznym.

dr Rafał R. Wasilewski – radca prawny
apl. radc. Maja M. Długosz