Sygnaliści w firmach - jak stworzyć skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości?

Przeczytaj także: Ustawa o sygnalistach - na co zwrócić uwagę przy jej wdrażaniu?

Zrozumienie roli sygnalistów

Sygnaliści (z ang. whistleblowers), czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości, pełnią kluczową rolę w identyfikacji i zapobieganiu różnego rodzaju nadużyciom w firmie. Mogą to być pracownicy, partnerzy biznesowi, a nawet klienci. Sygnaliści pomagają ujawnić działania niezgodne z prawem lub etyką. Do najpowszechniejszych obszarów nieprawidłowości raportowanych przez sygnalistów należą: korupcja, bezpieczeństwo produktów, ochrona konsumentów czy ochrona środowiska. Informacje przekazywane przez nich są często pierwszym krokiem do wykrycia i sprawnego naprawienia problemów, zanim przekształcą się one w poważne kryzysy, niejednokrotnie grożące poważnymi konsekwencjami prawnymi, finansowymi czy wizerunkowym przedsiębiorstwa.

Stworzenie polityki zgłaszania nieprawidłowości

Pierwszym krokiem w tworzeniu skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości jest opracowanie jasnej i kompleksowej polityki (procedury zgłoszeń wewnętrznych). Polityka ta powinna precyzyjnie określać, jakie działania są uważane za nieprawidłowości, jakie są procedury zgłaszania, oraz jakie prawa i obowiązki posiadają sygnaliści. Polityka ta musi być łatwo dostępna dla wszystkich pracowników i regularnie komunikowana, aby każdy był świadomy jej istnienia i znaczenia. Co ważne, wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych dla niektórych podmiotów jest obowiązkowe, a jej niewdrożenie zagrożone jest karą grzywny, jak wynika z art. 58 ustawy). Obowiązek ten dotyczy podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia). Tylko niektóre mniejsze podmioty muszą wdrożyć omawiane procedury, niezależnie od liczby pracowników. Pozostałe mniejsze podmioty mogą natomiast wdrożyć taką politykę.

Co ważne, procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo przewidywać możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Zapewnienie poufności i ochrony sygnalistów

Jednym z najważniejszych aspektów systemu zgłaszania nieprawidłowości jest zapewnienie sygnalistom poufności oraz ochrony przed wszelkimi formami represji (działań odwetowych). Wiele osób obawia się zgłaszania nieprawidłowości ze względu na potencjalne konsekwencje dla swojej kariery lub bezpieczeństwa. Aby temu zapobiec, firma powinna wprowadzić bezpieczne kanały komunikacji, takie jak dedykowane linie telefoniczne, skrzynki e-mail czy specjalne platformy online. Przepisy ustawy przewidują natomiast, że minimalnym wymogiem jest tryb zgłoszeń ustnych lub pisemnych. Zgłoszenia mogą być także anonimowe, a procedury zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać informacje o trybie postępowania z takimi anonimowymi zgłoszeniami naruszeń.

Bezpieczne i poufne kanały zgłaszania

Ustawa o ochronie sygnalistów, w ślad za przepisami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40), nakłada obowiązek, aby kanały zgłaszania były bezpieczne i poufne. Oznacza to, że jedynie wyznaczone osoby, które są do tego upoważnione, mogą mieć dostęp do zgłoszeń. Poufność danych sygnalisty oraz wszystkich osób objętych zgłoszeniem musi być utrzymana przez cały czas trwania procesu. Korzystanie z dedykowanej platformy cyfrowej może także umożliwić bezpieczną, dwukierunkową komunikację z sygnalistą, co jest kluczowe dla efektywnego rozwiązania problemu.

Zgodność z GDPR/RODO

System zgłaszania nieprawidłowości musi być również zgodny z przepisami GDPR/RODO, które dotyczą przetwarzania danych osobowych. Wszystkie informacje zawarte w zgłoszeniu muszą być odpowiednio chronione. Po wyroku TSUE z dnia 16 lipca 2020 r. w sprawie C-311/18 (Schrems II), europejskie firmy nie mogą już korzystać z porozumienia Privacy Shield przy przekazywaniu danych osobowych do Stanów Zjednoczonych. Z tego powodu ważne jest, aby wybrać dostawcę systemu zgłaszania nieprawidłowości, który przechowuje dane na serwerach znajdujących się w UE/EOG. Korzystanie z aplikacji zlokalizowanej poza tym terytorium może wzmagać ryzyko naruszenia przez przedsiębiorcę przepisów o ochronie danych osobowych. Tym samym, chcąc dobrze, firma może sprowadzić na siebie inne kłopoty, w tym narazić się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Edukacja i szkolenia

Pracownicy muszą być świadomi istnienia systemu zgłaszania nieprawidłowości. Przepisy wskazują, że procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Aby polityka ta nie miała charakteru pozornego, a rzeczywiście stanowiła skuteczny instrument identyfikowania zjawisk niepożądanych, warto podjąć w firmie odpowiednie działania edukacyjne. Regularne szkolenia i kampanie informacyjne pomogą zwiększyć świadomość na temat procedur zgłaszania i podkreślić, że firma traktuje kwestie etyki i zgodności z przepisami bardzo poważnie. Szkolenia mogą obejmować warsztaty, seminaria, e-learning oraz dostęp do materiałów edukacyjnych. Interesujące, że polityka może regulować funkcjonowanie w przedsiębiorstwie systemu zachęt do korzystania z niej, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Niezależność i bezstronność

Ważne jest, aby system zgłaszania nieprawidłowości był zarządzany przez niezależną i bezstronną jednostkę w firmie, taką jak dział audytu wewnętrznego lub compliance. Dzięki temu sygnaliści będą mieli pewność, że ich zgłoszenia są traktowane poważnie i bezstronnie. Niezależność jednostki odpowiedzialnej za system zgłaszania nieprawidłowości jest kluczowa dla zachowania jej wiarygodności i skuteczności. Powinna ona mieć również odpowiednie zasoby i uprawnienia do przeprowadzania dokładnych i niezależnych dochodzeń.

Szybka i efektywna reakcja

Każde zgłoszenie powinno być szybko i dokładnie zbadane. Firma musi mieć jasno określone procedury postępowania w przypadku zgłoszenia nieprawidłowości, w tym proces zbierania dowodów, przeprowadzania wywiadów i podejmowania działań naprawczych. Szybka reakcja nie tylko pomaga rozwiązać problem, ale także buduje zaufanie do systemu. Ważne jest również, aby informować sygnalistę o postępach w sprawie i wynikach podjętych działań, o ile jest to możliwe bez naruszania zasad poufności. Ważne jest, aby system zgłaszania nieprawidłowości był łatwy w obsłudze dla osób, które będą przyjmować zgłoszenia, zarządzać nimi i podejmować działania następcze. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości powinna otrzymać potwierdzenie w ciągu 7 dni, a informację zwrotną dotyczącą sprawy i potencjalnych środków w ciągu trzech miesięcy (oczywiście wtedy, gdy sygnalista podał adres do przekazania informacji zwrotnej). Dochowanie tych terminów jest kluczowe dla utrzymania zaufania do systemu i zapewnienia, że zgłoszenia są traktowane poważnie.

Regularne przeglądy i audyty

System zgłaszania nieprawidłowości powinien być regularnie przeglądany i audytowany, aby upewnić się, że działa efektywnie i zgodnie z przepisami. Jakkolwiek przepisy ustanawiają bezwzględny obowiązek ewaluacji w stosunku do systemu zgłoszeń zewnętrznych (art. 49 ustawy o ochronie sygnalistów), odpowiednie procedury powinno się przewidzieć dla procedury wewnętrznej firmy. Regularne audyty pomagają również zidentyfikować obszary do poprawy i wdrożyć odpowiednie zmiany. Przeglądy mogą obejmować analizę statystyk zgłoszeń, ocenę skuteczności działań naprawczych oraz badanie satysfakcji pracowników z systemu. Warto zbierać feedback od sygnalistów i pracowników, analizować trendy w zgłoszeniach oraz monitorować skuteczność podejmowanych działań. Na podstawie zebranych danych i wniosków, firma może wprowadzać usprawnienia, które zwiększą efektywność i zaufanie do systemu. Analiza powinna obejmować zarówno aspekty operacyjne, jak i kulturowe, aby system był nie tylko funkcjonalny, ale także odpowiednio zakorzeniony w kulturze organizacyjnej. Wszelkie wnioski z przeglądów powinny być wykorzystywane do ciągłego doskonalenia systemu.

Komunikacja, kultura otwartości i zaufania

Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości opiera się na kulturze otwartości i zaufania. Firma powinna promować wartości takie jak uczciwość, odpowiedzialność i etyka w codziennej działalności. Menedżerowie i liderzy powinni dawać przykład, przestrzegając najwyższych standardów etycznych i wspierając pracowników w zgłaszaniu nieprawidłowości. Ważne jest również, aby regularnie podkreślać znaczenie zgłaszania nieprawidłowości jako elementu odpowiedzialności zawodowej i społecznej. Warto, aby firma komunikowała pracownikom wyniki działań podejmowanych w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości. Może to obejmować raporty roczne lub kwartalne, które podsumowują liczbę zgłoszeń, rodzaje zgłoszonych nieprawidłowości oraz podjęte działania. Przejrzysta komunikacja pomaga budować zaufanie wśród pracowników i pokazuje, że przedsiębiorca traktuje zgłoszenia poważnie. Raporty mogą być publikowane na wewnętrznych portalach, wysyłane w formie newsletterów lub prezentowane podczas spotkań firmowych.

Wsparcie prawne i psychologiczne

Aby wewnętrzny system zgłoszeń działał prawidłowo i spełniał swoją funkcję także z korzyścią dla firmy, warto zapewnić pracownikom odpowiednie wsparcie prawne. Przecież nie każdy pracownik czy inny potencjalny sygnalista ma na tyle głęboką wiedzę prawną, aby mieć świadomość, że jakieś zjawiska w firmie mogą być nieprawidłowe. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może wskazywać przykłady naruszenia, które kwalifikują się do zgłoszeń. Jak wynika z przepisów, dokument ten może zawierać również wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności firmy, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji.

Aby uświadomić potencjalnych sygnalistów o rodzajach i obszarach zagrożeń naruszeniami, można zorganizować odpowiednie działania edukacyjne oraz wprowadzić możliwość konsultacji w celu wyjaśnienia, czy dane działanie może być uznane za nieprawidłowe. Zgłaszanie nieprawidłowości może być stresujące i emocjonalnie obciążające dla sygnalistów. Firma może zatem zapewnić dostęp do wsparcia psychologicznego dla osób zgłaszających nieprawidłowości. Takie wsparcie pomaga sygnalistom przejść przez proces zgłaszania z mniejszym stresem i większym poczuciem bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Stworzenie skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości w firmie to proces wieloetapowy, wymagający zaangażowania całej organizacji. Kluczowe jest zapewnienie poufności i ochrony sygnalistów, edukacja pracowników oraz szybka i efektywna reakcja na zgłoszenia. System musi być zgodny z przepisami GDPR/RODO oraz zapewniać poufność i bezpieczeństwo danych. Regularne przeglądy i audyty, komunikacja wyników oraz wsparcie prawne i psychologiczne dla sygnalistów są niezbędne dla skutecznego funkcjonowania systemu. Promowanie kultury otwartości i zaufania w firmie sprawia, że zgłaszanie nieprawidłowości staje się integralnym elementem odpowiedzialności zawodowej i społecznej. Dzięki odpowiednio wdrożonemu systemowi zgłaszania nieprawidłowości, firma może skutecznie zarządzać ryzykiem, poprawić swoją reputację oraz zapewnić zgodność z przepisami i standardami etycznymi.

dr Rafał R. Wasilewski, radca prawny
Maja M. Długosz, aplikantka radcowska