Dyrektywa o jawności wynagrodzeń. Czy rzeczywiście jest czas do 2026 r.?

Przeczytaj także: Dyrektywa o jawności wynagrodzeń - nowe obowiązki firm

Dyrektywa nr 2023/970 Parlamentu Europejskiego w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, potocznie określana, jako dyrektywa o jawności wynagrodzeń i równouprawnieniu, ma na celu docelowo zamknięcie luki płacowej.

Według danych Eurostatu za 2021 rok, średnia różnica w wynagrodzeniach brutto między kobietami a mężczyznami w Polsce wynosiła około 8.5 proc. Z raportu GUS z 2020 r. widać też różnice pod względem stanowisk - na stanowiskach kierowniczych kobiety zarabiały średnio o 21.8 proc. mniej niż mężczyźni, a na stanowiskach specjalistycznych różnica ta wynosiła 17.7 proc. Te statystyki pokazują, że mimo pewnych postępów, luka płacowa w Polsce nadal jest istotnym problemem.

Oprócz zniwelowania luki płacowej, zadaniem dyrektywy jest zapewnienie większej przejrzystości i jawności w zakresie wynagrodzeń dla wszystkich pracowników, niezależnie od płci. Zgodnie z postanowieniami dyrektywy, pracodawcy będą zobligowani m.in. do publicznego udostępniania danych o różnicach w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn oraz wskazywania początkowego poziomu wynagrodzenia czy widełek płacowych już na etapie rekrutacji.

I chociaż państwa członkowskie UE mają czas do 7 czerwca 2026 r. na wprowadzenie do krajowego porządku prawnego przepisów dyrektywy, to pracodawcy nie powinni jednak czekać do ostatniej chwili, co najmniej z dwóch powodów: ilości zadań, jakie trzeba wykonać, aby dostosować procesy HR i praktyki stosowane w organizacji do nowych wymogów oraz ze względu na wizerunek firmy.

Pracodawcy będą musieli m.in. sprawdzić, które z obowiązków wynikających z dyrektywy wymagają wdrożenia, a które firma ma już uwzględnione w swoich procesach, określić potencjalne ryzyka i skutki niezgodności, przeanalizować politykę wartościowania stanowisk, praktyki zarządzania wynagrodzeniami. W proces będą zaangażowane nie tylko działy HR, ale kadra zarządzająca i dział IT. To złożone i czasochłonne przedsięwzięcie. – podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.

LIKWIDACJA LUKI PŁACOWEJ – JAKIE KROKI POWINNI PODJĄĆ PRACOWDAWCY?

Proces wdrażania nowych regulacji może być skomplikowany, zwłaszcza w dużych organizacjach, które muszą przeanalizować i zaktualizować liczne procedury oraz systemy płacowe. Wczesne rozpoczęcie prac nad tymi zmianami pozwoli na płynne i stopniowe przeprowadzenie całego procesu, minimalizując ryzyko popełnienia błędów i napięć związanych z pośpiechem. Pracodawcy będą musieli podjąć szereg złożonych i strategicznych działań, m.in.:

1) Przegląd i analiza obecnych struktur wynagrodzeń: działy HR muszą dokładnie przeanalizować aktualne systemy wynagrodzeń, aby zidentyfikować wszelkie nieprawidłowości i nierówności płacowe. Niezbędne będzie zgromadzenie i przeanalizowanie danych dotyczących wynagrodzeń, premii, ale też i innych świadczeń, np. korzyści pieniężnych lub rzeczowych, które pracownik dostaje bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy w związku ze świadczeniem pracy.

2) Wdrożenie systemów raportowania: należy opracować i wdrożyć systemy do regularnego raportowania danych płacowych, które będą zgodne z wymogami dyrektywy. To obejmuje zarówno techniczne aspekty, jak i procedury gromadzenia i analizowania danych.

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 150 pracowników będą zobowiązani do przygotowania i przekazania pierwszych dostępnych publicznie raportów płacowych do 7 czerwca 2027 r. Jeśli zatrudniamy od 100 do 149 pracowników, pierwszy raport trzeba złożyć do 7 czerwca 2031 r. Częstotliwość raportowania także zależna będzie od liczby pracowników. W przypadku pracodawców zatrudniających 250 osób i więcej raporty będą składane każdego roku. Przy zatrudnieniu od 100 do 249 pracowników takie raporty trzeba będzie składać co trzy lata. – mówi Dominika Domiańska-Drzazga.

3) Szkolenia i edukacja: konieczne jest przeprowadzenie szkoleń dla menedżerów i pracowników, aby zrozumieli nowe regulacje, ich znaczenie i sposób implementacji. Edukacja powinna obejmować tematy związane z równością płci, transparentnością i uczciwością wynagrodzeń.

4) Komunikacja wewnętrzna: opracowanie strategii komunikacji, która klarownie przedstawi zmiany wszystkim pracownikom. Transparentność procesu oraz otwarte i uczciwe przekazywanie informacji jest kluczowe dla akceptacji i zrozumienia nowych zasad.

5) Aktualizacja polityk i procedur: działy HR muszą zaktualizować istniejące polityki wynagrodzeń, regulaminy wewnętrzne oraz inne procedury związane z wynagrodzeniami, aby były one zgodne z nowymi wymogami dyrektywy.

Najistotniejsza i najtrudniejsza do wprowadzenia w praktyce może okazać się odpowiednia polityka płacowa – jej prawidłowe wdrożenie lub modyfikacją będą niezbędne, jeżeli pracodawca chce przestrzegać przepisów prawa. W przedsiębiorstwach, w których ten temat był do tej pory zaniedbywany, takie czynności mogą wiązać się z dużymi nakładami pracy oraz wzrostem kosztów zatrudnienia. - podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga.

6) Wdrożenie narzędzi IT: wdrożenie odpowiednich narzędzi i systemów IT, które wspierają gromadzenie, analizowanie i raportowanie danych płacowych. Systemy te powinny być również dostosowane do zapewnienia ochrony danych osobowych.

7) Monitoring i audyt: opracowanie mechanizmów regularnego monitorowania i audytowania praktyk płacowych w celu zapewnienia ich zgodności z dyrektywą oraz ciągłego doskonalenia procesów. Regularne przeglądy pomogą w szybkim identyfikowaniu i korygowaniu ewentualnych nieprawidłowości.

8) Współpraca z partnerami społecznymi: włączenie związków zawodowych i innych partnerów społecznych w proces implementacji nowych regulacji. Współpraca ta może przyczynić się do lepszego zrozumienia potrzeb pracowników oraz efektywniejszego wdrożenia zmian.

JAWNOŚĆ WYNAGRODZEŃ PRZYCIĄGNIE KANDYDATÓW DO PRACY

Dla wielu osób jawność wynagrodzeń stanowi dowód na uczciwość i etyczność firmy, co może znacząco wpływać na ich decyzję o przyjęciu oferty pracy. Dotyczy to zwłaszcza pracowników z pokolenia Z, dla których doświadczenie w procesie rekrutacji, tzw. candidate experience, transparentność oraz uczciwość są ważne i często decydują o ich zainteresowaniu daną firmą. Pracodawcy, którzy chcą pozyskać talenty z młodego pokolenia, powinni jak najszybciej wdrożyć zapisy dyrektywy o jawności wynagrodzeń
i równouprawnieniu w swojej firmie.

Wcześniejsze wprowadzenie jawności wynagrodzeń może przyczynić się do poprawy wizerunku firmy na rynku pracy. Przedsiębiorstwa, które pokażą się jako liderzy w dziedzinie równości płac, będą atrakcyjniejsze dla potencjalnych pracowników, szczególnie z pokolenia Z, które ceni sobie transparentność i sprawiedliwość społeczną. - twierdzi Dominika Domiańska-Drzazga, ekspertka Trenkwalder Polska.

Pracownicy z pokolenia Z cenią też swój czas i szybkość komunikacji. Poznanie proponowanego przez pracodawcę wynagrodzenia na ostatnim etapie rekrutacji uznają za brak szacunku dla ich czasu. Według przepisów nowej dyrektywy, pracodawca będzie zobligowany do przekazania kandydatowi do pracy informację o tym, jaki jest początkowy poziom wynagrodzenia na danym stanowisku pracy lub podania przedziału tego wynagrodzenia już na początkowym etapie rekrutacji.

Będzie można to zrobić bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę lub najpóźniej przed spotkaniem rekrutacyjnym, np. telefonicznie lub e-mailowo. W drugim przypadku pracodawca nadal będzie mógł ograniczać krąg osób, które uzyskają informacje o realnym wynagrodzeniu na oferowanym stanowisku pracy tylko do osób, które zakwalifikują się na rozmowę rekrutacyjną. – mówi Dominika Domiańska-Drzazga. - Potencjalny pracodawca musi ustalić wysokość proponowanego wynagrodzenia, bazując na kryteriach, które są obiektywne i neutralne pod względem płci. – dodaje Dominika Domiańska-Drzazga.

Co istotne, w ogłoszeniach o wolnych stanowiskach pracy, jak i w nazwach stanowisk pracy niezbędne będzie stosowanie neutralnych płciowo określeń. Sam proces rekrutacji i selekcji musi przebiegać w sposób niedyskryminacyjny, aby nie podważać prawa do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości. W praktyce, w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, nazwy zawodu lub stanowiska pracy, zachowanie tych wymogów będzie mogło rodzić pewne problemy lub wątpliwości, np. natury językowej.

MINIMALIZACJA RYZYKA KAR I KONSEKWENCJI PRAWNYCH

Wcześniejsze dostosowanie się do nowych regulacji pozwala uniknąć ryzyka kar i konsekwencji prawnych związanych z naruszeniem przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń. Brak uzasadnienia różnic w wynagrodzeniach między płciami osób wykonujących pracę takiej samej wartości przy użyciu obiektywnych kryteriów, bądź niepodjęcie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieuzasadnionych dysproporcji, może grozić:

• sankcjami finansowymi: te mogą obejmować nie tylko grzywny, ale i wykluczenie z otrzymania publicznych dotacji czy korzystania z ulg finansowych lub kredytowych,
• odszkodowaniami lub zadośćuczynieniami: pracownicy doznający dyskryminacji płacowej ze względu na płeć mają prawo do dochodzenia odszkodowania przed sądem. Wysokość odszkodowania ma nie tylko rekompensować straty, ale również odstraszać od przyszłych naruszeń. Odszkodowanie lub zadośćuczynienie nie mogą być limitowane z góry prawem krajowym. To na pracodawcy będzie ciążył ciężar dowodu, co oznacza, że w toku postępowania przed sądem to pracodawca będzie musiał udowodnić, że zastosowane przez niego kryteria nie były sprzeczne z p/rzepisami prawa.

Wcześniejsze dostosowanie polityki płacowej przez pracodawców niż wymagają tego przepisy dyrektywy UE o jawności wynagrodzeń i równouprawnieniu może przynieść korzyści w postaci zwiększonej konkurencyjności na rynku pracy, minimalizacji ryzyka prawno-finansowego, poprawy zaufania pracowników, redukcji napięć wewnątrzfirmowych oraz wzrostu reputacji przedsiębiorstwa jako etycznego i odpowiedzialnego pracodawcy. Nie warto, więc czekać na przysłowiowy ostatni dzwonek.