Ustawa o ochronie sygnalistów a obowiązki pracodawcy

Przeczytaj także: Sygnaliści w firmie - co należy wiedzieć o procedurach i jak je wdrożyć

W marcu br. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się nowy projekt ustawy, który ma na celu wprowadzenie w Polsce przepisów Dyrektywy 2019/1937 dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Mimo że termin na implementację dyrektywy minął ponad dwa lata temu, a Polska pozostaje jednym z dwóch ostatnich krajów, które jeszcze jej nie wdrożyły, dokument ten wciąż jest poddawany istotnym modyfikacjom.

Dotychczasowy zakres naruszeń obejmował nie tylko unijne akty prawne czy ustawy implementujące, ale również krajowe regulacje. Ustawa będzie także dotyczyć zgłaszania naruszeń prawa w obszarach takich jak: prawa człowieka, handel ludźmi, korupcja i prawo pracy. Jednocześnie korekty te wydają się być zgodne z unijnymi regulacjami dotyczącymi ESG – komentuje Sylwia Czerwińska, Kierownik ds. Compliance w Geis PL.

Zgodnie z projektem procedurę będą wdrażać firmy zatrudniające na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku co najmniej 50 osób. Rodzaj umowy nie ma w tym przypadku znaczenia.

Ochrona sygnalistów ma obowiązywać w sektorach prywatnym i publicznym, co może mieć szczególne znaczenie dla TSL, działającego często na ich styku. Branżę obowiązuje wiele przepisów począwszy od norm bezpieczeństwa podczas transportu, aż po uregulowania finansowe. Sygnaliści, pełniący funkcję etycznych strażników, pełnią istotną rolę w zapewnieniu przestrzegania tych wytycznych. W przypadku wykrycia nieprawidłowości czy nielegalnych praktyk, będą mogli bez obaw zgłosić ten fakt do odpowiedniego organu. W segmencie rynku, w którym bezpieczeństwo jest priorytetem, transparentna komunikacja i możliwość swobodnego zgłaszania uwag są kluczowe dla utrzymania wysokich standardów i uczciwych praktyk – dodaje Sylwia Czerwińska.

Przepisy dla pracodawców mają obowiązywać po trzech miesiącach od dnia publikacji ustawy w Dzienniku Ustaw oraz po sześciu miesiącach od tej daty dla podmiotów odpowiedzialnych za zgłoszenia zewnętrzne.

Jakie obowiązki ustawa nakłada na polskich pracodawców?

W świetle nowych zasad pracodawcy przede wszystkim muszą zapewnić ochronę osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi. Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego kanału do dokonywania zgłoszeń w przedsiębiorstwie, np. założenie do tego celu skrzynki poczty elektronicznej lub skorzystanie z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku. Ustawodawca zaleca w tym przypadku, aby nie ograniczać się do jednej formy kontaktu. Najważniejsze, żeby kanały te zapewniały poufność zgłoszeń i uniemożliwiały dostęp nieupoważnionym osobom. Warto podkreślić, że dbanie o kwestie odpowiednich relacji między pracodawcą a pracownikami to działania wpisujące się w podstawowe założenia społecznej odpowiedzialności biznesu, tak ważnej dla naszej firmy. W Geis PL wprowadziliśmy procedurę zgłaszania nieprawidłowości już ponad dwa lata temu, dzięki czemu możemy efektywnie budować kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu, uczciwości i odpowiedzialności - mówi Sylwia Czerwińska.

Kolejnym krokiem dla przedsiębiorców jest wyznaczenie neutralnej osoby lub zespołu do przyjmowania i reagowania na zgłoszenia. Można w tym celu skorzystać z pomocy specjalisty ds. compliance lub powierzyć te obowiązki wybranym pracownikom z kadry.

Po ustaleniu podstawowych zasad działania systemu zgłoszeń i mechanizmów ochronnych, przedsiębiorca powinien spisać je w formie regulaminu lub procedury. Dokument ten należy skonsultować z organizacją związkową lub z przedstawicielem pracowników. Nowe zasady powinny wejść w życie po dwóch tygodniach od ich udostępnienia w firmie.

Pracodawca musi również prowadzić rejestr zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów i przechowywać dane w nim zawarte przez pięć lat od daty zawiadomienia.

Aby zapewnić odpowiedzialne funkcjonowanie procedury, należy przeszkolić osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń oraz pracowników firmy, czyli potencjalnych sygnalistów. Szkolenie lub pakiety informacyjne do samodzielnego przyswojenia powinny zawierać omówienie zasad korzystania z dostępnych kanałów zgłoszeń.

Warto zauważyć, że jeśli przedsiębiorstwo jest częścią grupy kapitałowej, procedura może być objęta polityką przeznaczoną dla całej grupy. Firmy działające w ramach prawa polskiego muszą jednak upewnić się, że ogólne zasady grupy są zgodne z polskimi przepisami prawnymi.

Za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, dokonywanie działań odwetowych wobec sygnalisty, naruszenie poufności tożsamości sygnalisty czy brak ustanowienia odpowiedniej procedury wewnętrznej, ustawodawca przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 3 lat.

Chociaż nie ma jednoznacznej deklaracji co do terminu wejścia w życie nowych przepisów, warto już teraz zająć się przygotowaniem procedury wewnętrznej. Rzetelne wdrożenie obowiązków wynikających z ustawy przez pracodawcę pozwoli nie tylko uniknąć ewentualnych sankcji, ale przede wszystkim umożliwi skuteczną identyfikację zagrożeń dla organizacji, szybkie wykrywanie nieprawidłowości oraz minimalizowanie strat wynikających z naruszenia prawa.