Umowa przewozu pisemna czy mailowa? Która lepiej zabezpieczy interesy firmy?

Przeczytaj także: Kara umowna za termin FIX sprzeczna z konwencją CMR

Formy zleceń transportowych

Umowę przewozu można zawrzeć w kilku formach różniących się nośnikiem, sposobem złożenia oświadczenia oraz miejscem, w którym została zawarta. Niezależnie jednak od rodzaju, każda z form jest wiążąca dla obu stron – wskazuje Maurycy Kieruj, prawnik w TC Kancelarii Prawnej.

Zlecenie w formie pisemnej może być napisane i podpisane odręcznie bądź wydrukowane, ale podpisane własnoręcznie przez obie strony i wymienione między nimi. Z kolei zlecenie w formie elektronicznej można zrównać z formą pisemną, o ile zostało zawarte przy użyciu podpisu z kwalifikowanym certyfikatem.

Zlecenie w formie dokumentowej to natomiast zlecenie podpisane własnoręcznie, ale wysłane tylko w formie skanu, zawarte w treści maila, na giełdzie transportowej, poprzez sms lub podczas wideorozmowy. Zlecenie w formie ustnej, na przykład zawarte podczas rozmowy telefonicznej, może oznaczać istotne problemy dowodowe, aby wykazać fakt jego zawarcia czy jego postanowienia.

Jeśli pisemnie, to nie mailem

Zlecenie podpisane własnoręcznie, ale wysłane drugiej stronie skanem, tylko pozornie ma formę pisemną. Każda ze stron otrzymuje plik z umową, ale kluczowy jest podpis na zleceniu i jego autentyczność.

Skan zawiera graficzne odwzorowanie podpisu, a nie jego oryginał, więc do zawarcia umowy nie dochodzi w formie pisemnej, a dokumentowej – tłumaczy Maurycy Kieruj – Z formą pisemną mielibyśmy do czynienia, gdyby strony przesłały podpisany druk umowy między sobą pocztą tradycyjną.

Zlecenie mailowe? Zawsze ze skanem

Zawarcie zlecenia przewozowego w formie skanu (zdjęcia) podpisanego formularza umowy i przesłanie go mailem jest bezpieczniejsze, niż przesłanie zlecenia w treści maila. Wynika to z faktu, że komunikacja mailowa nie zawsze pozwala wskazać w sposób jednoznaczny, kto zawiera umowę. Mowa, na przykład, o sytuacji, gdy wymiana wiadomości odbywa się za pośrednictwem ogólnego adresu firmowego. Adres mailowy może też być zarejestrowany na zupełnie inny podmiot.

Skan umowy zawiera dane osoby, która ją podpisała. W razie sporu graficzne odwzorowanie podpisu na skanie można wykorzystać w sądzie do porównania z charakterem pisma osoby zidentyfikowanej jako podpisujący. Maurycy Kieruj zwraca także uwagę, że zawarcie umowy poprzez skan i przesłanie go mailem ma również inna istotną przewagę nad zleceniem w treści maila.

Umowa tego rodzaju z reguły jest zawierana na formularzu wygenerowanym przez stronę i uwzględnia szereg postanowień dodatkowych, na których jej zależy. Zlecenia przewozu zawarte w treści maila najczęściej ograniczają się do niezbędnych elementów umowy przewozu, czyli trasy (miejsca załadunku i rozładunku), wynagrodzenia przewoźnika i określenia przesyłki – mówi ekspert TC Kancelarii Prawnej.

Formalnie - czyli bezpiecznie

Przedsiębiorca, który chce zabezpieczyć swoje interesy, powinien nalegać na zawarcie zlecenia transportowego w sposób formalny, który umożliwia jasną identyfikację stron i zawiera szczegółowy opis zasad współpracy. Najlepszym wyborem będzie dokument spełniający kryteria umowy pisemnej lub mail z jego skanem, koniecznie opatrzony podpisami obu stron.