Współpraca z freelancerem. Rozliczanie umów o dzieło i zlecenia w pracy zdalnej

Przeczytaj także: Współpraca z freelancerami - jakie korzyści finansowe dla firmy?

Współpraca z freelancerem niesie ze sobą dużo zalet, dlatego coraz chętniej decydują się na nią przedsiębiorcy, którym brakuje rąk do pracy, a nie chcą kłopotać się przeprowadzaniem rekrutacji. Warto jednak wiedzieć, że podwykonawca nie musi posiadać własnej działalności gospodarczej, a obowiązujące prawo nie mówi jednoznacznie, kiedy powinien ją założyć. Freelancerzy mogą nawiązywać współpracę z przedsiębiorcami poprzez umowę o dzieło i umowę zlecenie. Inną możliwością, z której chętnie korzystają są dedykowane niezależnym specjalistom platformy.

Umowa o dzieło: co warto wiedzieć?

Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, którą mogą zawrzeć ze sobą osoba fizyczna (freelancer) oraz firma (zleceniodawca). Jest to najbardziej popularna forma współpracy wśród niezależnych specjalistów, którzy nie prowadzą działalności. Dotyczy prac, w wyniku których powstaje zupełnie nowe dzieło np. aplikacja, paczka tekstów, logotyp czy grafiki do postów na social media. W umowie o dzieło zleceniodawca płaci tylko tyle, ile wynosi wynagrodzenie freelancera za wykonaną pracę, bez dodatkowych kosztów. Podwykonawca z kolei płaci tylko zaliczkę na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego, ponieważ w przeciwieństwie do umowy zlecenia, umowa o dzieło nie jest ozusowana.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy wadą takiego rozliczenia jest to, że wymaga ono odrębnej pracy księgowości. Zleceniodawca musi zadbać o następujące kwestie:

• poprawne zakwalifikowanie pracy freelancera (dzieło czy zlecenie),
• rejestrację umowy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych,
• odprowadzenie za freelancera zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego,
• wysłanie podwykonawcy wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak PIT 11.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia to inaczej umowa starania bądź starannego wykonania. W tym wypadku freelancer jest wynagradzany za poświęcony czas, nawet jeśli rezultaty jego pracy – jak na przykład moderacja strony, bądź opieka nad profilem w mediach społecznościowych – okazały się nikłe.

Taki typ umowy zawiera się w przypadku, gdy freelancerzy np. nie dostają od zleceniodawcy listy rzeczy do zrobienia, ale umawiają się, że w ramach określonego czasu wykonają wszystko, co będzie w tym czasie potrzebne.

Umowa zlecenie jest rzadziej podpisywana z niezależnymi specjalistami, ponieważ w przeciwieństwie do umowy o dzieło łączy się z kosztami pracodawcy. Zleceniodawca musi opłacić za freelancera składki ZUS, jest to więc umowa – z jego punktu widzenia – bardziej skomplikowana i kosztowna. Natomiast ze strony wolnego strzelca umowa zlecenia oznacza opłacenie zaliczki na podatek dochodowy i obowiązkowej składki ubezpieczeniowej.

Rozliczenie za pomocą faktury bez działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy współpracujący z freelancerami nie zawsze chcą zawierać umowy o dzieło lub umowy zlecenia, ponieważ oznacza to dodatkową pracę dla księgowości, a czasem również dodatkowe koszty pracodawcy. Preferowaną przez zleceniodawców formą rozliczenia jest b2b (business to business, firma z firmą), czyli na podstawie faktury VAT lub rachunku, ponieważ to najprostsza do zaksięgowania i jednocześnie najtańsza forma transakcji.

Alternatywą, która umożliwia osobom fizycznym wystawianie faktur, nawet jeśli nie posiadają własnej działalności gospodarczej są dedykowane platformy. Takie narzędzia łączą zalety rozliczenia niezależnego specjalisty ze zleceniodawcą na zasadzie b2b, ale w przypadku freelancera – nie niosą ze sobą obowiązków takich jak prowadzenie księgowości lub odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne.

Zadatki i zaliczki w pracy zdalnej

Ważnym punktem w rozliczeniu współpracy z freelancerami są zadatki i zaliczki. Pełnią one rolę pewnego rodzaju gwaranta. Przyjmuje się, że wpłacona kwota to zabezpieczenie dla wykonawcy na poczet przyszłego wynagrodzenia, a jednocześnie potwierdzenie złożonego zamówienia ze strony zleceniodawcy.

• zadatek - jest opisany w polskim prawie, w art 394 kodeksu cywilnego, według niego to forma świadczenia pieniężnego, bądź rzeczowego, przekazywanego przez jedną ze stron w momencie zawarcia umowy. Przepisy mówią, że zadatek nie powinien przekraczać 20 proc. wartości jej przedmiotu. Kiedy umowa zostanie wykonana, zadatek ulega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. Natomiast w sytuacji niewykonania umowy strony nie mają obowiązku ustalania innego terminu lub zmiany warunków, które umożliwią jej wykonanie. W przypadku, gdy umowa nie dojdzie do skutku, a obie strony zdecydują się od niej odstąpić albo żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za zerwanie umowy – strona otrzymująca zadatek ma obowiązek zwrócić otrzymaną kwotę w tej samej wysokości. Jednak, gdy umowa nie została wykonana z winy zleceniobiorcy ma on obowiązek zwrócić go, a wpłacający może zażądać zwrotu podwójnej wysokości. Z kolei kiedy do zerwania umowy dochodzi z winy drugiej strony, zadatek nie podlega zwrotowi. Zadatek stanowi więc formę rekompensaty za utraconą korzyść.
• zaliczka – nie jest regulowana w osobnych przepisach, dlatego stosuje się do niej przepisy kodeksu cywilnego mówiące o umowach wzajemnych. Jest to rodzaj świadczenia pieniężnego, otrzymanego przez jedną ze stron przed zakończeniem umowy. Podobnie jak zadatek jest ona zaliczana na poczet wynagrodzenia, kiedy umowa dojdzie do skutku. Natomiast, w sytuacji, gdy obie strony zdecydują o odstąpieniu od umowy, zaliczkę również należy zwrócić. Nie stanowi ona zabezpieczenia ani nie daje rekompensaty w wypadku odstąpienia od zawartej umowy jej zerwania przez jedną ze stron.

Czy można połączyć umowę o dzieło z zaliczką lub zadatkiem?

Zazwyczaj zabezpieczenie w postaci zaliczek i zadatków stosuje się przy zamówieniach na znaczne kwoty, jednak postanowienia kodeksu cywilnego nie ograniczają ich użycia tylko do sprzedaży towarów.

Stosując zaliczkę lub zadatek w umowie o dzieło, bądź umowie zlecenia przedsiębiorcy mogą napotkać inną trudność. Ponieważ firmy zwykle rozliczają tego typu świadczenia na podstawie faktur zaliczkowych, jeśli freelancer nie posiada własnej działalności gospodarczej, musicie zdecydować się na zawarcie odpowiedniej umowy cywilnej.

Przedmiotem umowy o dzieło jest stworzenie nowego produktu o autorskim charakterze, bądź wykonanie określonej usługi. To znaczy, że umowa o dzieło nie może być użyta do rozliczenia wyłącznie zadatku lub zaliczki. Podobne ograniczenie dotyczy umowy zlecenia, której przedmiotem jest czas poświęcony na realizację zadania. W sytuacji, gdy chcemy wypłacić freelancerowi zaliczkę lub dać zadatek, powinniśmy skorzystać z umowy wzajemnej lub nienazwanej, aby uregulować płatność. Alternatywą dla takich działań są natomiast dedykowane platformy, które ułatwiają rozliczanie i chronią obydwie strony umowy.

Dla przedsiębiorcy współpraca z freelancerem posiadającym własną działalność gospodarczą, to zawsze najłatwiejsza sytuacja. Podwykonawca po prostu wystawia fakturę, a przedsiębiorca wrzuca ją sobie w koszty, co dodatkowo zmniejsza podatki. Jednak nie każdy freelancer prowadzi własną firmę, a alternatywą dla faktury jest umowa o dzieło, umowa zlecenie lub nawiązanie współpracy przez dedykowaną platformę.

Bartłomiej Król, Business Developement Manager w