Praca zdalna - jak wprowadzić ją w życie?

Przeczytaj także: Praca zdalna - najważniejsze zmiany od 7 kwietnia

Pracą zdalną jest – według Kodeksu pracy - praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być więc wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów).

Nowe przepisy definiują, że praca może być wykonywana w formie zdalnej zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak też tylko częściowo. Kodeks pracy wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:

• całkowita praca zdalna – wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym;
• częściowa, tzw. hybrydowa praca zdalna – wykonywana w części w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej;
• okazjonalna praca zdalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze ma być miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (to jest zaakceptowane przez niego). Co do zasady ma być to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę. Miejsce wykonywania pracy zdalnej zawsze musi być przy tym przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Oznacza to, iż ani pracodawca ani pracownik nie może narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej. Nie wyklucza to przy tym sytuacji, w której strony uzgodnią, iż praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę. Przepis natomiast nie dopuszcza całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (tj. bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą).

Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej mogą być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, np. w formie aneksu. Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Jest to wyjątek od regulacji zawartej w art. 29 § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którą zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa, czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

Wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:

• pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329), to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655, 1079 i 1116).

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku wyszczególnionych wyżej pracowników tylko wtedy, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku jest zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie także możliwe – podobnie jak przy obowiązującej pracy zdalnej – na polecenie pracodawcy (na podstawie art. 6719 § 3 KP). Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje jednak tylko w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Polecenie pracodawcy może więc zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas.

Ponadto, aby możliwe było w ogóle polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, pracownik musi złożyć – bezpośrednio przed wydaniem polecenia – oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej wymaga więc w pierwszej kolejności uzyskania od pracownika informacji, czy pracownik posiada odpowiednie warunki. Dopiero oświadczenie pracownika w tym przedmiocie umożliwi wydanie przez pracodawcę polecenia. Co istotne, sam pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie może jej weryfikować ani podważać.

Ponadto zasady wykonywania pracy zdalnej określić w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (wszystkimi zakładowymi organizacjami zawodowymi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych). Jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników) – zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w regulaminie.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać polecenie pracodawcy lub porozumienie zawarte z pracownikiem. Przepisy określają przy tym minimalną treść porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi), regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej.

Dodatkowo wprowadzono regulacje dotyczące tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, której wymiar pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która z uwagi na swój szczególny charakter została unormowana w sposób mniej sformalizowany i bardziej elastyczny. Większe znaczenia mają tu ustalenia stron co sposobu jej wykonywania. Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej może wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany jest jego wniosek). Co ważne, przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dotyczącego okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach). Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia takiego wniosku, jednak jego odmowa podlega ocenie w płaszczyźnie równego traktowania pracowników i ich niedyskryminacji.

Możliwość świadczenia pracy poza zakładem pracy w formie telepracy była już wcześniej uregulowana, jednak w sposób mniej elastyczny niż nowe przepisy – telepraca nie przewidywała bowiem częściowego trybu świadczenia pracy na odległość. W porównaniu do uregulowań dotyczących telepracy, brak jest obecnie wymogu świadczenia takiej pracy regularnie oraz konieczności przekazywania pracodawcy wyników pracy (na przykład za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej). Niektóre rozwiązania prawne zostały jednak wprost przejęte do nowych kodeksowych przepisów o pracy zdalnej – uznano bowiem za zasadne oparcie się na regulacjach, które mają już ugruntowaną praktykę.