Współpraca z freelancerem z Polski i zagranicy - o jakie kwestie warto zadbać?

Przeczytaj także: Współpraca z freelancerem. Rozliczanie umów o dzieło i zlecenia w pracy zdalnej

Programowanie, copywriting i grafika – to tylko niektóre z najpopularniejszych branż freelancingu, chętnie wybieranych przez przedsiębiorców. Współpraca z tzw. wolnym strzelcem jest bez wątpienia dobrym sposobem na odciążenie pracowników etatowych, którzy mogą skupić się na realizacji ważniejszych i bardziej dochodowych projektów. Choć początkowo, zatrudnienie freelancera może wydawać się skomplikowane, to dopełnienie kilku formalności może sprawić, że częściej będziemy korzystali z usług niezależnych specjalistów – zarówno z Polski, jak i z zagranicy.

Współpraca z freelancerem z Polski

Dla przedsiębiorców współpraca B2B w oparciu o rachunek lub fakturę jest znacznie bardziej korzystna niż zawieranie umów cywilnoprawnych. Główną zaletą takiego rozwiązania jest łatwiejsze rozliczenie usługi przez księgowych, którzy obsługują faktury bez naliczania dodatkowych kosztów. Jednak blisko połowa niezależnych specjalistów w Polsce nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, a obowiązujące przepisy nie definiują precyzyjnie, w którym momencie powinien on założyć firmę. Przy nawiązaniu współpracy z freelancerem z Polski powinniśmy mieć na uwadze poniższe kwestie:

1. Umowa ze zleceniobiorcą

   
   W sytuacji, gdy wolny strzelec nie posiada własnej działalności, mamy do wyboru zawiązanie z nim umowy o dzieło lub umowy zlecenie.
   
   

   Kliknij, aby powiekszyć

   fot. mat. prasowe

   Jak współpracować z freelancerem?

   W sytuacji, gdy wolny strzelec nie posiada własnej działalności, mamy do wyboru zawiązanie z nim umowy o dzieło lub umowy zlecenie.

   Kliknij, aby przejść do galerii (2)

   
   Umowa o dzieło jest najkorzystniejsza dla obu stron w przypadku zlecenia pojedynczej usługi np. paczki tekstów pod SEO czy stworzenia identyfikacji wizualnej. Sprawdzi się ona również, gdy w pracy freelancera ważniejszy jest efekt niż czas, jaki zajmuje jego wykonanie oraz gdy w wyniku pracy powstaje nowy utwór.
   
   Umowa o dzieło może zostać zawarta w dowolnej formie, również ustnie (wymagana jest obecność świadków), lub drogą elektroniczną. Nie jest obowiązkowe poświadczenie jej podpisami, wystarczy oświadczenie obu stron, że akceptują postanowienia umowy.
   
   Drugą opcją współpracy z wolnym strzelcem jest umowa zlecenie. Jest mniej popularna, gdyż zakłada pracę w określonych godzinach, a podstawą wynagrodzenia jest nie efekt, lecz przepracowany czas. Umowę zlecenie można zawiązać, w sytuacji, gdy praca ma charakter stały, np. moderacja profilu firmowego w mediach społecznościowych. Ważną kwestią, o której trzeba pamiętać, jest to, że przy tym typie umowy zleceniodawca jest zobowiązany do zapłaty składki na ubezpieczenie ZUS. Kolejnym utrudnieniem jest jej wysokość – zależna od tego, czy podwykonawca ma już tytuł do ubezpieczenia. Opłacamy pełne składki, w sytuacji, zawarcia umowy z:
   • freelancerem, który ukończył studia bądź studiuje, powyżej 26. roku życia,
   • freelancerem, którego nie obejmuje ubezpieczenie z tytułu umowy o pracę,
   • freelancerem, który nie posiada ubezpieczenia z tytułu innej umowy zlecenia na kwotę wyższą, bądź równą minimalnej płacy krajowej.

2. Druk zgłoszenia do ZUS

   
   W przypadku, gdy mamy do wykonania konkretną pracę, prawdopodobnie zawiążemy z freelancerem umowę o dzieło – a tę należy zgłosić do ZUS za pomocą formularza ZUS RUD. Jednak, zgłoszenie umowy o dzieło nie oznacza, że należy płacić od niej składki. To formalność, pozwalająca na szybką weryfikację, czy między stronami został zawarty odpowiedni dokument.
   
   

   Kliknij, aby powiekszyć

   fot. mat. prasowe

   Jak współpracować z freelancerem z zagranicy?

   Aby podjąć współpracę z freelancerem spoza Polski, musimy wiedzieć, na jakich podstawach prawnych działać. W tym celu należy zapoznać się z trzema kwestiami: rezydencją, podatkami i ubezpieczeniami.

   Kliknij, aby przejść do galerii (2)

   
   Jeżeli natomiast praca ma charakter stały, a my wynagradzamy freelancera nie za efekt, a za poświęcony czas będziemy zobligowani do odprowadzenia składki na ubezpieczenie. To oznacza dodatkowe druki: ZUS ZUA dla pełnej składki lub ZUS ZZA dla samej składki zdrowotnej.

3. PIT-11

   
   Jako zleceniodawca mamy obowiązek odprowadzić zaliczki na PIT od umów, jakie zostały zawarte z freelancerem, a także po podsumowaniu roku – wysłać mu PIT-11. Wspomniany formularz podsumowuje zaliczki odprowadzone w imieniu podwykonawcy na podatek dochodowy.

Współpraca z freelancerem z zagranicy

Freelancing to nie tylko współpraca z polskimi wykonawcami. W dobie powszechnego dostępu do technologii przedsiębiorcy bez problemów mogą korzystać z usług zagranicznych specjalistów w celu m.in. obsługi sklepu na zagranicznych platformach sprzedażowych, przeprowadzenia badań rynkowych, tłumaczeń czy konsultingu.

Aby podjąć współpracę z freelancerem spoza Polski, musimy wiedzieć, na jakich podstawach prawnych działać. W tym celu należy zapoznać się z trzema kwestiami: rezydencją, podatkami i ubezpieczeniami.

Gdzie mieszka i pracuje podwykonawca, czyli krótko o rezydencji podatkowej

Rezydencja podatkowa to informacja, gdzie na stałe mieszka, pracuje i płaci podatki nasz freelancer. To jedna z najważniejszych informacji, która wpływa na sposób rozliczenia dzieła.

W tej kwestii są dwie możliwości – podwykonawca jest obcokrajowcem i mieszka w Polsce, bądź mieszka w innym kraju. Co to oznacza w praktyce?

• Freelancer mieszka, pracuje i płaci podatki w Polsce – zawieramy z nim takie same umowy o dzieło lub zlecenia, jak z krajowym freelancerem,
• Freelancer z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru gospodarczego i Szwajcarii – automatycznie zyskuje dostęp do polskiego rynku pracy. Posiadają go też obywatele innych państw, którzy ukończyli w Polsce studia.
• Pozostali freelancerzy – potrzebują odrębnego pozwolenia na pracę.

W sytuacji, gdy zleceniobiorca posiada pozwolenie na pracę w Polsce, warto upewnić się, jakiego typu jest to dokument. Niektórzy pracownicy zagraniczni otrzymują pozwolenie na pracę u konkretnego pracodawcy, bez możliwości świadczenia dodatkowych usług innym podmiotom.

Jeśli freelancer mieszka za granicą, warto poprosić go o przedstawienie certyfikatu rezydencji podatkowej. Bez problemu otrzyma go w swoim urzędzie skarbowym. Wspomniany dokument jest istotny dla zleceniodawcy, gdyż wpływa na wysokość podatku dochodowego freelancera oraz nasze obowiązki.

Kwestie podatkowe

Dzięki istniejącym przepisom i umowom międzynarodowym przeciwdziałającym podwójnemu opodatkowaniu, freelancer zapłaci podatek dochodowy wyłącznie w jednym kraju – w Polsce lub miejscu zamieszkania.

Jeżeli podwykonawca przedstawi certyfikat rezydencji podatkowej, przedsiębiorca ma mniej obowiązków. W takiej sytuacji, wypłaca on freelancerowi wynagrodzenie brutto w oparciu o umowę o dzieło bądź zlecenia, bez odprowadzania podatku w Polsce. Następnie, do lutego kolejnego roku kalendarzowego wystawia dokumentu IFT1-R, będący odpowiednikiem formularza PIT-11. Freelancer jest zobligowany do samodzielnego rozliczenia ze swoim urzędem skarbowym według stawki, która go obowiązuje.

W sytuacji, gdy podwykonawca nie przedstawi nam certyfikatu rezydencji ani nie mieszka w Polsce, jesteśmy zobowiązani do odprowadzenia za podwykonawcę zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 20 proc. bez kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo na koniec roku jesteśmy zobowiązani do przesłania do urzędu skarbowego formularza PIT 8AR oraz wystawienia freelancerowi wspomnianego wcześniej dokumentu IFT1-R.

A co z ubezpieczeniem?

Umowa o dzieło nie jest ozusowana – z wyjątkiem sytuacji, gdy dokument jest zawarty z obecnym pracodawcą. Inaczej ta kwestia wygląda w przypadku umowy zlecenia.

Jeśli freelancer zagraniczny mieszka w Polsce i została z nim zawarta umowa zlecenie, jesteśmy zobligowani do odprowadzenia za niego składki ZUS. W zależności od tego, z jakich źródeł oraz jakiej wysokości dochody osiąga – będzie to pełna składka ubezpieczeniowa, bądź tylko składka zdrowotna. W przypadku podwykonawców, którzy mieszkają za granicą obowiązują przepisy Unii Europejskiej lub międzynarodowe umowy o ubezpieczeniu społecznym.

Freelancer może być ubezpieczony na podstawie przepisów wyłącznie jednego kraju, a decyzję o tym, gdzie odprowadzi składki i według jakich przepisów – podejmują instytucje odpowiadające za ubezpieczenia społeczne.

Ważną informacją jest to, że jako przedsiębiorca, zawierający umowę zlecenie z freelancerem zagranicznym, nie mieszkającym w Polsce, jesteśmy zobligowani do skontaktowania się z ZUS, aby indywidualnie rozpatrzyć jego przypadek.

Alternatywa dla zatrudnienia, czyli faktura bez działalności gospodarczej

Aby korzystać z usług freelancerów zarówno z Polski, jak i z zagranicy, a jednocześnie uniknąć zawiązywania z nimi umowy o dzieło bądź umowy zlecenie istnieje możliwość skorzystania z jednej z dedykowanych platform. Jest to zgodne z obowiązującym prawem, a wystawiony dokument można rozliczyć tak, jak wszystkie inne faktury od kontrahentów.

Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z freelancerami? Niezależny specjalista sprawdzi się, w sytuacji, gdy potrzebujemy wykwalifikowanego specjalisty do jednorazowego zadania bądź kogoś, kto uzupełni zespół tam, gdzie brakuje wam znajomości wąskiej niszy. Choć początkowo współpraca z freelancerami może wydawać się skomplikowana, zwłaszcza, gdy nie posiada on własnej działalności gospodarczej, to wystarczy zadbać zaledwie o kilka kwestii formalnych. W przypadku współpracy z podwykonawcą krajowym interesuje nas umowa – o dzieło lub zlecenie, zgłoszenie do ZUS oraz PIT-11. Natomiast przy współpracy z freelancerem zagranicznym, należy zwrócić uwagę na – podatki, ubezpieczenie oraz rezydencję, czyli miejsce, gdzie mieszka na stałe i pracuje.

Bartłomiej Król, Business Developement Manager w