Praca zdalna w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023

Przeczytaj także: Praca zdalna - nowe przepisy od 7 kwietnia

W efekcie jej wprowadzenia okazało się, że wiele prac, szczególnie tych o charakterze biurowym, może być równie skutecznie i efektywnie wykonywana zdalnie, np. z miejsca zamieszkania pracownika. To zaś spowodowało, że wielu przedsiębiorców przyjęło pracę zdalną lub hybrydową jako podstawowy model wykonywania pracy w swoich przedsiębiorstwach. Ewolucja praktyczna musiała w końcu doprowadzić do odpowiednich zmian prawnych, dostosowanych do aktualnych realiów rynku pracy. Tym sposobem doszło do nowelizacji przepisów kodeksu w pracy, którą uchylono w całości dawne przepisy dotyczące telepracy i zastąpiono je nowym rozdziałem zatytułowanym „Praca zdalna”. Co ważne, przepisy te stosuje się również w relacjach z pracownikami zatrudnionymi na innej podstawie niż umowa o pracę. Nowe przepisy wejdą w życie od dnia 7 kwietnia 2023 roku.

ISTOTA PRACY ZDALNEJ

Praca zdalna na gruncie znowelizowanego kodeksu pracy przewiduje całkowite lub częściowe wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Niekoniecznie miejscem świadczenia pracy musi być miejsce zamieszkania. Może to być każde miejsce poza dotychczasowym miejscem pracy, zwykle zakładem pracy lub siedzibą pracodawcy – tłumaczy mecenas Daniel Reck z Kancelarii Adwokackiej Duraj Reck i Partnerzy.

Istotne jest przy tym, że na stanowisku pracy zdalnej w ustalonym miejscu muszą być zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Zapewnienie takiego stanu rzeczy spoczywa na pracowniku, który przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej musi potwierdzić bezpieczne i higieniczne warunki pracy zdalnej odpowiednim oświadczeniem. Praca zdalna nie może być przy tym wprowadzona w odniesieniu do prac szczególnie niebezpiecznych, związanych ze szkodliwymi czynnikami chemicznymi, biologicznymi lub powodujących intensywne brudzenie.

Ustalenie wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy albo później (w trakcie zatrudnienia), zarówno z inicjatywy pracodawcy jak i na wniosek pracownika. Porozumienie zawarte w trakcie zatrudnienia nie jest zmianą warunków pracy wymagającą zachowania formy pisemnej, a każda stron może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków.

Znowelizowane przepisy wprowadzają także kategorie pracowników, których wniosek o przejście na pracę zdalną pracodawca jest obowiązany uwzględnić. Są to pracownicy – rodzice dzieci, pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracownicy sprawujący opiekę nad innym niepełnosprawnym członkiem najbliższej rodziny lub inną niepełnosprawną osobą, pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Z drugiej strony pracodawcy zostało przyznane prawo wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej, gdy jest to podyktowane nadzwyczajnymi okolicznościami. Polecenie może być wydane w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech dni po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy jest czasowo niemożliwe z powodu siły wyższej. Polecenie może być w każdym czasie cofnięte z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

JAK UREGULOWAĆ ZASADY PRACY ZDALNEJ?

Trzeba podkreślić, że poza szczególnymi kategoriami pracowników, w przypadku których uwzględnienie wniosku o pracę zdalną jest obowiązkowe, pracodawca ma pełną swobodę i dowolność w zakresie wprowadzenia w swoim przedsiębiorstwie pracy zdalnej. Jeżeli u danego pracodawcy można wyodrębnić grupy pracowników, którzy bez problemu mogą świadczyć pracę w formie zdalnej to należy rozważyć uregulowanie zasad pracy zdalnej w ogólnozakładowych aktach prawa pracy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać wdrożone w drodze porozumienia zawartego przez pracodawcę z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli dojście do porozumienia w terminie 30 dni od przedstawienia projektu jest niemożliwe, pracodawca wydaje regulamin pracy zdalnej uwzględniając ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Regulamin przyjmuje się także, gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe. Wówczas jego postanowienia powinny być skonsultowane z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne nawet, jeżeli porozumienie ani regulamin nie zostaną przyjęte. W takim przypadku zasady wykonywania pracy zdalnej są określane indywidualnie, w porozumieniu albo poleceniu pracodawcy – wyjaśnia Oliwia Iwon, aplikant radcowski z Kancelarii Adwokackiej Duraj Reck i Partnerzy.

DODATKOWE OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Przepisy wprowadzają też dodatkowe obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną.

Pracodawca jest obowiązany m.in. dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, zapewnić ich instalację, serwis i konserwację albo pokryć koszty takich czynności, zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy, a także pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym przede wszystkim koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych takich jak dostęp do Internetu – mówi Daniel Reck.

Dodatkowe świadczenia związane z pracą zdalną nie stanowią dla pracownika przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Praca zdalna może być także wykonywana okazjonalnie w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracownik jest jednak uprawniony do dodatkowych świadczeń od pracodawcy.

PRAWO DO KONTROLI

Oprócz dodatkowych obowiązków pracodawcy przyznano także dodatkowe uprawnienia mające na celu zagwarantowanie prawidłowość wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może bowiem przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, przestrzegania wymogów BHP lub kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrole takie przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w godzinach jego pracy. Przy wykonywaniu kontroli pracodawca lub oddelegowana do tego osoba, nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Stwierdzenie uchybień w trakcie kontroli stanowi podstawę zobowiązania pracownika do ich usunięcia, ale może też zakończyć się cofnięciem przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

OCHRONA PRACOWNIKÓW WYKONUJĄCYCH PRACĘ ZDALNĄ

Tytułem zakończenia należy wspomnieć o szczególnych regulacjach chroniących pracownika wykonującego pracę zdalną.

Ustawodawca wprost stanowi, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania ani dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być także w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, ale również z powodu odmowy wykonywania pracy w takiej formie. Co więcej, pracodawca nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę z tej przyczyny, że pracownik odmówił przejścia na pracę zdalną w trakcie trwającego zatrudnienia, pracownik, wobec którego pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, wystąpił z takim wnioskiem albo pracownik złożył wiążący wniosek o zaprzestanie tej pracy i przywrócenie dotychczasowych warunków. Wypowiedzenie umowy o pracę z tych przyczyn jest podstawą odwołania się przez pracownika do sądu pracy od złożonego wypowiedzenia, a takie odwołanie z pewnością zostanie uwzględnione – tłumaczy Oliwia Iwon.

Nowelizację kodeksu pracy i pójście z duchem czasu należy ocenić jak najbardziej pozytywnie. Praca zdalna prężnie funkcjonowała w praktyce już od dłuższego czasu, a jej ustawowe uregulowanie, przynajmniej w podstawowym zakresie, wprowadza jasne i równe zasady dla wszystkich. Uelastycznianie warunków pracy okazuje się korzystne dla obu stron stosunku pracy. Dla pracownika przekłada się bowiem na oszczędność kosztów oraz czasu dojazdu do pracy, który pracownik może przeznaczyć na dłuższy wypoczynek. Dla pracodawcy może przyczynić się do zmniejszenia kosztów związanych z najmem lub utrzymaniem odpowiednich powierzchni zapewniających wszystkim pracownikom stanowiska pracy. Tylko czas pokaże czy nowe przepisy zachęcą pracodawców i pracowników do skorzystania z dobrodziejstw pracy zdalnej.

Oliwia Iwon – Aplikantka radcowska,