Zarządzanie ryzykiem złamania sankcji gospodarczych w praktyce

Przeczytaj także: Sankcje unijne i polskie - co warto o nich wiedzieć?

Od czasu agresji na Ukrainę i wprowadzenia licznych pakietów sankcji na Rosję i Białoruś, przedsiębiorcy coraz częściej zgłaszają się do nas z pytaniem jak postępować by nie narazić organizacji na ryzyko sankcyjne.

Warto zaznaczyć, że sankcje nie są nowym mechanizmem i stosuje się je powszechnie od dziesiątek lat. Jednak do tej pory z tematyką sankcji borykały się głównie instytucje finansowe, czyli instytucje obowiązane w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Posiadają one wypracowane procesy, wyszkolonych ludzi i specjalistyczne narzędzia. W efekcie, banki o stronach transakcji wiedzą znacznie więcej niż sami przedsiębiorcy.

Przedsiębiorstwa są słabiej przygotowane do zarządzania ryzykiem sankcyjnym. Dla firmy kluczowym czynnikiem jest rzetelność kontrahenta z perspektywy biznesowej – to czy wywiąże się ze swoich zobowiązań, czy zapłaci lub dostarczy odpowiedni towar na czas. Firmy nie są przygotowane do systematycznego zbierania szczegółowych danych o kontrahentach, zarządzania listami sankcyjnymi, aktualizowania ich. Przedsiębiorstwa nie zatrudniają pracowników z takim doświadczeniem, nie mają również opracowanych procedur działania. Co więcej, tej sytuacji nie da się szybko zmienić. W efekcie przedsiębiorcy są narażenia na cztery kluczowe ryzyka:

1. Ryzyko współpracy z firmą objętą sankcjami
2. Ryzyko współpracy z firmą pod kontrolą osoby lub osób objętych sankcjami
3. Ryzyko współpracy z firmą z obszaru lub sektora objętego sankcjami
4. Ryzyko handlu towarem objętym sankcjami

Ile można stracić na sankcjach?

Ryzyka związane z nieprzestrzeganiem sankcji przekładają się na wymierne ryzyko finansowe. Banki jako podmioty obowiązane mają obowiązek identyfikować osoby fizyczne, które faktycznie stoją za strukturą własnościową danej organizacji, tzw. beneficjentów rzeczywistych. By zapewnić zgodność z reżimami sankcyjnymi banki niejednokrotnie proszą swoich klientów o przedstawienie dokumentacji transakcji – umów, dokumentów transportowych, certyfikatów.

Ryzyko, że bank zamrozi środki dotyczące transakcji z podmiotem objętym sankcjami istnieje zarówno w relacjach z dostawcami jak i klientami. Przedsiębiorca który współpracuje z podmiotem objętym sankcjami, może nie otrzymać zapłaty za wykonaną usługę lub sprzedany towar, bądź też nie być w stanie zapłacić za zakupione produkty. Poza ryzykiem biznesowym, za nieprzestrzeganie sankcji grożą kary finansowe, a w części krajów Unii Europejskiej złamanie embarga grozi wprost odpowiedzialnością karną, zapisaną w kodeksie karnym.

Nieprzestrzeganie sankcji niesie też ze sobą ryzyko reputacyjne, silne zwłaszcza w obecnej sytuacji wojny za naszą wschodnią granicą.

Jak bronić się przed ryzykiem sankcyjnym?

Przedsiębiorca, który chce zminimalizować ryzyko narażenia się na nieprzestrzeganie sankcji, powinien na początek zbudować świadomość wśród kluczowych pracowników w organizacji – w tym działu zakupów i sprzedaży, finansów i logistyki. Są to osoby, które wiedzą jakim towarem handluje organizacja, kto jest odbiorcą płatności, z jakimi podmiotami odbywa się współpraca. Przedsiębiorca powinien poznać dobrze swój łańcuch dostaw, wiedzieć dokąd jego wyroby trafiają, skąd nabywa towary do produkcji lub odsprzedaży. Powinien wiedzieć jakie jest przeznaczenie sprzedawanych przez niego towarów, jaka jest ich klasyfikacja prawna. W praktyce, przedsiębiorcy nie zawsze posiadają taką wiedzę.

Należy zastanowić się, co wiemy o kontrahentach - jak jest ich struktura, gdzie są zarejestrowani, czy jest to zgodne z tym skąd przybywa do nas towar. Warto zastanowić się ile mamy w bazie kontrahentów firm z krajów bałtyckich, rajów podatkowych, czy Wielkiej Brytanii. Czy występują sytuacje, kiedy płatności nie otrzymujemy bezpośrednio od kontrahenta, lecz od innej firmy? Warto przeanalizować, czy wiemy dlaczego tak się dzieje.

Wiele trudności pojawia się w kontekście sankcji dotyczących towarów tzw. podwójnego zastosowania, czyli takich które mają zarówno zastosowania cywilne jak i militarne. Tego typu towary to nie tylko broń. Często są to produkty, które w przeważającej mierze znajdują zastosowanie cywilne. Przedsiębiorcy czasami nie mają świadomości, że produkty którymi obracają są towarami podwójnego zastosowania. Sankcje dotyczące obrotu z Rosją obejmują szeroką gamę towarów związanych z przemysłem rafineryjnym i lotniczym, ale i dobra luksusowe, których definicja jest bardzo szeroka i może obejmować niektóre przedmioty codziennego użytku jak ubrania, telefony, meble, sprzęt RTV, o ile spełniają pewne warunki.

Firmy często dysponują danymi, które mogą pomóc zniwelować ryzyko handlu z obszaru objętego sankcjami. Dla przykładu, dział logistyki dysponuje informacją skąd przyjechał towar. Warto skorzystać z potencjału tych danych i zweryfikować je pod kątem sankcyjnym. Aspekt geograficzny stanowi szczególne wyzwanie kiedy mamy do czynienia z całym łańcuchem odsprzedaży i pośredników, a przedsiębiorca nie ma świadomości dokąd finalnie trafia sprzedawany przez niego towar. Prześwietlenie całości łańcucha dostaw niejednokrotnie staje się dla przedsiębiorcy dużym wyzwaniem.

Kim tak naprawdę jest kontrahent?

Przeprowadzenie faktycznego screeningu sankcyjnego kontrahenta jest jednak możliwe dopiero przy weryfikacji beneficjenta rzeczywistego. Powierzchowne sprawdzenie czy osoby i podmioty figurują na listach sankcyjnych jest niewystarczające i może stworzyć złudne poczucie bezpieczeństwa.

Sama analiza i weryfikacja często nie daje jednoznacznych wyników. Zwieńczeniem całego procesu powinna być analiza prawna stanu faktycznego. Tutaj organizacja może również natrafić na szereg wyzwań.

Już same źródła prawa naprzykrzają pewnych trudności. Wbrew pozorom, nie zawsze jest oczywistym, od kiedy dokładnie obowiązują dane przepisy. Przykładowo bywa, że rano ukazuje się ogłoszenie informujące o nowych sankcjach jakie zostaną nałożone jeszcze tego samego dnia, natomiast akt prawny publikowany jest dopiero wieczorem, co więcej z informacją, że sankcje wchodzą w życie jeszcze z dniem dzisiejszym.

Kolejnym wyzwaniem jest szybka analiza nowych przepisów. Rozporządzenia najczęściej wprowadzają zmiany do już istniejących regulacji, jednak publikowany nie jest tekst jednolity, a jedynie lista zmian. Tymczasem, żeby prawidłowo zrozumieć znaczenie nowych przepisów, niezbędne jest przeanalizowanie ich w kontekście całości danej regulacji.

Pojawiają się też wyzwania interpretacyjne, dotyczące tego jakie działania są objęte sankcjami. Przykładowo mieliśmy do czynienia z przypadkiem dotyczącym wsparcia w rozliczeniu płatności. Mimo iż sprawa dotyczyła transakcji zawartej jeszcze przed wprowadzeniem sankcji, okazało się, że takie działanie również może być zakazane, ponieważ może stanowić wsparcie w realizacji transakcji objętej obecnie sankcjami.

Innym źródłem problemów interpretacyjnych mogą być przepisy sankcyjne zakazujące sprzedaży towarów „do wykorzystania w Rosji”. Tymczasem niejednokrotnie weryfikacja pełnego stanu faktycznego jest utrudniona lub wręcz niemożliwa do przeprowadzenia. Takie sytuacje rodzą pytanie, jak daleko sięgające powinny być działania przedsiębiorcy, by wykazać należytą staranność w weryfikacji łańcucha transakcji i samego kontrahenta.

Czy „prosta weryfikacja” pod kątem sankcji wystarczy?

W naszej pracy regularnie spotykamy się z sytuacjami, które jasno pokazują, że screening sankcyjny ma sens tylko wtedy, kiedy przeprowadzany jest kompleksowo i dogłębnie. W innym przypadku może on prowadzić do błędnych wniosków i złudnego poczucia bezpieczeństwa.

Dobrze uzmysławia to przypadek firmy, która poprosiła byśmy sprawdzili czy współpraca z jednym z kontrahentów, przedstawicielstwem handlowym zarejestrowanym w Łotwie, rodzi ryzyko sankcyjne (grafika nr 1).

Firma mając świadomość, że transakcje z tym podmiotem dotyczą towarów pochodzących z Rosji, dokonała prostego sprawdzenia i potwierdziła, że łotewskie przedstawicielstwo nie znajduje się bezpośrednio na listach sankcyjnych. Jednak przy bliższej analizie całości wielopoziomowej struktury własnościowej, obejmującej dwie firmy z Rosji, dwie z Cypru i jedną z Brytyjskich Wysp Dziewiczych, zidentyfikowaliśmy, że beneficjentem rzeczywistym jest osoba wpisana niedawno na listę sankcyjną. Nie było to jednak proste zadanie. Często dostępność informacji o strukturze własnościowej jest niska, szczególnie w przypadku podmiotów zarejestrowanych w rajach podatkowych. Warto wtedy zwrócić się do kontrahenta o odpowiednie dokumenty i informacje. Brak uzyskania od niego odpowiedzi na to zapytanie również może być cenną informacją.

Przedsiębiorstwa z byłych republik radzieckich często posiadają przedstawicielstwa w krajach bałtyckich. Firmy te wyglądają na pierwszy rzut oka dość wiarygodnie, są to podmioty unijne, które na pozór nie budzą wątpliwości. W omówionym przykładzie dodatkową trudnością było to, że struktura właścicielska wkracza w obszar krajów gdzie istnieją mechanizmy pozwalające na skuteczne ukrycie tożsamości prawdziwych właścicieli w ramach spółek fasadowych, np. poprzez zarejestrowanie firmy na tzw. „nominee shareholders” (formalnych/pozornych udziałowców) i oddelegowanie do zarządzania firmą tzw. „nominee directors” (formalnych/pozornych członków zarządu). Podobne cechy mają pewne brytyjskie spółki partnerskie (LLP - limited liability partnership i LP - limited partnership). Bardzo ważne jest by zdać sobie sprawę, że pozory mogą mylić, a taka firma, zgodnie z potoczną nazwą, może być tylko fasadą.

Sankcje sankcjom nierówne

Istotne jest również to na jakich listach sankcyjnych figuruje dany kontrahent. W innym przypadku analizowaliśmy strukturę polskiego dostawcy, którego właścicielem jest firma z Singapuru (grafika nr 2).

Odkryliśmy, że podmiot ten został objętymi sankcjami, ale jedynie przez Ukrainę. Jednocześnie, żaden z beneficjentów rzeczywistych stojących za tą firmą nie figurował na żadnych listach sankcyjnych. Po bliższej analizie okazało się, że firma trafiła na ukraińską listę sankcyjną, bo, pomimo otrzymania licznych monitów ze strony Ukrainy, odmówiła zaprzestania działalności handlowej w obszarze Krymu po 2014 roku. Firma prowadziła tam działalność na długo wcześniej. Wpisu na ukraińską listę sankcyjną dokonano w 2021 roku, nie miało to więc związku z bieżącą sytuacją. Firma ta nie widnieje na żadnej innej liście sankcyjnej.

Podsumowanie

Za każdym razem ważne jest zrozumienie wszystkich niuansów sankcyjnych danej sytuacji. Oczywiście, nie znaczy to, że firmy powinny ignorować sankcje ukraińskie, ale każdorazowo warto mieć świadomość dlaczego dana firma trafiła na listę sankcyjną i jakie konsekwencje formalne i reputacyjne mogą grozić za ich nieprzestrzeganie. Każdy przypadek wymaga indywidualnego przyjrzenia się sytuacji i dokonania analizy prawnej.

Stan prawny aktualny na 25 marca 2022 roku.

Michał Piekarczyk
, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, Manager