Sprzedaż w modelu dropshipping: co powinna zawierać umowa?

Przeczytaj także: Zakupy online odzieży i obuwia: jakie skargi konsumentów?

Korzyści płynące z modelu dropshippingu

Główne zalety dropshippingu to:

• brak konieczności zatrudniania pracowników do przygotowania dostaw czy realizacji zamówień
• łatwość w rozpoczęciu działalności i brak konieczności ponoszenia znacznych nakładów na początku działalności
• obniżenie kosztów obsługi zamówienia
• brak potrzeby tworzenia infrastruktury do przygotowania i zrealizowania zamówienia
• zmniejszenie ryzyka inwestycyjnego
• elastyczność lokalizacji, czyli brak konieczności tworzenia magazynu
• gotowe zdjęcia produktów, jeśli dostawca wyrazi na to zgodę

Minusy dropshippingu

System ten posiada również pewne wady, a wśród nich wymienia się:

• wydłużony czas dostawy
• brak spersonalizowanych paczek
• duża konkurencyjność
• ewentualne problemy z obsługą posprzedażową (w przypadku zwrotów i reklamacji)

Co powinna zawierać umowa z dostawcą dropshippingowym?

Przejdźmy jednak do podstawowego aktu prawnego, który powinien posiadać przedsiębiorca zaczynający działalność opartą na dropshippingu. Jest to umowa z dostawcą, która ma inny stosunek prawny od standardowej umowy sprzedaży. W związku z tym nie można uregulować takiego stosunku standardową, ramową umową o współpracy.

Zwykle będzie to umowa B2B, czyli zawierana między przedsiębiorcami, w związku z czym nie generuje ryzyka zastosowania w niej klauzul niedozwolonych (spotykanych w umowach z konsumentami).

Standardowe elementy, które powinny się w niej znaleźć, to:

• określenie przedmiotu umowy
• określenie czasu trwania umowy (na czas określony lub nieokreślony) i zasad jej rozwiązania (okresów wypowiedzenia i zasad wypowiadania, np. 3-tygodniowy okres wypowiedzenia umowy, a dla samego wypowiedzenia – forma pisemna)
• wskazanie zasad rozliczania stron np. sposób rozliczeń według obowiązującego cennika załączonego do umowy za wolumen w danym miesiącu
• ustalenie zasad odpowiedzialności z tytułu gwarancji i rękojmi np. przedłużenie okresu rękojmi i gwarancji lub ich wyłączenie
• regulacje dotyczące zasad zachowania poufności i ewentualnych kar za ich naruszenie, np. poprzez definicję czym są informacje poufne i wskazanie, że za uch ujawnienie grozi kara umowna w wysokości np. 10 tysięcy zł
• przekazanie praw autorskich lub udzielenie licencji na korzystanie z nich (np. w kwestii zdjęć należących do dostawcy)
• wskazanie osób i adresów do kontaktu, aby usprawnić korespondencję między stronami (zwłaszcza adresów mailowych i numerów telefonu)

W umowie warto zawrzeć również inne, dodatkowe postanowienia, m.in. klauzulę w zakresie siły wyższej, klauzulę salwatoryjną, klauzulę prorogracyjną (właściwości sądu) albo zapisu na sąd polubowny. W poszczególnych okolicznościach mogą nieść one wiele znaczących korzyści.

W większości tego typu umów dostawca jest podmiotem większym. Częściej to właśnie on posiada odpowiednie zaplecze prawno-administracyjne i posługuje się złożonymi procedurami w ramach negocjacji umów. W obliczu dominującej pozycji dostawcy w dropshippingu umowa może mieć więc cechy tzw. umowy adhezyjnej. W rezultacie negocjacja jej postanowień będzie niemożliwa, za to sprzedawca będzie zmuszony do podpisania kontraktu o treści zaproponowanej przez dostawcę.

Jednak nie zdarza się to tak często, jak mogłoby się wydawać. Zazwyczaj obie strony kontraktu nie mają problemu z negocjacją treści umowy. Dlatego jeśli pojawiają się uzasadnione wątpliwości w kwestii interpretacji postanowień umownych, zawsze warto podjąć próbę ich negocjacji.

Najważniejsze postanowienia umowne: po stronie dostawcy i sprzedawcy

Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy związanej z dropshippingiem? Oto kilka najważniejszych postanowień umownych:

1. Rękojmia: wyłączenie i ograniczenie

W stosunkach między przedsiębiorcą a konsumentem odpowiedzialność z tytułu rękojmi jest po stronie sprzedawcy. Okres rękojmi wynosi dwa lata, a jeśli w tym czasie wystąpi wada i uzna się, że istniała ona w chwili wydania produktu konsumentowi, to konsument może żądać m.in. naprawy, wymiany, albo odstąpienia od umowy.

W stosunkach między przedsiębiorcami można wyłączyć rękojmię. Wówczas sprzedawca jest zobligowany do zwrotu środków bez prawa regresu do dostawcy. Warto więc uwzględnić, aby rękojmia w każdym z tych stosunków prawnych – czyli między dostawcą a sprzedawcą, oraz klientem a sprzedawcą – były regulowane w zbliżony sposób. Powinny uwzględniać minimalny zakres praw konsumenta zgodnie z przepisami. Sprzedawca musi mieć regres do dostawcy za wady, które wynikły z jego usług.

2. Reklamacje i zwroty, czyli odpowiedzialność za towar

Sprzedawca powinien uregulować na swoją korzyść, że obsługa z tytułu rękojmi, czyli też rozpatrywania reklamacji oraz wydawania decyzji, jest po stronie dostawcy. Warto zawrzeć w umowie także to, kto zajmuje się rozpatrzeniem reklamacji i kontaktem z klientem, przyjmowaniem zwrotów, informowaniem konsumenta o przyjęciu zwrotu i decyzji w zakresie reklamacji, a także dokonaniem zwrotu gotówki.

Przykładem może być reklamacja konsumenta, którą trzeba rozpatrzyć w terminie, np. 14 dni gdy reklamacja następuje z tytułu rękojmi. W reklamacji musi znaleźć się rozstrzygnięcie o jej zasadności. Konieczne jest też zadośćuczynienie roszczeniu konsumenta, co wymaga: przyjęcia i inspekcji towaru; wydania decyzji odnośnie reklamacji; zwrotu środków na rachunek klienta.

Najprostszą opcją dla sprzedawcy jest przekazanie obowiązku całościowej obsługi reklamacji dostawcy (ewentualnie poza zwrotem środków na rachunek klienta). Oczywiście nie zawsze da się wynegocjować taki układ.

3. Termin wysyłki zamówienia

Jeśli dropshipping następuje z innego kraju niż kraj klienta końcowego, może zajmować sporo czasu. Dlatego umowa z dostawcą oraz sprzedawcą musi mieć precyzyjnie rozpisany punkt związany z wysyłką. Warto wskazać jej maksymalny termin, a także uprawnienia przysługujące sprzedawcy/klientowi w sytuacji przekroczenia owego terminu.

4. Zwolnienie sprzedawcy od odpowiedzialności

Najlepszy punkt, który może wprowadzić do umowy sprzedawca, to postanowienie umowne oparte o treść artykułu 392 kodeksu cywilnego. Według tego przepisu, osoba trzecia może zobowiązać się do zwolnienia dłużnika ze świadczenia na rzecz wierzyciela, a wówczas to osoba trzecia będzie odpowiedzialna względem dłużnika za to, że wierzyciel nie będzie od niego żądał spełnienia świadczenia.

W przypadku dropshippingu, takie postanowienie zobowiąże dostawcę do zwolnienia sprzedawcy ze wszelkich zobowiązań względem klienta:

• W rezultacie sprzedawca zabezpieczy się przed wspomnianymi wcześniej roszczeniami z rękojmi, a także przed roszczeniami odszkodowawczymi.
• W tej sytuacji klient w dalszym ciągu dochodzi roszczeń tylko od sprzedawcy, ale sprzedawca posiada rozbudowany regres od dostawcy.
• Czyli nawet gdy sprzedawca poniesie koszty, to otrzyma ich zwrot od dostawcy, co może zrekompensować poniesioną szkodę.

RODO w kontekście dropshippingu

Jak wiadomo, w omawianym modelu logistycznym konieczne jest przetwarzanie danych osobowych. W ramach dropshippingu dochodzi do zapisywania, utrwalania, przekazywania informacji o klientach, a także do wielu innych czynności związanych z danymi osobowymi. Dlatego dokumentacja sporządzona przez rozpoczęciem działalności musi zawierać także Politykę prywatności dla klientów sklepu oraz Umowę powierzenia danych osobowych dla dostawcy:

• Polityka prywatności – do jej posiadania zobowiązują przepisy o ochronie danych osobowych, w tym Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Muszą znaleźć się w niej informacje wymagane przez RODO, czyli m.in.: cel przetwarzania danych, podstawa prawna przetwarzania, pouczenie o przysługujących prawach, dane kontaktowe do administratora danych. Trzeba również powiadomić klientów o dodatkowym podmiocie przetwarzającym dane osobowe (którym jest dostawca), wraz z precyzyjnym określeniem jego firmy i kontaktem do administratora danych osobowych.
• Umowa powierzenia przetwarzania danych – zawierana z dostawcą. W jej treści musi znaleźć się powierzenie przetwarzania danych osobowych zbieranych przez sprzedawcę. Ich przetworzenie jest niezbędne do realizacji umowy na rzecz dostawcy. Ten dokument sprawia, że dostawca ma prawo do legalnego przetwarzania danych osobowych klienta oraz wykonywania umowy posługując się adresem czy nazwiskiem klienta.

Warto o to zadbać, gdyż za brak dokumentacji RODO grozi nałożenie kary administracyjnej w wysokości do 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Regulamin sprzedaży – obowiązek sklepu internetowego

Kolejnym obowiązkiem w przypadku dropshippingu, który dotyczy dosłownie każdego sklepu internetowego, jest sporządzenie regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną. Poza typowymi zapisami, w przypadku działalności opartej na dropshippingu musi znaleźć się w nim kilka elementów dodatkowych.

Pierwszym z nich jest fakt, że za wykonanie, niewykonywanie lub nienależyte wykonanie umowy odpowiada sprzedawca – czyli to sprzedawca, a nie dostawca, wystawia fakturę lub paragon, realizuje obsługę posprzedażową obejmującą m.in. reklamację z tytułu gwarancji i rękojmi, oraz przyjmuje zwroty z tytułu odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia dostawy towaru.

Po drugie, wszelkie pozostałe postanowienia umowne, które ograniczają uprawnienia konsumenta w tym zakresie, będą nieskuteczne (będą to tzw. postanowienia abuzywne). Niedozwolone postanowienia umowne nie mają zastosowania, gdyż według kodeksu cywilnego nie wiążą one konsumenta. Ten aspekt kontroluje UOKIK, za to w sytuacji wystąpienia klauzul niedozwolonych może dojść do nałożenia kary administracyjnej.

Po trzecie, kontakt z dostawcą dropshippingowym musi być odpowiednio uregulowany, np. w wyniku integracji systemów zamówień lub integracji stanów magazynowych. Brak dobrego kontaktu z hurtownią czy dostawcą może skutkować problemami i utrudnieniami związanymi ze zbyt długim czasem dostawy lub nawet koniecznością anulowania zamówień. Z tego powodu, w regulaminie powinien znaleźć się szczegółowy opis zasad postępowania w razie braków magazynowych oraz opóźnienia dostawy towaru.

Marcin Staniszewski