Sygnalista w firmie - nowe obowiązki pracodawców już od tego roku

Przeczytaj także: Unijna dyrektywa o sygnalistach - obowiązki pracodawców

Dyrektywa określa minimalne zasady ochrony sygnalistów, pozostawiając swobodę przyjęcia przepisów korzystniejszych dla osób dokonujących zgłoszenia niż przewidują to przepisy Dyrektywy. Nie wiadomo zatem jeszcze dokładnie, jak będzie kształtować się ta kwestia w prawie polskim i z jakimi obowiązkami będą musieli liczyć się pracodawcy, gdyż ustawodawca krajowy może je rozszerzyć względem tych, które wynikają z Dyrektywy. Już teraz jednak trzeba liczyć się z tym, że pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników będą musieli zmierzyć się z wdrożeniem w swoich firmach systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Ochrona sygnalistów – wyzwanie 2021 r.

Założeniem Dyrektywy jest, by w przedsiębiorstwach istniały skuteczne kanały informowania o naruszeniach prawa, z których będą mogły bezpiecznie korzystać osoby dostrzegające nieprawidłowości (sygnaliści). Osoby te muszą zostać następnie poinformowane o sposobie załatwienia sprawy. Będą mogły również liczyć na szeroką ochronę przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia naruszeń. W szczególności sygnalistów nie powinny dotknąć żadne działania odwetowe, jak np. zwolnienie z pracy, degradacja, przymusowy urlop bezpłatny, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników lub o pracy, zastosowanie środka dyscyplinarnego – lista takich działań jest długa i ma charakter otwarty.

Ochroną przewidzianą w Dyrektywie objęci są zgłaszający naruszenie pracownicy, ale nie tylko. Dotyczy to także osób, które mogą uzyskać informacje o naruszeniu w kontekście związanym z pracą - w tym np. zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji. Zakres podmiotowy jest więc bardzo szeroki.

Nie każdy rodzaj naruszenia podlega przepisom Dyrektywy. Ustala ona minimalne normy ochrony osób zgłaszających naruszenia aktów prawnych z zakresu konkretnych dziedzin, w tym m.in. zamówień publicznych, ochrony środowiska, zdrowia publicznego, czy ochrony konsumentów, a także naruszenia mogące mieć wpływ na interesy finansowe Unii, bądź naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, w tym zasad konkurencji, pomocy państwa, podatku od osób prawnych. Choć wydaje się, że zakres naruszeń, które Dyrektywa wymienia jest niezbyt obszerny, to trzeba pamiętać, że może on zostać rozszerzony przez przepisy krajowe.

Najważniejsze obowiązki pracodawców

Założenia Dyrektywy przekładają się oczywiście na obowiązki dla pracodawców. Muszą się oni liczyć przede wszystkim z:

• koniecznością utworzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń,
• opracowaniem procedur, przy wykorzystaniu których sygnaliści będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń,
• wyznaczeniem osoby lub jednostki organizacyjną odpowiedzialnej za przyjmowanie i zgłoszeń i przeprowadzanie działań następczych,
• prowadzeniem rejestru zgłoszeń,
• zapewnieniem ochrony sygnalistom.

Bez wątpienia pracodawców nie ucieszą nowe obowiązki, kolejne na długiej liście wymogów, które muszą być spełnione, by ich organizacja działała zgodnie z literą prawa.

Jednocześnie dla wielu podmiotów sama koncepcja sygnalisty może być niezrozumiała. Może on kojarzyć się ze skarżypytą, czy kapusiem, który szuka dziury w całym i donosi na kolegów lub przełożonych. Jest to jednak negatywny stereotyp, nie odpowiadający rzeczywistej roli sygnalisty.

Korzyści dla pracodawców

Dzięki systemowi zgłaszania naruszeń pracodawca może odnieść wymierne korzyści.

• Wychwycenie nieprawidłowości w działaniu organizacji na wczesnym etapie umożliwia szybkie wprowadzenie działań naprawczych.
• Bez wątpienia lepiej jest dla organizacji, gdy naruszenie zostanie wykryte wewnątrz, niż gdy wyjdzie na jaw w wyniku działania organów państwa – zapewnia to czas na zbadanie sprawy, usunięcie naruszenia, wdrożenie działań zapobiegających na przyszłość, a często pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji w postaci sankcji czy innego rodzaju odpowiedzialności (karnej, cywilnej, czy administracyjnej).
• W wielu przypadkach wykrycie naruszenia w ogóle nie jest możliwe bez informacji od pracownika, jeśli więc nie będzie on przekonany, że może bezpiecznie zgłosić problem pracodawcy, nieprawidłowość może się utrzymywać, narażając pracodawcę na poważne ryzyka.
• System zgłaszania naruszeń może działać odstraszająco na potencjalnych naruszycieli, którzy licząc się z ryzykiem ujawnienia przez sygnalistę powstrzymają się od działań niezgodnych z prawem.
• Dobrze zorganizowany system zgłaszania naruszeń będzie wzmacniać zaufanie pracowników do pracodawcy, budować ich lojalność i wspierać uczciwość, z drugiej zaś strony może eliminować osoby, które poprzez działania niezgodne z prawem powodują szkody dla pracodawcy.

Jeśli pracodawcy uda się zbudować taką kulturę korporacyjną, w której fakt sygnalizowania naruszeń będzie spotykał się z pozytywnym i przychylnym odbiorem, może odkryć, że ten kanał komunikacji ze strony pracowników pozwala mu zaoszczędzić sobie kosztów i strat wizerunkowych, które poniósłby gdyby pracownik nie zwrócił uwagi na problem.

Nie tylko procedury – trzeba stworzyć klimat do zgłaszania naruszeń

Warto poświęcić czas na przekonanie pracowników, że pożądane jest zgłaszanie przez nich dostrzeżonych nieprawidłowości, że takie zgłoszenie nie pociągnie dla nich negatywnych konsekwencji, a pracodawca potraktuje je poważnie i przekaże pracownikowi informację o sposobie rozwiązania problemu. Jednocześnie jednak, by uniknąć zgłoszeń w spawach błahych, nieistotnych, lub będących jedynie przejawem złośliwości wobec współpracownika, należy też zapewnić jednoznaczny przekaz jakie rodzaje spraw powinny podlegać zgłoszeniu.

Wdrożenie systemu zgłoszeń nieprawidłowości nie może więc polegać jedynie na opracowaniu rozwiązań technicznych i stworzeniu procedur. Kluczowe będzie budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie nieprawidłowości nie jest „donoszeniem”, lecz służy tworzeniu działającego zgodnie z prawem i zasadami uczciwości miejsca pracy. Pracownik musi wiedzieć, jakie naruszenia powinien zgłaszać, musi też być też pewien, że zgłaszając nieprawidłowość może liczyć na anonimowość i nie poniesie negatywnych konsekwencji. Ważne jest też, by zespół dedykowany do przyjmowania i obsługi zgłoszeń wiedział, że żadne zgłoszenie nie może pozostać bez odpowiedzi, tak by zgłaszający wiedzieli, że ich sygnały są traktowane poważnie. Warto zacząć więc budować w pracownikach speak-up culture (z ang. kultura mówienia), by system zgłaszania naruszeń choć wdrożony zgodnie z przepisami nie pozostawał jednak martwy.

Anna Gąsecka, adwokat w