3 bezpieczne sposoby na zdalne zawieranie umów

Przeczytaj także: Certyfikaty ZUS dla lekarzy tracą ważność

1. Wymiana podpisanych dokumentów

Podpisanie umowy w zwykłej formie pisemnej nie musi wiązać się z jednoczesnym złożeniem podpisów przez strony pod umową - mogą być one złożone w różnym czasie i miejscach. Oznacza to, że jedna strona może np. podpisać umowę wcześniej w dwóch egzemplarzach i podpisane egzemplarze przesłać drugiej stronie, a druga strona może podpisać umowę później – na tym samym dokumencie i odesłać kontrahentowi jeden egzemplarz. Każda ze stron może również podpisać swój egzemplarz umowy, a następnie strony wymieniają się podpisanymi dokumentami i komplet podpisanych dokumentów będzie dowodem zawarcia umowy określonej treści.

Jeśli podpisy nie są składane jednocześnie, celem uniknięcia wątpliwości przy każdym podpisie powinna pojawić się data, umowa będzie zawarta z datą złożenia ostatniego podpisu. W takim przypadku można też wprost w umowie wskazać datę, od której zaczyna ona obowiązywać.

Jeśli kontrahent naniesie zmiany w treści umowy, to akceptując je warto sporządzić listę zmian do umowy, pod którą obie strony złożą podpisy - wtedy umowa obowiązuje w wersji ze zmianami. Bez jednoznacznego potwierdzenia, w przypadku sporu będziemy dysponować dwoma różnymi wersjami umowy, bez rozstrzygnięcia, która wersja jest wiążąca. Jeśli zmian nie akceptujemy niezwłocznie sprzeciwiamy się włączeniu ich do umowy. Sprzeciw musi być złożony przez osobę uprawnioną do reprezentacji strony umowy, a adresatem musi być osoba uprawniona do reprezentacji drugiej strony. Sprzeciw powinien być złożony przynajmniej w treści wiadomości mailowej. Celem zawarcia umowy należy ustalić jej ostateczną treść akceptowaną przez obie strony.

2. Podpisanie umowy elektronicznym podpisem kwalifikowanym

Przepisy prawa przewidują możliwość podpisania umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który został zrównany z podpisem własnoręcznym.

Odbywa się to w ten sposób, że treść umowy, w postaci elektronicznej, jest podpisywana przez strony przy użyciu kwalifikowanych podpisów elektronicznych (tj. podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, zgodnie z art. 131 ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej). Należy pamiętać, że opatrzona podpisem musi zostać cała umowa znajdująca się w jednym pliku (np. pdf). Ponadto zasadne jest wskazanie w umowie z imienia i nazwiska osoby uprawnione lub upoważnione do jej podpisania, tak aby można było łatwo porównać te dane z danymi podpisu elektronicznego.

Weryfikacja podpisu elektronicznego, którym dokument został już opatrzony jest możliwa dzięki aplikacjom udostępnianym przez podmioty dostarczające podpisy elektroniczne albo przez innych dostawców usług zaufania wpisanych na listę prowadzoną przez NBP albo instytucję prowadzącą taki rejestr w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. W aplikacji można sprawdzić m.in. dane osoby, która złożyła podpis, rodzaj podpisu (certyfikowany, niecertyfikowany), ważność podpisu oraz to czy dokument nie został zmodyfikowany po podpisaniu.

Rejestr kwalifikowanych dostawców usług zaufania znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (https://www.nccert.pl/uslugi.htm).

Jeśli strony lub przepisy prawa zastrzegają dla zawarcia umowy formę pisemną, pod rygorem nieważności, umowa będzie ważnie zawarta, zarówno jeśli strony złożą własnoręczne podpisy pod umową, jak i w przypadku kiedy opatrzą umowę podpisami kwalifikowanymi.

Nie każdy jednak dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jednocześnie osoby upoważnione do zawierania umów często pracują w trybie home office, oddalone o wiele kilometrów od siedziby firmy czy też siedziby kontrahenta. Co zrobić, jeśli nie wszystkie osoby, które powinny podpisać umowę dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Najprostszym rozwiązaniem jest złożenie na umowie podpisów własnoręcznych – przez osoby, które nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz podpisów elektronicznych – przez osoby, które takie podpisy posiadają.

W tym przypadku zawarcie umowy potwierdzają łącznie dwa jej egzemplarze - jeden w formie pisemnej, z własnoręcznymi podpisami osób, które takie podpisy składają oraz drugi egzemplarz w formie elektronicznej (np. pdf) opatrzony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Dla zawarcia umowy strony wymieniają się egzemplarzami umów tak aby każda ze stron posiadała egzemplarz opatrzony wszystkimi podpisami, które miały być złożone własnoręcznie i egzemplarz opatrzony wszystkimi podpisami, które miały być złożone elektronicznie. Dopiero komplet wymienionych dokumentów potwierdza zawarcie umowy określonej treści.

Należy pamiętać, że podpisanie egzemplarza umowy podpisem ePUAP nie wywołuje tych samych skutków co złożenie podpisu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis ePUAP nie jest zrównany w skutkach ze złożeniem własnoręcznego podpisu, tak jak to jest w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Wymiana maili – forma dokumentowa

Skuteczne zawarcie umowy może być dokonane również w wyniku wymiany wiadomości e-mail lub za pośrednictwem komunikatora internetowego, pod warunkiem, że na podstawie wymienionych wiadomości będzie możliwe ustalenie kto zawarł umowę (dane stron) oraz jakie są istotne postanowienia tej umowy. Mamy wtedy do czynienia z zawarciem umowy w formie dokumentowej.

Dla uniknięcia wątpliwości, po ustaleniu warunków umowy najlepiej załączyć do wiadomości plik, np. w formacie pdf, zawierający treść umowy i poprosić o potwierdzenie od drugiej strony, że wyraża zgodę na zawarcie umowy o treści zgodnej z załącznikiem. Następnie wiadomości mailowe wymieniane w ramach negocjacji oraz dotyczące zawarcia umowy należy zapisać i zachować (lub nawet wydrukować), aby na wypadek sporu posiadać dowód na zawarcie umowy określonej treści. Opisanego sposobu bezwzględnie nie można stosować do zawarcia umowy, dla której przepisy prawa zastrzegają formę pisemną lub inną formę pod rygorem nieważności, a więc do:

• umowy zawierającej postanowienia dotyczące przeniesienia praw autorskich (spotykane np. w umowach z architektem na wykonanie projektu);
• umowy o ustanowienie zastawu rejestrowego,
• umowy leasingu,
• umowy o przejęcie długu,
• umowy o zakaz konkurencji w umowie agencyjnej,
• umowy dotyczącej zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania wieczystego,
• umowy o dział spadku w skład, którego wchodzi przedsiębiorstwo,
• umowy przeniesienia własności nieruchomości,
• umowy o przedłużenie wieczystego użytkowania,
• umowy o dział spadku w skład którego wchodzi nieruchomość.

Małgorzata Cieśla, aplikant adwokacki w