Rejestr KRS w wersji elektronicznej od 1 lipca 2021. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Przeczytaj także: Od 1 lipca wpis do KRS tylko elektronicznie

Oznacza to, że wnioski w postaci papierowej, w tym wszelkie zmiany do KRS i rejestracja spółki, nie będą już rozpoznawane przez sąd rejestrowy. Po nowelizacji ustawy wszystkie te czynności (zmiany, rejestracja) mają odbywać się tylko drogą elektroniczną.

System teleinformatyczny KRS. Na czym polega zmiana?

Od 1 lipca 2021 roku każde postępowanie przed Krajowym Rejestrem Sądowym dotyczące wpisanych do KRS przedsiębiorców, będzie prowadzone elektronicznie. W systemie teleinformatycznym znajdą się zarówno wnoszone pisma, jak i wszelkie czynności sądowe. W rezultacie, przy pierwszym doręczeniu sąd rejestrowy pouczy o obowiązku wnoszenia pism drogą elektroniczną. Poinformuje również o tym, że dokumenty w postaci papierowej nie są już rozpoznawane i nie niosą ze sobą skutków prawnych.

Wnioski do KRS i załączniki będą więc składane elektronicznie. Należy przekazać je wraz z poświadczeniem od notariusza, radcy prawnego lub adwokata. W systemie teleinformatycznym trzeba będzie złożyć także inne dokumenty i pisma związane z daną sprawą, np. skargi, zażalenia, czy apelacje. Cała korespondencja wnioskodawcy z sądem również będzie przebiegać drogą elektroniczną.

Co jeszcze warto wiedzieć:

• Pisma procesowe wnoszone przez system teleinformatyczny muszą być potwierdzone podpisem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• Wnioski do KRS i załączniki sąd rozpoznaje tylko wtedy, gdy są podpisane w któryś ze sposobów opisanych powyżej przez osobę reprezentującą spółkę (z PESEL-em wpisanym do KRS) lub profesjonalnego pełnomocnika.

Wprowadzenie tych zmian spowoduje uruchomienie systemu z formularzami, które na bieżąco zweryfikują poprawność wpisywanych danych. Wniosków z brakami nie będzie można złożyć elektronicznie. Istnieje duża szansa, że zminimalizuje to liczbę błędów w dokumentach i – w efekcie – odrzucanych wniosków.

Składanie sprawozdań finansowych do KRS

Wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej obowiązuje już od 1 października 2018 roku. Ich struktura i format zostały określone przez Ministerstwo Finansów. W sprawozdaniach mają znaleźć się zasadnicze informacje o rocznej działalności firmy pod kątem finansowym. Takie dokumenty muszą być sporządzane przedsiębiorstwa, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości) oraz te, które dobrowolnie wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Znaczenie ma sposób ewidencjonowania kosztów i przychodów przez firmę, a forma prowadzenia działalności. Obowiązek ten może dotyczyć więc zarówno spółek kapitałowych, jak i osobowych. Podsumowując, wszyscy przedsiębiorcy, którzy widnieją w rejestrze KRS i nie korzystają ze zwolnienia (np. ze względu na przychody), muszą przekazywać takie sprawozdania. Dane finansowe do rejestru może złożyć tylko osoba wpisana do KRS, z ujawnionym w nim numerem PESEL, za pośrednictwem profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zazwyczaj jest to członek spółki.

Dokumenty w ramach systemu teleinformatycznego są przekazywane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Nie trzeba więc składać odrębnych pism do sądu rejestrowego i osobno do urzędu skarbowego. Wszystko odbywa się bezpośrednio między organami administracyjnymi, co jest bardzo korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Cyfrowe składanie sprawozdań jest poniekąd wstępem do postępujących zmian w ramach elektronizacji Krajowego Rejestru Sądowego.

Akty sporządzane przez notariuszy

W 2018 roku wprowadzono także CREWAN (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych) – elektroniczny magazyn/zbiór dokumentów z wypisami i wyciągami z aktów notarialnych. Znajdują się w nim dane będące podstawą wpisu do KRS lub podlegające złożeniu do akt rejestrowych.

Składanie aktów notarialnych w CREWAN oferuje dodatkowe korzyści przedsiębiorcom, którzy już niedługo będą zobowiązani do składania wniosków do KRS w wersji elektronicznej. Wszystkie osoby zamieszczające treść aktu w rejestrze otrzymają specjalne potwierdzenie wraz z numerem. Dzięki temu nie będą musiały składać aktów notarialnych w formie załączników do wniosku. Wystarczy wskazać numer repozytorium, bez konieczności składania kopii czy oryginału w aktach rejestrowych.

Przedsiębiorcy nie posiadający takiego numeru również mogą dostarczyć akt notarialny drogą elektroniczną. Od 1 lipca 2021 zostanie wprowadzona automatyzacja przekazywania dokumentów między systemem CREWAN a KRS.

Akty rejestrowe wpisane do KRS

Wejście w życie ustawy dotyczącej systemu KRS uwzględnia także postępowanie rejestrowe i prowadzenie akt rejestrowych spółek w KRS. Wszystkie związane z tym akta będą prowadzone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Oczywiście dokumenty papierowe wytworzone wcześniej lub w późniejszym czasie zostaną dołączone do papierowego kompletu pism.

Co więcej, każda osoba będzie mieć wgląd do elektronicznych akt rejestrowych za pośrednictwem strony www. W ten sposób dojdzie do uproszczenia procedury zapoznawania się z treścią akt. Za to wszelkie pisma w postaci papierowej nadal będą udostępniane do wglądu w sądzie rejestrowym.

Wyjątek: elektroniczne wnioski do KRS składane przez inne podmioty

Podmioty wpisane do KRS, ale znajdujące się poza rejestrem przedsiębiorców (np. zaliczane do rejestru fundacji, uczelni wyższych, stowarzyszeń, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, albo innych organizacji zawodowych czy społecznych) mogą złożyć wniosek drogą cyfrową, ale nie są do tego zobowiązane. Nadal mogą składać wnioski w stosowanej dotychczas, papierowej formie. To jedyny wyjątek od zasad wprowadzanych z dniem 1 lipca 2021 roku.

Zalety elektronizacji KRS

• Sprawny, elektroniczny kontakt z sądem rejestrowym.
• Ekspresowe składanie wniosków.
• Uproszczenie i przyspieszenie spraw rejestrowych.
• Minimalizacja liczby błędów we wnioskach (podpowiedzi przy ich składaniu, np. poprzez wybór odpowiedniej opcji z rozwijanej listy, a także konieczność uzupełnienia niezapisanych pól).
• Usprawnienie działań sądu rejestrowego.
• Łatwiejsza, szybsza zmiana danych w KRS.
• Bieżąca kontrola nad statusem sprawy za pośrednictwem elektronicznego KRS.
• Większe bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
• Duże ułatwienie dla podmiotów rozpoczynających działalność gospodarczą.

Wnioski

Elektronizacja rejestru KRS wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców i urzędów rozpatrujących sprawy. Ze względu na fakt, iż jest to proces niełatwy i pracochłonny, był już kilkakrotnie odkładany w czasie.

Tegoroczne wprowadzenie elektronizacji KRS może w znaczący sposób udoskonalić pracę organów administracyjnych. Przede wszystkim da szansę na zmniejszenie liczby błędów we wnioskach, sprawiając, że zakładanie działalności lub wprowadzanie zmian będzie znacznie szybsze oraz w pełni zautomatyzowane. Jednocześnie przewiduje się, że nowelizacja przyczyni się do zwiększenia pewności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

Marcin Staniszewski, Radca Prawny