Jak prawidłowo wskazać nazwę przedsiębiorcy?

Przeczytaj także: Sprzedaż samochodu nie zawsze musi być udokumentowana fakturą VAT

Kanwą do napisania niniejszego artykułu stały się dwie historie. W obu historiach prawidłowe określenie nazwy kontrahenta grało główną rolę. W pierwszym przypadku sąd oddalił powództwo, gdyż przyjął, iż stroną umowy jest inna firma niż strona która została pozwana. Sąd doszedł do przekonania, że skoro w kontrakcie występuje nazwa „Trzmiel” sp. z o.o. a pozwany działa pod nazwą „Firma Handlowa Trzmiel sp. z o.o.” to mamy do czynienia z dwoma różnymi firmami.

W drugim przypadku pozwany bronił się, że powództwo jest bezzasadnie bowiem jak wynikało z faktur nabywcą towarów była firma używająca innej nazwy - Sklep Trzmiel sp. z o.o. a pozwany prowadzi działalność pod nazwą Firma Handlowa Trzmiel sp. z o.o. Oba przypadki dobrze ilustrują fakt, iż nazwa pod jaką działa przedsiębiorca jest kwestią bardzo istotną i wymagającą szczególnej ostrożności.

Podstawowym aktem prawnym regulującym problematykę oznaczania przedsiębiorcy jest kodeks cywilny. Zgodnie z zawartym tam unormowaniem przedsiębiorca działa pod firmą. Kodeks cywilny wprowadza dwie ważne wskazówki dotyczące oznaczenia firmy. Pierwsza dotyczy firmy osoby fizycznej – firma osoby fizycznej musi zawierać jej imię i nazwisko oraz dodatkowo może zawierać dowolnie dobrane określenia. Druga wskazówka wprowadza zasadę, iż firmą osoby prawnej jest jej nazwa.

Kolejna ważna zasada wynikająca z kodeksu cywilnego jest to, że firmę należy ujawnić we właściwym rejestrze. W Polsce obowiązują dwa rejestry przedsiębiorców – Krajowy Rejestr Sądowy i Ewidencja Działalności Gospodarczej. Oba przewidują konieczność ujawniania w nich firmy przedsiębiorcy. Dzięki temu, że oba rejestry są jawne, każdy może określić prawidłowe oznaczenie – firmę przedsiębiorcy. Dzięki temu nie powinno być trudności z oznaczeniem stron umów ani prawidłowym określeniem stron postępowania sądowego.

Jednak co teoretycznie wydaje się bardzo proste w praktyce jest dużo bardziej skomplikowanie. Problem wiąże się z faktem używania przez przedsiębiorców skróconych nazw. Sposób skracania nazw przewiduje wyłącznie jeden akt prawny – kodeks spółek handlowych przy czym skrót nazwy dotyczy wyłącznie oznaczenia formy prawnej spółki (zamiast spółka jawna – sp.j. zamiast spółki akcyjnej S.A. itd).

Jest jednak jeszcze jeden akt przewidujący możliwość używania skrótów przy czym nie wprowadzający żadnych kryteriów jak skróty tworzyć i gdzie je ewidencjonować. Jest to rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur…. (Dz.U. nr 102 poz. 860) W akcie tym przewidziano możliwość używania w fakturze VAT skróconej nazwy sprzedawcy i nabywcy. Praktycznie wielu przedsiębiorców korzysta z tej możliwości i w fakturach umieszcza nazwy skrócone i zamiast pełnego oznaczenia przedsiębiorcy „Firma Handlowa Trzmiel” sp. z o.o. pojawia się skrót FH Trzmiel sp. z o.o. lub wręcz Trzmiel sp. z o.o. Czy jest to prawidłowe?