Zarządzanie chaosem - jak poradzą sobie przedsiębiorcy?

Przeczytaj także: COVID-19 a siła wyższa. Jak uratować relację biznesową?

W obliczu nagłej fali zmian dotyczących właściwie każdej dziedziny życia, wielu przedsiębiorców może mieć trudności z odnalezieniem się w tej „nowej normalności”. Z wszechotaczającego szumu informacyjnego warto odsiać informacje, które w istotny sposób mogą wesprzeć prowadzenie biznesu w tych niecodziennych okolicznościach. Pomaga z tym spojrzenie na przedsiębiorstwo z szerszej perspektywy - nie tylko z punktu widzenia przepisów i zasad, ale też z perspektywy pracownika, pracodawcy i ludzkich emocji.

Umowy i relacje biznesowe

W związku z obecną sytuacją wiele firm doświadcza lub wkrótce doświadczy sytuacji, w której wykonanie zobowiązań kontraktowych stanie się bardzo trudne lub nawet niemożliwe. Należy wówczas zastanowić się nad zastosowaniem rozwiązań już teraz dostępnych na gruncie obowiązujących przepisów prawa, które może podjąć przedsiębiorca zmagający się z wykonaniem obowiązków umownych.

Standardowym postanowieniem powszechnie włączanym do różnego rodzaju umów jest klauzula siły wyższej. Istotą tego zapisu jest zastrzeżenie, że strona nie odpowiada za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy, które zostało spowodowane działaniem siły wyższej lub w inny sposób ogranicza jej odpowiedzialność kontraktową w tym zakresie. Stan epidemii wywołuje szereg daleko idących, bezpośrednich konsekwencji prawnych, lecz równocześnie w istotny sposób wzmacnia legitymację do powołania się na zawartą w umowie klauzulę siły wyższej. Co prawda siła wyższa jest pojęciem używanym na gruncie polskiego prawa, lecz nie ma ogólnego przepisu w Kodeksie cywilnym, który przewidywałby ograniczenie odpowiedzialności umownej z uwagi na działanie siły wyższej. Należy przy tym pamiętać, że odpowiedzialność kontraktowa oparta jest na zasadzie domniemania winy, a ciężar udowodnienia, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem siły wyższej, spoczywa na stronie niewykonującej zobowiązania.

W sytuacji, gdy w umowie nie ma klauzuli siły wyższej, należałoby się̨ zastanowić nad alternatywnymi instrumentami, w tym nad tzw. klauzulą rebus sic stantibus z art. 357¹ . Przepis ten pozwala na zmianę sposobu wykonania świadczenia, jego wysokości lub nawet na rozwiązanie umowy, jeśli spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy.

Kolejnym etapem może być podjęcie przez strony, w dobrej wierze, negocjacji w celu odpowiedniej zmiany stosunku umownego. Ostatecznie w razie przedłużającego się działania siły wyższej (np. dłużej niż 90 dni), każdej ze stron może przysługiwać, zgodnie z umową, prawo do jednostronnego rozwiązania umowy. Rozpoczęcie rozmów na wczesnym etapie działania siły wyższej może ograniczyć rozmiar ewentualnych szkód, a być może także zwiększyć szansę na utrzymanie relacji kontraktowej.

- Dokonując analizy prawnej i biznesowej powinniśmy odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie: czy powinniśmy rozwiązywać umowę, czy też jest być może perspektywa, aby zawalczyć o utrzymanie dobrych stosunków z kontrahentem. Nadchodzący kryzys kiedyś się skończy i wartość utrzymanej relacji biznesowej może być wówczas trudna do przecenienia. Niewykluczone, że rozsądniejszym rozwiązaniem byłoby jednak podjęcie trudu renegocjacji warunków umownych – podsumowuje Przemysław Walasek, partner w Taylor Wessing.

Umowy kredytowe, umowy najmu i inne zobowiązania umowne

- Większość podmiotów gospodarczych w prowadzeniu codziennej działalności korzysta z różnego rodzaju kredytów i to właśnie obsługa tych zobowiązań w sytuacji, z którą się dziś mierzymy, stanowi jedno z największych wyzwań i zagrożeń dla bytu i funkcjonowania firm - mówi Grażyna Kuźma, partner w Taylor Wessing.

Ustawodawca wyszedł naprzeciw przedsiębiorcom, którzy w związku z pandemią COVID-19 znaleźli się w trudnej sytuacji finansowej związanej z terminową spłatą zobowiązań wobec banków. Obecnie mogą oni się zwrócić do banku o restrukturyzację kredytu i rozpocząć negocjacje. W konsekwencji, konieczna będzie zmiana umowy kredytowej, zmiany w harmonogramie spłat, ustanowienie dodatkowego zabezpieczenia dla banku. W związku z czekającym kryzysem, te wszystkie działania mają na celu uniknięcie stawiania kredytów w stan wymagalności.

Banki jednak nie mogą dowolnie zmieniać warunków umowy, harmonogramów spłat, sposobu zabezpieczeń itd., w sposób dowolny. W tym celu potrzebne są rozwiązania instytucjonalne. Te rozwiązania przynosi tzw. Tarcza antykryzysowa. Ustawa przewiduje możliwość zmiany umów kredytowych i terminów spłat kredytów bankowych bez powtórnego badania zdolności kredytowej. W normalnej sytuacji, każda zmiana wymaga ponownego badania zdolności kredytobiorcy. Ustawodawca zdecydował w tej wyjątkowej sytuacji na odstąpienie od tego wymogu. Bank może dokonać zmiany określonych warunków w umowie i terminów spłaty. Taka możliwość została jednak zagwarantowana tylko dla kredytów udzielonych przed dniem 8 marca 2020 roku mikro-przedsiębiorcom, małym i średnim przedsiębiorcom.

Ustawa przewiduje także uzyskanie pomocy ze strony Banku Gospodarstwa Krajowego w realizacji zobowiązań wynikających z umowy kredytowej lub uzyskania dodatkowego finansowania. BGK jest upoważniony do udzielania gwarancji i poręczeń nieprzekraczających 80% pobranego kredytu. Ta pomoc jest przeznaczona dla większych przedsiębiorstw. Ustawa przewiduje również pomoc ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju, który na podstawie wniosków będzie udzielał gwarancji, nabywał udziały i akcje. Czy są to rozwiązania wystarczające?

- Z pewnością w tym trudnym czasie pozwoli to zapewnić firmom oddech finansowy i będzie dla nich odciążeniem. Chodzi o to, żeby utrzymać funkcjonowanie jak największej ilości przedsiębiorstw, a wiele z nich do funkcjonowania potrzebuje finansowania zewnętrznego - dodaje ekspertka.

Co z umowami najmu? Tarcza w obecnym kształcie spotkała się z krytyką fachowców i obserwatorów życia gospodarczego, w związku z tym, że ustawodawca ogranicza swoje działania do obiektów o powierzchni powyżej 2000 m2, które w okresie obowiązywania ustawy były objęte zakazem prowadzenia działalności. Wszystkie zobowiązania z umów najmu i innych o podobnych charakterze ex lege „wygasają”. Najemca, który chce skorzystać z możliwości zawieszenia zobowiązań wynikających z umowy najmu, powinien w ciągu trzech miesięcy od ustania pandemii zwrócić się z wnioskiem do wynajmującego o przedłużenie umowy najmu na dotychczasowych warunkach o następne sześć miesięcy.

- Wszyscy zastanawiają się, w jaki sposób będzie to realizowane w praktyce. Ustawodawca nie jest w stanie rozwiązać wszystkich problemów, na razie postanowił „zamrozić” sytuację przerzucając cały ciężar na właścicieli obiektów i niestety tylko pozornie odciążając niepewnych swojej przyszłości najemców. Trzeba przy tym pamiętać, że właściciele obiektów w większości mają zobowiązania kredytowe wobec banków – podmiotów finansujących budowę tych obiektów, a co się z tym wiąże harmonogramy spłat kredytów. Jest to system naczyń połączonych. Z pewnością pojawi się wiele konfliktów i napięć. Potrzebne są rozwiązania systemowe, które mam nadzieję już są przez rząd przygotowywane. Wszystkim zarówno wynajmującym jak i najemcom oraz podmiotom finansującym rekomendujemy, żeby problemy wynikające z obecnej sytuacji, starać się rozwiązywać za pomocą negocjacji i innych polubownych metod pozasądowych – podsumowuje mec. Grażyna Kuźma.

Rozwiązywanie sporów czasach pandemii

W okresie epidemii zawieszono możliwość przeprowadzania rozpraw w czasie posiedzeń jawnych, również zawieszono bieg terminów procesowych i sądowych. Nie oznacza to, że nic w sądach się nie dzieje. Rozpatrywane są tzw. sprawy pilne. Co mogą w tej sytuacji zrobić przedsiębiorcy? Eksperci zwracają uwagę, że obecne czasy dają duże możliwości dla korzystania z narzędzi ADR, w szczególności mediacji gospodarczej, która może być przeprowadzana również przy użyciu elektronicznych środków komunikacji.

Aby skorzystać z mediacji nie jest potrzebna specjalna regulacja umowna pomiędzy stronami. Mediacja może się odbyć także bez szczególnego skierowania sądu, kiedy to strony same decydują się na przeprowadzenie mediacji przez niezależnego, wybranego przez nich mediatora czy też niezależny, wyspecjalizowany ośrodek mediacyjny (tzw. mediacja prywatna) taki jak np. Międzynarodowe Centrum Mediacji przy Izbach Gospodarczych (www.mcm.org.pl).

- Mediacja, zwłaszcza dziś, przeżywa renesans i daje ogromne szanse przedsiębiorcom, aby przejść przez kryzys np. renegocjować kontrakty, utrzymać relację biznesową - mówi dr Ewelina Stobiecka, partner zarządzający w Taylor Wessing, koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji, autorka bloga www.polubownie.eu.

Mediacja to bardzo odformalizowana metoda rozwiązywania sporu w biznesie, która jest kilkukrotnie tańsza niż proces sądowy czy postępowanie arbitrażowe. Mediacja może być także prowadzona za pomocą różnych środków porozumiewania się na odległość (w drodze wideo- czy telekonferencji, a nawet pisemnie on-line). Do mediacji z udziałem mediatora może dojść bez bezpośredniego kontaktu stron, a więc - aktualnie - bez zagrożenia dla ich zdrowia.

- Co ważne, gdy sądy zaczną znowu normalnie funkcjonować, każda ugoda zawarta przed mediatorem może zostać zatwierdzona przez sąd i staje się tytułem egzekucyjnym, a więc zyskuje walor i moc prawną wyroku sądowego - dodaje ekspertka.

Walne zgromadzenia/zgromadzenia wspólników oraz posiedzenia rad nadzorczych i zarządów online lub przez pełnomocnika

W związku z pojawieniem się nietypowej dla prowadzenia codziennej działalności sytuacji związanej z pandemią COVID-19 spółki oraz ich organy zderzyły się z zupełnie nową rzeczywistością. Jednak nawet nadzwyczajna sytuacja nie zwalnia z szeregu obowiązków przewidzianych w przepisach takich jak: zatwierdzenie zamknięcia roku obrotowego, sprawozdań finansowych czy innych czynności wymagających aktywności walnego zgromadzenia lub zgromadzenia wspólników.

Wszyscy starają się przystosować do nowej rzeczywistości. Istotnymi ułatwieniami, które wprowadził ustawodawca są zmiany przepisów ksh rozszerzające możliwość korzystania z elektronicznych środków komunikacji w celu przeprowadzenia walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników) ze zdalnym uczestnictwem akcjonariuszy (udziałowców) i członków organów, zdalnego odbywania posiedzeń rad nadzorczych i zarządów, a także możliwość głosowania za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej lub pełnomocnika tzw. proxy voting.

Korzystanie z rozwiniętych systemów odbywania walnych zgromadzeń, z zapewnieniem uczestniczenia w nich akcjonariuszy i wykonywania przez nich głosów, może być nie tylko bardzo kosztowne, ale narażone na istotne ryzyko wystąpienia zakłóceń w funkcjonowaniu sieci, opóźnień w przesyłaniu informacji czy przeciążenia systemu komputerowego administrującego posiedzeniem walnego zgromadzenia. Dodatkowo pojawić się może ryzyko ataków „hackerskich”, które mogą zakłócić przebieg walnego zgromadzenia lub wypaczyć jego rezultaty.

- W obecnej sytuacji, niemal powszechnego zapotrzebowania na możliwość zdalnego odbywania zgromadzeń, wydaje się wskazane, aby umożliwić akcjonariuszom (wspólnikom) uczestnictwo w walnym zgromadzeniu (zgromadzeniu wspólników) i wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika, który nie jest pracownikiem spółki, ale któremu spółka zleca wykonanie walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników) - mówi Andrzej Mikosz, partner w Taylor Wessing.

Jak może wyglądać proxy voting w przypadku walnego zgromadzenia bądź zgromadzenia wspólników w praktyce? Pełnomocnik obecny w kancelarii notarialnej, w siedzibie spółki, czy nawet w swojej kancelarii, w obecności notariusza wykonuje prawo głosu wszystkich akcjonariuszy/wspólników, którzy udzielili mu pełnomocnictwa. Przebieg walnego zgromadzenia, może być transmitowany i umożliwiać zarówno zdalną obecność członków organów (zarządu i rady nadzorczej), jak i zadawanie pytań przez akcjonariuszy, którzy udzielili pełnomocnictwa.