Jak zredagować świadectwo pracy?

Przeczytaj także: Błędne świadectwo pracy wymaga korekty

Kwestie związane ze świadectwem pracy uregulowane są przede wszystkim w Kodeksie pracy oraz Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Dodatkowo regulacje szczegółowe oraz zawierające odrębności zostały także uregulowane w innych aktach prawnych.

Sporządzenie i wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Jego naruszenie może skutkować nie tylko ukaraniem karą grzywny do 30 tys. złotych, ale i narazić pracodawcę na powództwo pracownika o odszkodowanie.

Prawidłowe sporządzenie świadectwa pracy jest niezwykle istotne. Zawierać ono powinno szereg podstawowych danych i informacji dotyczących zatrudnienia pracownika. Informacje te w głównej mierze powinny dotyczyć samego stosunku pracy i uprawnień pracownika ze stosunku pracy (np. okres zatrudnienia, formy i rodzaj pracy, ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego), jak i mających wpływ na uprawnienia z ubezpieczeń społecznych (np. sposób rozwiązania stosunku pracy, liczbę dni, za które pracownik otrzymywał wynagrodzenie przebywając na zwolnieniu chorobowym).

Należy ostrożnie podchodzić do zamieszczania informacji w świadectwie pracy. W świadectwie pracy nie wolno np. wskazywać przyczyn rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem.

Nieprawidłowe sporządzenie świadectwa pracy i nieuwzględnienie uzasadnionego wniosku pracownika o jego sprostowanie może narazić pracodawcę na postępowanie sądowe.

Poniższa porada ma na celu ułatwienie dochowania obowiązku prawidłowego sporządzenia i skutecznego wydania świadectwa pracy, wskazując stosowne terminy, treść i procedury związane ze świadectwem pracy.

I. Kiedy pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy?

Pracodawca ma obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy (art. 97 § 1 k.p.).

Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić przez wypowiedzenie umowy o pracę, bez wypowiedzenia lub za porozumieniem stron.

Natomiast wygaśnięcie stosunku pracy następuje np. w wyniku śmierci pracownika lub śmierci pracodawcy, z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania (chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika) lub w przypadku niezgłoszenia do pracy się w terminie 7 dniu od rozwiązania stosunku pracy z wyboru przez pracownika, który pozostawał na urlopie bezpłatnym w związku z wykonywaniem pracy na postawie wyboru (np. jako wójt).

Jak wynika z § 4 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy „niezwłocznie” oznacza, że świadectwo pracy powinno być wydane w dniu w którym następuje wygaśnięcie lub rozwiązanie stosunku pracy. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi (albo osobie przez niego upoważnionej) w tym terminie nie jest możliwe, wówczas świadectwo pracy należy w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesłać pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej) za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, albo doręczyć je w inny sposób (zgodnie z zasadami doręczeń wg k.c).

Innymi słowy jeżeli osobiste wydanie świadectwa pracy w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia umowy stosunku pracy nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych (a zatem niezależnych od pracownika lub pracodawcy), wówczas pracodawca może w inny sposób je doręczyć pracownikowi lub osobie, którą pracownik do tego upoważnił. Należy zwrócić uwagę, iż Rozporządzenie wskazuje albo na operatora pocztowego w rozumieniu przepisów Prawa pocztowego albo na inny sposób. Zgodnie z Prawem pocztowym operatorem pocztowym jest przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych aktualnie będzie to np. Poczta Polska, InPost. Nie ma tu tym samym wymogu korzystania z tzw. operatora pocztowego wyznaczonego, którym jest do 2025 r. Poczta Polska (jak ma to miejsce np. dla ważności złożenia pism procesowych). Tym samym sposób doręczenia uzależniony jest już od decyzji pracodawcy, o ile oczywiście będzie w stanie wykazać, ż obowiązek ten wypełnił. Zgodnie z art. 61 § 1 k.c., który tu powinien mieć odpowiednie zastosowanie.

II. Wydanie świadectwa pracy w sytuacji, gdy nawiązujemy z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy

Odmienne obowiązują zasady związane z obowiązkiem wydania świadectwa pracy, gdy pracodawca zamierza z tym samym pracownikiem nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Innymi słowy dotyczy to sytuacji, gdy kolejna umowa o pracę z tym samym pracownikiem zostanie zawarta przed upływem 7 dni od rozwiązania (wygaśnięcia poprzedniej). Przykładowo może to dotyczyć sytuacji, w której stosunek pracy zostaje rozwiązany w celu uzyskania prawa do świadczenia emerytalnego przez pracownika, a następnie ponownie nawiązany już po uzyskaniu tego świadczenia.

W takiej sytuacji, gdy wystąpi odstęp nie dłuży niż 7 dni pomiędzy kolejnym stosunkiem pracy, pracodawca nie jest zobowiązany wydać świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniego świadectwa pracy. Z uwagi na fakt, iż co do zasady pracodawca obowiązany jest wydać świadectwo pracy niezwłocznie, czyli w dniu ustania stosunku pracy, do spełnienia tego warunku wystarcza zamierzenie nawiązania z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w przeciągu 7 dni. Gdyby zawarcie kolejnej umowy o pracę w tym terminie okazało się niemożliwe, wówczas należy świadectwo pracy wydać niezwłocznie.

Jednak, gdy pracownik, z którym w przeciągu 7 dni został nawiązany kolejny stosunek pracy zażąda wydania świadectwa pracy, wówczas pracodawca powinien w ciągu 7 dni sporządzić i wydać świadectwo pracy (art. 97 § 12 k.p.). Żądanie pracownika (wniosek) może być złożone w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Może być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 97 § 11 k.p.).

Czytaj także: https://mikroporady.pl/porady/zatrudnianie-pracownikow-do-pracy-zdalnej-jak-zatrudniac-pracownika-do-pracy-zdalnej-plusy-i-minusy-jakie-obowiazki-ciaza-na-pracodawcy-i-prawa-pracownika

III. Świadectwo pracy w przypadku śmierci pracownika

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca obowiązany jest sporządzić świadectwo pracy i włączyć je do akt osobowych zmarłego pracownika. W takiej sytuacji wydanie świadectwa pracy następuje na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia takiego wniosku (§ 5 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

IV. Treść świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 2 k.p. w świadectwie pracy należy podać wszystkie informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika i tylko wówczas w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Przepis ten uszczegóławia § 2 Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy wskazując szczegółowo, że w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

1. okresu lub okresów zatrudnienia;

Oznacza to wskazanie dat, w których pracownik pozostawał zatrudniony. Jeżeli pracownik był zatrudniony na postawie kilku kolejnych umów o pracę (z odstępem nieprzekraczającym 7 dni), należy wskazać kolejno poszczególne okresy zatrudnienia. Chyba, że pracodawca wcześniej wydał już świadectwo pracy dotyczące poprzednich okresów zatrudnienia na wniosek pracownika.

2. wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;

Należy wskazać czy praca była wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy, czy też w niepełnym, a jeżeli tak to w jakim. W przypadku, gdy wymiar pracy ulegał zmianie w trakcie zatrudnienia, to również należy to wskazać.

3. rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;

Rodzaj pracy powinien odpowiadać, co najmniej rodzajowi pracy lub stanowiskom pracy z umowy o pracę lub jej aneksów.