Urlop wypoczynkowy, bezpłatny, okolicznościowy i zdrowotny

Przeczytaj także: Urlop wypoczynkowy

Krok czwarty - Udzielanie urlopu (plan urlopu, porozumienie w sprawie urlopu)

Przepisy kodeksu pracy przewidują dwa sposoby ustalenia terminu urlopu: (i) w planie urlopów lub (i) na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.

Obowiązek ustalania planu urlopu ciąży na pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, chyba, że ta organizacja wyraziła zgodę na brak planu urlopu. W pozostałych przypadkach do ustalenia terminu urlopu wypoczynkowego wystarczy porozumienie pracodawcy z pracownikiem, co nie przeszkadza, aby sporządzić plan urlopów.

W przypadku obowiązku prowadzenia planu urlopów, urlopy powinny być udzielane zgodnie z tym planem. Zgodnie z art. 163 § 1 k.p. plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu wypoczynkowego w postaci tzw. „urlopu na żądanie”. W okresie wypowiedzenia pracownik może być obowiązany do wykorzystania urlopu, w inny terminie, aniżeli ten ustalony w planie urlopów.

Plan urlopów oraz porozumienie stron co do urlopu są wiążące dla pracodawcy i pracowników, chyba że wspólnie ustalą oni inny nowy termin wykorzystania urlopu. Innymi słowy, pracownik może rozpocząć urlop w ustalonym w planie urlopu lub w porozumieniu z pracodawcą terminie bez dodatkowych oświadczeń pracodawcy lub wniosku pracownika. Związanie pracownika planem urlopów i porozumieniem powoduje, że pracodawca, poczynając od pierwszego dnia zaplanowanego urlopu, nie ma obowiązku dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy. Jeżeli wbrew planowi urlopów i ustaleniom stron pracownik, za wiedzą przełożonych, wykonuje pracę, to należy przyjąć, że nastąpiło na jego wniosek przesunięcie terminu urlopu (art. 164 § 1 k.p.).

Urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Zmiana terminu ustalonego urlopu

Zdarzają się sytuację, w których pomimo wcześniejszego obopólnego ustalenia przez pracodawcę i pracownika terminu urlopu, termin ten nie odpowiada już którejś ze stron. Zgodnie z art. 164 § 1 k.p. przesunięcie ustalonego już terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ponadto przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, należy tego dokonać na piśmie, jeszcze przed terminem rozpoczęcia urlopu.

Innym przypadkiem, kiedy należy przesunąć termin urlopu, jest brak zdolności do pracy w terminie urlopu np. spowodowanych chorobą. Skoro urlop wypoczynkowy ma na celu regenerację psychiczną i fizyczną pracownika, to jego niezdolność do pracy, w czasie przypadającym na okres urlopu wypoczynkowego niweczy jego zasadniczy cel. Wobec tego zgodnie z art. 165 k.p., jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

to pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Odpowiednio, część urlopu niewykorzystaną z powodu: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego, pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Odwołanie urlopu

W wyjątkowych sytuacjach, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Warunkiem takiego odwołania są wyłącznie okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, które wymagają obecności pracownika w zakładzie. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 k.p.).

Obowiązek wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru przysługującego pracownikowi proporcjonalnie w danym roku kalendarzowym. Obowiązek wykorzystania w okresie wypowiedzenia urlopu wypoczynkowego obejmuje również urlop zaległy, tj. niewykorzystany przez pracownika w poprzednim roku kalendarzowym. Innymi słowy, pracodawca może udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia całego zaległego urlopu, a urlopu bieżącego (za rok kalendarzowy, w którym ustaje stosunek pracy) powinien udzielić jedynie w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w roku ustania stosunku pracy.

Jak podkreśla się w orzecznictwie, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 167[1] k.p.) zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić (wyrok SN z dnia 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/10, OSNP 2012/17-18/215).

Urlop na żądanie jako część urlopu wypoczynkowego

Urlop na żądanie jest rodzajem urlopu wypoczynkowego, którego termin co do zasady ustala sam pracownik. Pracodawca jest bowiem obowiązany udzielić takiego urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, w wymiarze maksymalnie 4 dni w ciągu roku kalendarzowego.