Zatrudnianie pracowników do pracy zdalnej

Przeczytaj także: Koszt zatrudnienia pracownika na etat vs współpraca z freelancerem

1. Forma umowy

Pracodawca zatrudniający pracownika, powinien dopasować umowę jaką planuje z nim zawrzeć do rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy.

Pracodawcy zatrudniający pracowników do pracy zdalnej często decydują się na zawarcie umowy zlecenia, dzieła bądź licencji z uwagi na brak możliwości kontrolowania pracownika w trakcie wykonywanej przez niego pracy.

Przesłanką zawarcia umowy o pracę zgodnie z Kodeksem Pracy jest wykonywanie jej

• na rzecz pracodawcy;
• pod jego kierownictwem;
• w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie.

Powyżej wskazany zakres w pierwszej chwili wydaje się sprzeczny z wykonywaniem pracy „zdalnej”, która nie jest wykonywana w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Ustawodawca wyszedł jednak naprzeciw potrzebom dzisiejszych pracodawców i pracowników, wprowadzając do kodeksu pracy regulację szeroko rozumianej telepracy.
Telepraca szczegółowo została opisana w art. 675 Kodeksu Pracy.

Art. 675 stanowi, że:

1. „Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).
2. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych powyżej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W związku z powyższym należy wskazać, iż pracodawca może zatrudniać pracowników do pracy zdalnej na podstawie każdej wybranej przez nich umowy.

Nie ma przeszkód by pracownik zatrudniony był na umowie o pracę, ale obowiązki służbowe wykonywał z domu lub z innego miejsca, jeżeli efekty jego pracy są przekazywane pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, np. przez Internet lub mailem, a praca wykonywana jest regularnie. Pracownik zatrudniony na podstawie „telepracy” posiada swobodę w zarządzaniu czasem pracy i decyduje o dniach i porach wykonywania zadań, pomimo wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z Kodeksem Pracy, w przypadku telepracy powinna być ona świadczona regularnie, nie ma jednakże znaczenia jak często jest świadczona, nie ma także zastrzeżeń by praca była wykonywana np. co drugi/trzeci dzień bądź w porze uznawanej za nocną.

Strony mają prawo ustalić, że praca będzie wykonywana zdalnie:

• w trakcie zawieraniu umowy o pracę;
• w trakcie trwającego już zatrudnienia (aneks do umowy).

Jeżeli pracownik jest już zatrudniony w przedsiębiorstwie, zmiana warunków wykonywania przez niego pracy może nastąpić poprzez:

• porozumienie stron,
• z inicjatywy pracownika;
• z inicjatywy pracodawcy;
• w drodze aneksu lub wypowiedzenia zmieniającego.

Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę powinien on szczegółowo określić w układzie zbiorowym, regulaminie wewnętrznym, regulaminie pracy bądź porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą oraz zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

W odrębnej umowie pracodawca i pracownik mają prawo do określenia:

• zakresu ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika,
• zasad porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na „stanowisku pracy”- dyspozycyjność pod adresem poczty elektronicznej lub spersonifikowaną domeną w sieci przedsiębiorcy,
• sposobu i formy kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

wybierz wzór umowy https://mikroporady.pl/umowy/wyniki-wyszukiwania/grupa/umowy-o-prace/sortuj-wg/popularnosc

2. Obowiązki pracodawcy:

Pracodawca, który zatrudnia pracownika w formie pracy zdalnej, poza obowiązkami, które posiada jako pracodawca, posiada także dodatkowe obowiązki z tytułu zatrudniania pracownika w formie telepracy.

Pracodawca zatrudniając pracownika zdalnie ma obowiązek:

• dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy,
• ubezpieczenia sprzętu przekazanego telepracownikowi,
• pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu z którego korzysta pracownik,
• zapewnienia telepracownikowi niezbędnej pomocy technicznej oraz właściwego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Pracodawca i pracownik mogą jednak umówić się inaczej w powyższym zakresie.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że powierzony przez pracodawcę sprzęt nie jest własnością pracownika, stanowi tylko i wyłącznie przedmiot powierzony do używania i eksploatacji w związku z wykonywaną przez pracownika pracą. W przypadku uszkodzenia lub utraty sprzętu, pracodawca ma prawo do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności, za uszkodzenie sprzętu przysługuje pracodawcy odszkodowanie od pracownika, jak i od ubezpieczyciela. Natomiast, jeżeli używany sprzęt należy do pracownika, to według § 2 pkt 1 strony mogą określić zakres tego ubezpieczenia.

3. Prawa pracodawcy

Pomimo, iż praca wykonywana przez pracownika jest wykonywana poza siedzibą/lokalem przedsiębiorstwa, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu jej wykonywania.

W ramach kontrolowania pracy może on:

• przeprowadzić kontrolę wykonywania pracy;
• przeprowadzić kontrolę w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
• przeprowadzić kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

kontrole mogą być przeprowadzone po otrzymaniu co do czasu/terminu zgody telepracownika (zgoda może być wyrażona na piśmie, wyrażona poprzez środki komunikacji elektronicznej, wyrażona przez wybrane przez strony środki indywidualnego porozumiewania się na odległość).

Pracodawca przeprowadzając kontrolę powinien dostosować sposób jej wykonania zarówno do miejsca w którym praca jest wykonywana, jak i do charakteru wykonywanej przez pracodawcę pracy.

Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pracodawca zawierając umowę powinien szczegółowo określić zasady dotyczące częstotliwości w jakiej pracownik sprawdza służbową skrzynkę e-mail, czy odbiera telefony. W wielu wypadkach niemożliwe jest kontrolowanie bieżących wyników pracy zdalnej, dlatego w takim wypadku warto wyznaczać jasne i łatwe do zmierzenia cele.

4. Prawa pracownika

Pracownik, zatrudniony na podstawie telepracy, nie powinien być traktowany inaczej niż pracownicy, którzy wykonują pracę w lokalu przedsiębiorcy. W szczególności odmienny nie powinien być zakres nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunki zatrudnienia, warunki i zasady awansowania, możliwość dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

5. Plusy telepracy/pracy zdalnej

Jako pierwszy nadrzędny plus należy wskazać redukcje kosztów jakie pracodawca ponosi w związku z utrzymaniem stanowiska pracy (lokal, sprzęt biurowy).

Największym plusem dla pracownika jest redukcja czasu poświęcanego poza domem, który nie jest zaliczany stricte do czasu pracy (czas na dojazdy do pracy). Praca zdalna często jest wybierana przez młodych rodziców chcących łączyć prace z wychowaniem dziecka. Pracownik zarządza też swoim czasem samodzielnie, może więc wykonywać prace także np. w godzinach wieczornych jeżeli uznaje, iż jego efektywność wzrasta w tym czasie.

6. Minusy telepracy/pracy zdalnej

W przypadku wykonywania pracy poza lokalem przedsiębiorstwa, pracodawca powinien partycypować w kosztach, jakie w związku z wykonywaniem pracy ponosi pracownik (np. opłaty za prąd, opłaty za internet). Z uwagi, iż ciężko jest właściwie rozłożyć takie koszta, należałoby wcześniej ustalić te kwestie w porozumieniu zawieranym w trakcie umowy określającej pracę jako telepracę.
Wyjątkowo problematycznym zagadnieniem jest wystąpienie wypadku przy pracy.

Ciężko może być udowodnić zarówno, iż wypadek nastąpił w trakcie wykonywania pracy, jak i wskazać właściwe argumenty na poparcie odwrotnej tezy.

Utrudnione jest także w takim przypadku określenie okoliczności wypadku przez zespół powypadkowy. Można argumentować, że zatrudniony musi uprzednio wyrazić zgodę na tego typu wizytę w jego domu.

Chcesz dodatkowych wyjaśnień? zadaj pytanie https://mikroporady.pl/pytania-do-eksperta/zadaj-pytanie

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U 2019.1040)