Jakie dane osobowe musimy udostępnić (przyszłemu) pracodawcy?

Przeczytaj także: Dane osobowe w rekrutacji pracowników. Jak nie naruszyć prawa?

Znowelizowane, obowiązujące od 4 maja br. przepisy wskazują, że pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania informacji w zakresie:

• imienia (imion) i nazwiska,
• daty urodzenia,
• danych kontaktowych (nie musi to być adres, może być nr telefonu lub adres e-mail),
• wykształcenia,
• kwalifikacji zawodowych oraz
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

– Okazuje się jednak, że nie każdy kandydat na pracownika jest zobowiązany do ujawnienia wszystkich wymienionych informacji. Jeżeli na danym stanowisku pracy nie jest wymagane określone wykształcenie oraz kwalifikacje, staż pracy, przyszły pracodawca nie ma prawa żądać ujawnienia takich informacji – tłumaczy Karolina Wojtas, aplikant adwokacki z kancelarii Duraj Reck i Partnerzy.

Znowelizowane przepisy nie wymagają już ujawniania danych dotyczących rodziców kandydata czy jego adresu zamieszkania. Należy jednak pamiętać, że w momencie, gdy dochodzi do nawiązania stosunku pracy, pracownik zobowiązany jest jednak wskazać pracodawcy inne dane osobowe, w tym również: adres zamieszkania (niekoniecznie zameldowania), numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie), numer rachunku płatniczego (o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).

Dodatkowych danych pracodawca może żądać, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, czyli np. w przypadku osób niepełnosprawnych – stopnia niepełnosprawności oraz okresu niepełnosprawności. Co jednak istotne, pracownik udostępnia powyższe dane wypełniając formularz, kwestionariusz osobowy). Pracodawca nie powinien więc zbierać kserokopii dokumentów potwierdzających informacje wskazane przez pracownika. Może jednak żądać, aby pracownik potwierdził informacje umieszczone w kwestionariuszu, np. pokazując dyplom ukończenia szkoły.

– Regulacji w polskim Kodeksie pracy doczekały się również dane wrażliwe oraz dane biometryczne. Dane wrażliwe mogą być wyłącznie przetwarzane, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Z kolei przetwarzaniem tych danych mogą zajmować się tylko osoby pisemnie upoważnione przez pracodawcę i zobowiązane do zachowania tajemnicy – tłumaczy Karolina Wojtas.

Z kolei dane biometryczne (np. odciski palców) przetwarzane mogę być oczywiście z inicjatywy pracownika (lub kandydata na pracownika), ale także wówczas, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Ustawodawca jasno podkreślił ponadto, że pracownik nie musi wyrażać zgody na udostępnianie dodatkowych danych osobowych a odmowa nie może spotkać się z negatywnymi konsekwencjami. Ustawodawca, pod pewnymi warunkami, dopuścił również monitoring pomieszczeń sanitarnych.