12 pułapek przy przekształceniu działalności w spółkę

Przeczytaj także: Jednoosobowa działalność gospodarcza - jak dbać o finanse?

Z danych opracowanego przez Tax Care „Indeksu Przedsiębiorczości” wynika, że u schyłku minionego roku w naszym kraju zarejestrowane były aż 3 mln jednoosobowych działalności gospodarczych. Od stycznia do lutego br. dziennie przybywało średnio 900 takich firm. Tego rodzaju forma prowadzenia biznesu posiada wiele zalet, ale warto pamiętać, że ma również swoje minusy. Największym z nich jest to, że za zobowiązania firmy jej właściciel odpowiada całym swoim majątkiem. Jest to szczególnie ryzykowne, gdy przedsiębiorstwo zaczyna wypływać na szerokie wody. Ewentualne kłopoty finansowe łatwo mogą doprowadzić je do bankructwa. Jeśli jednak przekształcimy działalność, to wówczas za jej zobowiązania odpowiadać będzie spółka, a nie przedsiębiorca.

Założenie spółki to również sposób pozyskania dodatkowego kapitału do prowadzenia biznesu, co bez wątpienia może być impulsem do jej dalszego rozwoju. Większość przedsiębiorców zna zalety przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę. Mało kto jednak wie, że na tej drodze są miny, które można zawczasu rozbroić.

1. Pamiętaj o okresie przejściowym

Jeżeli przekształcenie firmy jednoosobowej w spółkę ma na celu ucieczkę przed kłopotami finansowymi, to warto wiedzieć, że nie jest to dobre rozwiązanie.

– Przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązuje trzyletni okres przejściowy, w którym solidarnie ze spółką przedsiębiorca nadal ponosi odpowiedzialność za zobowiązania powstałe przed przekształceniem – przestrzega Małgorzata Anisimowicz, prezes PMR Restrukturyzacje SA.

2. Zamknij księgi rachunkowe

Dzień przed przekształceniem należy zamknąć księgi rachunkowe prowadzonej działalności gospodarczej. Nie wiadomo, kiedy sąd dokona wpisu do rejestru, ale zamknięcie ksiąg musi nastąpić w ciągu trzech miesięcy od dnia przekształcenia. Lepiej to zrobić jak najszybciej.

Trzeba też pamiętać o sporządzeniu sprawozdania finansowego.

3. Zrób wykaz składników majątku

Jeżeli przedsiębiorca w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej prowadził księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów lub był opodatkowany w formie karty podatkowej – musi sporządzić wykaz składników majątku na dzień przekształcenia. Wykaz obejmuje wszystkie wartości niematerialne rozliczone w ramach działalności, a także środki trwałe (towary, narzędzia, wyposażenie itp.).

Nie trzeba go przedstawiać w sądzie ani urzędach, ale powinien być przechowywany w siedzibie spółki na wypadek kontroli.

4. Zgłoś do urzędu skarbowego, że nie płacisz VAT

Przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT powinien zgłosić zaprzestanie działalności naczelnikowi urzędu skarbowego. Trzeba to zrobić na formularzu VAT-Z w ostatnim dniu działalności podlegającej opodatkowaniu VAT.

5. Pamiętaj o deklaracji podatkowej VAT-7

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi sporządzać deklarację podatkową VAT-7 (miesięczną) lub VAT-7K (kwartalną) oraz zapłacić podatek wynikający z tej deklaracji.

– Przedsiębiorca powinien zatem zapewnić sobie środki finansowe na zapłatę podatku, najlepiej jeszcze przed przekształceniem, aby nie przeszły do sp. z o.o. W deklaracji miesięcznej lub kwartalnej właściciel firmy powinien wypełnić poz. 36 i wskazać w niej kwotę podatku należnego wynikającą ze sporządzonego spisu. Wartość spisu z natury wyniesie wtedy zero złotych – przypominają doradcy restrukturyzacyjni z PMR Restrukturyzacje SA.

6. Nie zapomnij o zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi zarejestrować się w zakresie podatku od towarów i usług dotyczących osób prawnych. Jeśli wartość sprzedaży przedsiębiorcy w poprzednim roku przekroczyła 200 tysięcy złotych, przedsiębiorca musi zarejestrować się jako vatowiec.

Jeżeli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, limit ten oblicza się proporcjonalnie do liczby miesięcy pozostałych do zakończenia danego roku kalendarzowego.

7. Obowiązki wobec ZUS

Przy przekształcaniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością należy zmienić kod tytułu ubezpieczenia w ZUS. Przekształcona sp. z o.o. musi wyrejestrować się z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia 05 10 XX, podając jako datę wyrejestrowania dzień zarejestrowania spółki w KRS, i ponownie zgłosić się (z tą samą datą) do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z kodem z tytułu ubezpieczenia 05 43 XX.

Te dokumenty należy złożyć w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

– Jeśli przedsiębiorca zatrudnia pracowników, to oprócz zgłoszenia spółki z o.o. na formularzu NIP-8, składanym w urzędzie skarbowym, musi ponownie zgłosić pracowników w ZUS, tym razem podając dane spółki – podpowiada doradca restrukturyzacyjny z PMR Restrukturyzacje SA.

Właściciel firmy powinien wyrejestrować pracowników z ubezpieczeń (dokumentem ZUS ZWUA) i zgłosić ich do ubezpieczeń (dokumentem ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Na jedno i drugie przedsiębiorca ma 7 dni od momentu ustania działalności lub jej powstania.

Jeśli pracownicy mają być dopiero zatrudnieni, to wtedy należy zgłosić spółkę jako płatnika składek, składając dokument NIP-8 do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od momentu zatrudnienia pierwszej osoby, oraz dokonać zgłoszenia pracowników i członków ich rodzin do ubezpieczeń w ZUS.

8. Otwórz księgi rachunkowe

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi otworzyć księgi rachunkowe na dzień swojego przekształcenia, czyli wpisu spółki kapitałowej do KRS.

Trzeba to zrobić w ciągu 15 dni od dnia wpisu spółki.

9. Zrób odczyt z kasy fiskalnej

Jeżeli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie sprzedawała swoje usługi lub towary, musi umieszczać na paragonach drukowanych dla klientów nową nazwę, dane adresowe, a także właściwy NIP. Przed przekształceniem firmy trzeba z kasy fiskalnej zrobić jej odczyt za okres od dnia rozpoczęcia użytkowania kasy do dnia przekształcenia formy prawnej działalności oraz wprowadzić do kasy dane dotyczące przekształconej spółki z o.o.

Co dokładnie trzeba zrobić?

– Wystarczy wykonać raport fiskalny dobowy i okresowy (miesięczny) i złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu jej pamięci. Na koniec wystarczy zrobić w obecności pracownika urzędu skarbowego raport rozliczeniowy za cały okres jej pracy – podpowiada doradca z PMR Restrukturyzacje SA.

10. Pamiętaj o nazwie firmy

Jeżeli zmianie uległa nazwa firmy (np. PHU Andrzej Nowak na XYZ), przekształcana spółka musi podawać dawną nazwę firmy obok nowej z dodaniem wyrazu „dawniej…” przez co najmniej rok od dnia przekształcenia (np. XYZ sp. z o.o., dawniej PHU Andrzej Nowak).

11. Ciesz się przedłużonym rokiem obrotowym, ale nie za długo

Działanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością związane jest ze sporządzeniem rocznych sprawozdań finansowych, które zarząd powinien złożyć we właściwym sądzie rejestrowym oraz urzędzie skarbowym. Brak sprawozdania może powodować poważne konsekwencje karne.

– Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które rozpoczną swoją działalność w trakcie roku kalendarzowego, mogą skorzystać z tzw. przedłużonego roku obrotowego. Wtedy robią sprawozdanie dopiero w następnym roku obrotowym. Warto zatem zadbać o postanowienie dotyczące przedłużonego roku obrotowego już w momencie sporządzania umowy spółki – podpowiada specjalista ds. restrukturyzacji.

12. Możesz odpowiadać swoim majątkiem za zobowiązania spółki

Zasadniczą korzyścią przy przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest ograniczenie odpowiedzialności za zobowiązania. W jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiedzialność przedsiębiorcy za jego zobowiązania rozciąga się także na jego cały majątek osobisty, natomiast w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest ona ograniczona do wniesionego do spółki wkładu.

Tak jest zazwyczaj, są jednak wyjątki od tej sytuacji. Zarząd spółki będzie ponosił odpowiedzialność za jej zobowiązania w razie upadłości spółki, jeśli bezskuteczna będzie egzekucja z majątku spółki, a członkowie zarządu na czas nie uwolnią się od odpowiedzialności.

Mówi o tym art. 299 § 2 Kodeksu spółek handlowych. W sytuacji, gdy firma ma ogromne zadłużenie i brak płynności finansowej, członek zarządu musi zgłosić do sądu wniosek o upadłość lub restrukturyzację firmy „we właściwym czasie”. Inaczej będzie odpowiadał za zobowiązania również swoim majątkiem.

– Prawo wyraźnie wskazuje przesłanki, które uwalniają członków zarządu od odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Chodzi o reakcję w odpowiednim czasie na sytuację finansową, czyli złożenie wniosku o upadłość, otwarcie wniosku o restrukturyzację lub zatwierdzenie układu – przestrzega Małgorzata Anisimowicz, prezes PMR Restrukturyzacje SA. – Niestety, jak niejednokrotnie pokazała praktyka, członkowie zarządu spółek mają trudności z oceną, czy bieżąca sytuacja finansowa spółki wymaga już złożenia jednego z wyżej wskazanych wniosków. Artykuł 299 KSH przewiduje wprawdzie możliwość wykazywania przez członków zarządu, iż niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z ich winy albo że wierzyciel nie poniósł szkody pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego czy też niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu. Zazwyczaj jednak wykazanie tych przesłanek jest bardzo trudne do udowodnienia, a przy tym łączy się z nakładami czasowymi i finansowymi – dodała doradczyni ds. restrukturyzacji.

Członkowie zarządu spółki powinni więc na bieżąco kontrolować jej sytuację finansową, aby uniknąć ryzyka bankructwa.

Mimo wprowadzenia na początku 2016 r. nowego prawa restrukturyzacyjnego przedsiębiorcy zbyt późno podejmują próby ratowania swoich firm. Według danych Coface w pierwszym kwartale tego roku liczba upadłości i restrukturyzacji polskich firm wyniosła 224, czyli o 5 proc. więcej niż w analogicznym okresie 2018 r. Większość z tej liczby to upadłości (ponad 55 proc.), a najwięcej było ich w handlu (wzrost o 46 proc.).

Widać jednak światełko w tunelu. Z roku na rok coraz więcej firm decyduje się na postępowanie restrukturyzacyjne. W pierwszym kwartale 2019 r. ich liczba wzrosła o 19 proc. porównaniu z analogicznym okresem w 2018 r.